IBM Lotus Notes 8.5.3 說明

第一版

2011 年 9 月發佈

關於本版本

列印

當列印本文件時,將移除部分樣式元素, 以建立更好的列印輸出。以下是一些有關列印的提示:
  • 文件長度可能超出瀏覽器的列印功能。 Microsoft Internet Explorer 已示範順利地列印大型檔案的能力。
  • 本文件很長。請使用列印預覽來決定列印的頁面長度。
  • 您可以強調顯示文件的小節,然後選擇只列印選取的內容。

離線工作

您可以從瀏覽器儲存此文件的本端副本。 每一個瀏覽器都有不同的功能表及功能表選項。如果需要在本端儲存文件的協助,請參閱瀏覽器說明。

提交意見

如果想要提供關於此文件的意見,請參閱 Lotus Documentation Feedback 網站。

入門

歡迎使用最新版的 IBM® Lotus Notes®。Lotus Notes 是適用於 Microsoft Windows、Macintosh 及 Linux 電腦的多面向強大軟體,能讓您立即存取所有重要的資訊。您可以使用 Lotus Notes,傳送及接收網際網路郵件、排定約會、瀏覽 Web,以及使用為了與 Notes 搭配使用而設計的應用程式。

首頁

「首頁」可讓您立即存取郵件、聯絡人、日曆等等。您可以建立新的「首頁」,加以自訂以符合您的需求。

顯示新項目按鈕的首頁

說明

您探索 Lotus Notes 時可使用說明。按 F1 (Macintosh OS X 使用者:按 Command+Shift+?,Linux 使用者:按 Ctrl+F1) 以開啟上下文相關說明。按 F1 時,內容相關說明會對您正在執行的作業,開啟相關的主題清單。使用此方式開啟「說明」時,它會顯示於側畫面中,讓您工作時仍然可以使用該說明。您可以輕鬆地檢視所有主題清單,或使用最下方的鏈結,在此側畫圖中搜尋「說明」。

按 F1 時所顯示的狹窄說明窗格

若要在自己的視窗中開啟「說明」,請從主功能表中按一下說明 > 說明內容。若要傳送「說明」主題給其他人,請用滑鼠右鍵按一下「目錄」中的主題,並選取「另存新目標 . . . (HTML)」,然後將已儲存的 HTML 檔案附加至電子郵件。

進階功能表

對於進階使用者,可顯示一組進階功能表。進階功能表是針對管理員或設計者而設,包括如保存或刪除應用程式,或取代 Notes® 應用程式設定等選項。如果已啟用進階功能表(檢視 > 進階功能表),則後續的 Notes 階段作業可以使用它們。

註: 如果您安裝「Domino® 管理員」用戶端或 Domino Designer,則依預設會啟用進階功能表。

開啟應用程式

若您是從舊版的「檔案」功能表開啟應用程式 (檔案 > 資料庫 > 開啟),可能會發現「檔案」功能表已變更,您現在要使用檔案 > 開啟 > Lotus Notes 應用程式

開啟清單

或者,您可以按一下開啟按鈕,並從清單或「應用程式」資料夾中選取應用程式。

開啟清單是開啟應用程式的便利方式。只要按一下開啟按鈕,開啟清單便會顯示所有您可使用的應用程式,以及已加入書籤的文件。然後當您完成選取後,「開啟」清單會關閉,在您的 Notes 視窗中不會佔任何空間。您希望的話,可以定置開啟清單,讓它在 Notes 視窗旁顯示為熟悉的圖示清單。當您從先前的 Notes 版本更新至 Notes 8 後,開啟清單內會輸入書籤。

開啟模式下的定置「開啟」清單

側邊工具列

側邊工具列為您提供簡易方式,持續存取至您與 Sametime 聯絡人用來交談的應用程式、檢視行事曆、在「訊息饋送閱讀器」中檢查您訂閱的訊息饋送,並追蹤活動。若要浮動側邊工具列應用程式,請按一下滑鼠右鍵並選取在新視窗開啟。當您關閉應用程式時,它會回復為側邊工具列。取決於您設定系統的方式,您可能具有下列一個或全部側邊工具列應用程式的存取權。

  • Sametime 聯絡人 – 使用 Sametime 即時與您的同事交談。管理您的聯絡人清單。
  • 行事曆 – 快速檢視您每日的排程。
  • 回饋 – 從您選擇的網站與應用程式,取得最新的資訊。
  • 活動 – 與您的工作同伴共用檔案、待辦事項、Web 鏈結以及訊息。指派並加註於小組活動。
  • 我的小組件 -- 建立及共用 Web 和 Notes 型小組件。

第一次開啟 IBM Lotus Notes 時,側邊工具列會處於簡化狀態。下列影像左邊顯示簡化狀態的側邊工具列,右邊顯示開啟狀態。

顯示所有可用的應用程式的側邊工具列

搜尋

新改良的搜尋功能,為您提供使用 Notes 樣式搜尋或 Web 樣式搜尋的選項。如同您在喜愛的網站上進行搜尋一般,可一直使用 Notes 視窗最上方顯示的「搜尋」。只要按一下箭頭,便能選取您要的搜尋類型,或檢視最近搜尋結果。

側邊工具列上方固定提供搜尋與搜尋功能表

歡迎使用 IBM Lotus Notes

歡迎使用最新版的 IBM® Lotus Notes®。Lotus Notes 是適用於 Microsoft® Windows®、Macintosh 及 Linux® 電腦的多面向強大軟體, 能讓您立即存取所有重要的資訊。您可以使用 Lotus Notes,傳送及接收電子郵件及網際網路郵件、排定約會、 瀏覽 Web,以及在每日工作中使用功能強大的商業應用程式。

Lotus Notes 8.5.3 的新增功能?

下表列出 IBM Lotus Notes 8.5.3 編碼串流的新功能,並告訴您如何開始使用這些新功能。

本「Lotus Notes 說明」主題為您簡介 IBM Lotus Notes 8.5.3。若要尋找並提出有關使用 Lotus Notes 的資訊與視訊,請參閱 Lotus Notes and Domino Wiki,網址為 http://www.lotus.com/ldd/dominowiki.nsf

表 1. 郵件功能

功能

如何使用它?

依寄件者或主旨搜尋郵件

用滑鼠右鍵按一下「收件匣」,然後選取搜尋 > 依寄件者搜尋 > 依主旨

「依寄件者或主旨搜尋」功能表對話框

註: 本功能僅供「Notes 標準」用戶端使用,並受制於下列限制:
  • 伺服器上的郵件檔案抄本,已全文檢索:8.5.3 用戶端、8.5.3 或更舊版本的伺服器
  • 伺服器上的郵件檔案抄本,末檢索:僅限 8.5.3 用戶端、8.5.3 伺服器
  • 本端郵件檔抄本,已全文檢索:8.5.3 用戶端
  • 本端郵件檔抄本,未檢索:8.5.3 用戶端

依「主旨」排序郵件時,現在會忽略 Re:Fw: 字首

當您依「主旨」排序資料夾中的郵件時,Notes 會忽略如 Re:Fw: 的字首, 以便排序能更加精確。

排序時忽略 RE: 字首的範例

註: 此功能需要 8.5.3 郵件範本,以及 8.5.3 用戶端及 8.5.3 伺服器。如果您的郵件檔案是本端郵件檔案, 則只需要 8.5.3 用戶端及郵件範本。

新電子郵件送達時顯示它的滑入摘要

您現在可以設定喜好設定,來查看新電子郵件送達時它的滑入摘要警示。 有一個小型視窗會連同新電子郵件預覽滑入畫面的右下角,其中包括前幾個新訊息的主旨及寄件者。此視窗仍會持續開啟數秒鐘, 然後如果沒有採取任何動作,則會逐漸消失。

電子郵件預覽迷你窗格

您可以按兩下預覽, 以開啟訊息,或拖放視窗以保持開啟,讓預覽不會逐漸消失。

若要設定此喜好設定,請選擇檔案 > 喜好設定、按一下郵件旁邊的加號 (+), 然後按一下傳送及接收。選取選項摘要投影片

傳送及接收喜好設定頁面

註: 此功能僅供「Notes 標準」用戶端使用, 而且需要 8.5.3 郵件範本及 8.5.3 用戶端(程式碼只會在用戶端上執行 - 沒有任何伺服器相依關係)。

新的自動搜尋喜好設定

在自動搜尋清單中,您可以選擇顯示一個屬性,例如「聯絡人」的「工作職稱」。

自動搜尋選項下拉功能表

若要設定此喜好設定,請按一下檔案 > 喜好設定、按一下聯絡人,然後選擇要顯示的屬性。

註: 此功能僅供「Notes 標準」用戶端使用, 而且需要 8.5.3 pernames.ntf 範本及 8.5.3 用戶端。

已改善「聯絡人」的郵件檔案副本中的體驗

使用者可對其「聯絡人」的郵件檔案副本執行動作,正如同他們對其本端通訊錄中的「聯絡人」所做一般, 包括喜好設定。此功能需要 8.5.3 郵件範本及 8.x 或更新版本的用戶端。

新的簽章功能

現在可在不同的電子郵件訊息中更輕易選擇不同的簽章。當建立訊息時,按一下訊息上方動作列中的簽章按鈕, 然後在您的預設簽章、來自您電腦上檔案的新簽章或無簽章之間選擇。

簽章選項對話框

如果選取來自檔案的新簽章,則您可以從電腦中選擇 TXT、HTML、JPG、BMP 或 GIF 檔案。 如果未在您的喜好設定中指定預設簽章,則該選項將不會出現。

變更「已讀取」及「未讀取」郵件的顏色及樣式

您可以變更「收件匣」中「已讀取」及「未讀取」訊息的顏色及粗細度。按一下檔案 > 喜好設定,然後按一下字型及顏色。按一下顏色,為「已讀取」及「未讀取」訊息選取新的顏色;選取或取消選取「粗體字」。

表 2. 日曆功能
註: 以下功能需要最新的 8.5.3 郵件範本。

功能

如何使用它?

留下位置保留元代表原始會議時間

當提出新的會議時間時,您將看到新的選項留下位置保留元代表日曆上的原始會議

已強調顯示「留下位置保留元」選項的「提出選項」對話框

此選項是根據每個會議來決定, 而且依預設會開啟。若要在「日曆」喜好設定中變更此設定,請按一下檔案 > 喜好設定、選取日曆及待辦事項、開啟顯示標籤, 然後開啟視圖標籤。選取或清除依預設,留下位置保留元代表變更議程的會議的勾選框。

已強調顯示「位置保留元」選項的「日曆」喜好設定對話框

提出的會議將以不同顏色出現在您的日曆中(預設值為橙色),並以 Countered: 一字作為前言。 如果您開啟變更議程的項目或移至其上方,則將看到您為會議提出的時間。

會議浮動對話框,含有提出的時間

新增或移除人員時更新會議受邀者

從現有會議新增或移除與會者時,Notes 現在可以傳送更新項目至現有的受邀者, 將變更通知他們,並更新其日曆邀請中的受邀者名單。如果它是重複會議,可能會傳送多個更新項目。 若要啟用此功能,請按一下檔案 > 喜好設定、選取日曆及待辦事項、開啟顯示標籤, 然後開啟通知標籤。選取新增或移除會議受邀者時,更新其他參與者的勾選框。

已強調顯示「更新」通知選項的日曆喜好設定對話框

自動更新會議的新喜好設定

Notes 現在可以自動將更新項目套用至那些更新項目送達時您已接受的會議。若要啟用此功能,請按一下檔案 > 喜好設定、選取日曆及待辦事項、開啟顯示標籤, 然後開啟通知標籤。 選取自動處理會議更新項目並套用變更至會議的勾選框。

已強調顯示「自動更新」通知選項的日曆喜好設定對話框

註: 您仍然可能在「收件匣」中接收更新通知, 視日曆通知標籤中設定的喜好設定而定。
  • 若要在「收件匣」中接收通知,請清除處理會議通知之後從收件匣中移除它們選項。
  • 若要停止在「收件匣」中接收通知,請選取處理會議通知之後從收件匣中移除它們選項。
    註: 對於包括註解的任何項目, 您仍將在「收件匣」中接收通知,因為必須讀取那些訊息。
移除會議通知選項

如果您開啟已處理的通知, 則將有文字指出此情況,而且更新日曆按鈕將重新命名為重新套用更新,以指出已套用變更。

轉寄 iCalendar 訂閱

您現在可以用電子郵件傳送聯合的 iCalendar 訂閱; 只需用滑鼠右鍵按一下日曆,並選擇傳送電子郵件至 . . .

iCalendar 右鍵功能表

重複的日曆項目會自動合併

當您新增其他 Notes 日曆至自己的日曆時,重複的項目會自動合併成單一項目, 以避免雜亂。當開啟合併的項目時,會問您要開啟哪一個項目,因為項目出現在多個日曆中。 如果您一律想要開啟 Notes 日曆項目,以便不會每次都提示您,請按一下檔案 > 喜好設定、選取日曆及待辦事項、開啟顯示標籤, 然後開啟視圖標籤。 選取對結合的日曆項目採取動作時,一律對我的項目採取動作選項。

已強調顯示「採取動作」選項的「日曆視圖」標籤

動作列也將反映合併項目的正確動作。

從 Web 建立或刪除會議室或資源預約

您現在可以透過 Web 建立單一或重複會議室或資源預約。 當透過 Web 瀏覽器建立直接預訂時,您將看到重複按鈕, 與 Notes 用戶端中的按鈕相同。您也可以選取刪除預約按鈕,從 Web 刪除會議室或資源預約。

表 3. 聯絡人功能

功能

如何使用它?

最近聯絡人的額外選項

當您選擇誰可以新增至「最近聯絡人」時,有新的選項可用。 若要設定此喜好設定,請按一下檔案 > 喜好設定、按一下聯絡人,然後為選擇如何將名稱新增至最近聯絡人選取一個選項。

「最近聯絡人」選項

註: 此功能僅供「Notes 標準」用戶端使用, 而且需要 8.5.3 pernames.ntf 範本及 8.5.3 用戶端。

隱藏最近聯絡人中的位址(自動搜尋)

當您在電子郵件或會議邀請上寫下位址時, 在您鍵入時名稱及位址清單便會出現;這些是您的「最近聯絡人」,根據最近與您會談、電子郵件往來或舉行會議的人員,自動選擇他們。

如果看到一個位址, 不想要該位址出現在「最近聯絡人」清單中,則您可以隱藏它,方法為在「最近聯絡人」視圖中選取聯絡人, 然後按一下在自動搜尋中隱藏按鈕。

「在自動搜尋中隱藏」按鈕

註: 此功能僅供「Notes 標準」用戶端使用, 而且需要 8.5.3 pernames.ntf 範本及 8.5.3 用戶端。
表 4. 嵌入式產品功能

功能

如何使用它?

隨著 Notes 一起安裝的嵌入式 Sametime 8.5.1 版

隨著 Notes 一起安裝的嵌入式 Sametime 版本已從 Sametime 8.0.2 升級至 Sametime 8.5.1。如需嵌入式 Sametime 8.5.1 的相關資訊, 請參閱 Sametime 8.5.1 的新增功能?

隨著 Notes 一起安裝的嵌入式 Symphony 第 3 版

隨著 Notes 一起安裝的嵌入式 Symphony 版本已從 Symphony 1.3 升級至 Symphony 3.0。如需 Symphony 3.0 的相關資訊,請參閱 IBM Lotus Symphony 3 的新增功能?

表 5. 小組件及即時文字功能

功能

如何使用它?

作為 XPage 應用程式的小組件型錄

小組件型錄現在是 XPage 應用程式,具有展開的視圖及搜尋功能。 如需管理此功能的詳細資料,請參閱「Domino 管理員說明」。身為一般使用者, 下列是 XPage 型小組件中可供您使用的功能;能否存取這些功能,視管理員提供給您的存取權層級而定。

  • 瀏覽 XPage 型型錄 - 您可以存取預設視圖(例如「所有小組件」、「依作者」、 「依種類」及「依類型」)來瀏覽 XPage 型型錄。您也可以依不同產品瀏覽型錄。按一下每個視圖最後一欄中的 "+" 圖示, 即可展開小組件的詳細資料。若要從型錄安裝個別小組件,請將「拖曳以安裝」小組件圖示從視圖中拖放至「我的小組件」側邊工具列畫面中。
  • 搜尋 XPag 型型錄 - 如果已在資料庫中建立全文索引,則兩個搜尋區段將出現在型錄上。 一個位於標頭列,用來搜尋資料庫中的小組件。另一個位於標記區段,用來搜尋具有特定標記的小組件。 XPage 型型錄也會提供與 Notes 搜尋中心的整合。如果已建立全文索引,而且已在 Notes 用戶端中開啟 XPage 型型錄, 則您可以使用 Notes 搜尋中心來搜尋小組件。搜尋中心將在目前選取的視圖內搜尋小組件
  • 開啟 XPage 型型錄中的小組件 - 從視圖中按一下小組件標題鏈結, 即可開啟小組件並查看詳細資訊;在此頁面上,可為小組件建立等級、標記及註解。 若要安裝現行小組件,請將「拖曳以安裝」圖示拖放至「我的小組件」側邊工具列畫面中。 請注意,現行小組件的下載計數將不會立即更新;排定的代理程式將計算並更新下載總數。
  • 將小組件分級 - 可以按一下小組件詳細資料頁面上的星星來將小組件分級。 僅具有 [Admins] 或 [RatingAuthor] 角色的使用者才能將小組件分級。只容許使用者將小組件分級一次。
  • 標記小組件 - 可以按一下小組件詳細資料頁面上的「編輯標記」來標記小組件。僅具有 [Admins] 或 [TagAuthor] 角色的使用者才能標記小組件。
  • 加註小組件 - 可以按一下小組件詳細資料頁面上「註解」標籤下的「新增註解鏈結」, 將註解新增至小組件。僅具有 [Admins] 或 [CommentAuthor] 角色的使用者才能建立註解。
  • 從 XPage 型型錄下載小組件的 extension.xml 檔 - 您可以執行下列動作,來下載小組件的 extension.xml:
    1. 開啟小組件的小組件詳細資料頁面。
    2. 開啟「詳細資料」標籤。
    3. 展開「附件檔」區段。
    4. 使用 extension.xml 鏈結來下載檔案。請注意,下載 extension.xml 檔時, 下載計數不會增加。
  • 從 XPage 型型錄新增小組件 - 具有 [Admins] 或 [WidgetAuthor] 角色的使用者能夠從 XPage 型型錄建立新的小組件。 XPage 型型錄提供 XPage 型提交表單,來新增/更新小組件。您可以使用此表單,來建立新的小組件。有兩種方式可開啟提交表單:
    1. 從任何視圖中按一下「新增小組件」按鈕。
    2. 用滑鼠右鍵按一下「我的小組件」側邊工具列畫面中的現有小組件,然後選取「發佈至型錄」。請注意, 僅具有 [Admins] 角色的使用者才能指派小組件給種類。
  • 從 XPage 型型錄中更新小組件 - 具有 [WidgetAuthor] 角色且至少具有「作者」權限的使用者, 能夠更新他們自己的小組件。具有 [Admins] 角色的使用者能夠更新任何小組件。您可以透過下列步驟來更新小組件:
    1. 為您想要更新的小組件開啟小組件詳細資料頁面。
    2. 按一下「編輯」按鈕。
    3. 更新小組件資訊。
    4. 按一下「提交」按鈕。請注意,僅具有 [Admins] 角色的使用者才能指派小組件給種類。 具有 [Admins] 角色的使用者將在文件底端看到「註解」區段。Admins 可以利用此區段中的「刪除選取的註解」鏈結, 來選取並刪除不適當的註解。請注意,無論是否提交表單,此鏈結都將立即刪除註解。
  • 從 XPage 型型錄中刪除小組件 - 具有 [WidgetAuthor] 角色及刪除權限的使用者能夠刪除他們自己的小組件。 具有 [Admins] 角色及刪除權限的使用者能夠刪除任何小組件。您可以透過下列步驟來刪除小組件:
    1. 為您想要刪除的小組件開啟小組件詳細資料頁面。
    2. 按一下「刪除」按鈕。

公用小組件提供者 API

有一組可用的公用 API,開發人員可以用來建立自訂小組件類型, 與提供的或自訂的應用程式搭配使用。在部署包含新小組件類型的外掛程式之後, 可以為使用者停用或啟用新小組件類型,其方式與提供的小組件類型相同(使用 Domino 政策或 plugin_customization.ini 檔)。 然後,專業使用者可以建立這些額外小組件類型的小組件,並將它們部署至一般使用者。

如需詳細資料,請參閱「Domino 管理員說明」。

MIME 電子郵件中的即時文字識別

在 MIME 電子郵件中,現在可辨識「即時文字」字串。這已是數個版次期望的加強功能,現在提供了此功能。

在外部瀏覽器或具名的嵌入式瀏覽器中開啟網頁小組件

建立網頁小組件時,您可以指定在外部瀏覽器或具名的嵌入式瀏覽器中開啟小組件。
  • 建立已鑑別或未鑑別的網頁小組件時,HTTP GET 及 HTTP POST 選項可以使用嵌入式瀏覽器選項。
  • 只有 HTTP GET 選項且只在建立未鑑別的網頁小組件時,才能使用外部瀏覽器選項。
從這個網站對話框中配置小組件

對於新的瀏覽器規格選項, 嵌入式瀏覽器的選項為預設值XULRunnerIE (Internet Explorer)

瀏覽器規格選項

在本端 Web 儲存器中開啟網頁小組件

基礎用戶端架構可讓您管理本端 Web 儲存器中的 Web 應用程式, 然而,依預設及基於安全原因,每次您重新啟動用戶端,本端 Web 儲存器埠值便會變更。

Notes 現在可讓您根據本端 Web 應用程式從現行環境定義(在此情況下,是本端 Web 儲存器)建立網頁小組件, 然後在其 XML 檔中管理小組件的 URL 值,以解析為實際的本端 Web 儲存器 URL。如此可讓您強制網頁小組件在本端 Web 儲存器中開啟, 而非參照舊的無效埠。當您建立一個參照本端 Web 儲存器的網頁小組件時,小組件會將埠儲存在它的 url= 陳述式值中。 此作業會在精靈建立網頁小組件時自動處理。若沒有這樣做,每次您重新啟動用戶端,Web 儲存器便會變更埠,導致小組件的 URL 無效。

新的 XPage 小組件類型

新的小組件建立精靈可用來從 Lotus Notes 用戶端中執行的 XPage 應用程式中建立小組件。 您可以從從現行環境定義中配置小組件工具列按鈕中使用新的精靈。
註: 對於透過 Web 瀏覽器執行的 XPage 應用程式, 請使用網頁小組件,而不是這個新的 XPage 小組件類型。
使用精靈建立小組件的前四個步驟如下; 剩餘的使用者互動是直覺式的,而且與其他小組件類型類似,其說明在「Notes 說明」中。
  1. 開啟將您的小組件用作基礎的目標 XPage 應用程式。附註:若要從預設值或「即時文字」中搜尋 XPage 應用程式, 請在應用程式內執行搜尋,並從搜尋結果頁面中配置小組件。
  2. 按一下從現行環境定義配置小組件工具列按鈕來啟動精靈。
    註: 如果您使用本端 XPage 應用程式作為小組件來源, 該小組件在 Notes 漫遊使用者環境定義中將無法作用,對於您透過電子郵件或發行至小組件型錄中來共用它的其他使用者也沒有作用。
  3. 選取配置選項。
    • 在此 XPage 上執行全文檢索 - 此選項會根據已執行的搜尋來建立一個小組件, 它會開啟 XPage 應用程式,並預設為預設搜尋值,或接受要查詢的「即時文字」搜尋值。 只在從搜尋結果頁面中配置小組件時,才會顯示此選項。
    • 開啟此 XPage - 此選項會建立一個小組件,開啟目前正在檢視的特定 XPage。 除了新增標籤或視窗外,這提供一種簡便方式,將 XPage 應用程式新增至「Notes 側邊工具列」。
    • 開啟 Notes 物件 - 使用預設 Notes URL,例如 notes://mydominoserver/XPagesDiscussion1.nsf/allDocuments.xsp?OpenXPage 或選擇性地指定另一個值。
  4. 按「下一步」、指定小組件名稱等等。
表 6. 其他功能

功能

如何使用它?

語言標記加強功能

語言標記的優先順序清單,其中包含 5 個最常用的語言, 現在可同時在「文字內容」資訊框(文字 > 文字內容),以及在工具列(工具列 > 語言)中使用。

Text
Properties infobox
「工具列語言」選項

Lotus Notes 單一使用者至多使用者移轉助理工具

在升級至新的版次之前,您現在可在支援的 Windows 平台上使用提供的工具, 將 Notes 單一使用者安裝移轉至任何 Notes 8.x 版次內的 Notes 多使用者安裝。如需詳細資料,請參閱「Domino 管理員說明」。

Lotus Notes 安裝清除執行檔 (NICE) 工具

使用提供的「Notes 安裝清除執行檔 (NICE)」工具, 可以清除失敗的安裝、失敗的解除安裝或失敗的升級。您也可以使用此工具,解除安裝現有的 Notes 版本, 並清除無關的檔案,然後再執行升級安裝。如需詳細資料,請參閱「Domino 管理員說明」。

使用 UpdateSiteMgr 從 Notes 安裝套件中新增或移除元件

Notes 安裝套件的 trimUpdateSiteaddToKit 自訂工具已合併成單一 UpdateSiteMgr 工具。 將不再提供 addToKittrimUpdateSite 工具。如需詳細資料,請參閱「Domino 管理員說明」。

在 Citrix XenApp 上安裝及啟動 Notes

已利用 Citrix XenApp 6 完成 Notes 8.5.3 的起始安裝及啟動測試; XenApp 6 需要 Windows 2008 R2。用於利用舊版 Citrix XenApp 安裝並配置 Notes 的安裝指示,適用於安裝 XenApp 6。

Eclipse 型用戶端的「整合式 Windows 鑑別 (IWA)」,包括 Lotus Notes、Symphony 及 Sametime

這一小段的程式碼會簡介所提供及協力廠商 Eclipse 型用戶端應用程式的「整合式 Windows 鑑別 (IWA)」, 可對整合 Notes 應用程式用戶端啟用 SPNEGO 鑑別。這包括 Notes 及其嵌入式 Eclipse 型功能, 例如,「小組件及即時文字」、「訊息饋送」、Lotus Connections 及「複合應用程式」, 以及嵌入式 Sametime 及嵌入式 Symphony。

它也包括根據 Eclipse 但未在 Notes 內嵌入的附屬產品, 例如具有 SiteMinder 的 IBM WebSphere Portal,以及具有 SiteMinder 的獨立式 Lotus Connections 3.0。 如需詳細資料,請參閱「Domino 管理員說明」。

TAM SiteMinder 表單型鑑別已變更

用於單一登入的 TAM 及 SiteMinder 表單型鑑別類型帳號,現在會受到其他的檢查。 依預設,鑑別伺服器上的登入表單必須使用 SSL 來存取,而且伺服器必須包含在信任的站台清單中。 「帳號」喜好設定頁面已加強,以包括變更這些變更的能力。同時,也提供喜好設定 > 帳號 > 信任的站台喜好設定頁面。

已變更用戶端「帳號」使用者介面(包括「帳號」喜好設定及「新增帳號」對話框), 並已新增「信任的站台」對話框。也已新增用戶端 plugin_customization.ini 檔案設定。 如需詳細資料,請參閱「Domino 管理員說明」。

Dojo 已升級至 1.5.0 版

Notes 及 Domino 8.5.3 Dojo 已升級至 1.5.0 版。

新抄本選項

「空間節省器」標籤上的新抄本選項(啟用清除間隔抄寫控制), 可以防止較舊的刪除片段及文件修改內容抄寫至應用程式。

「啟用抄寫間隔」選項

取得說明

您可以取得所執行之許多作業的特定說明,或在 IBM Lotus Notes 的所有區域開啟完整「說明」。

下列方式可以檢視 IBM Lotus Notes 說明:

  • 動態說明窗格 - 亦稱為上下文相關的「說明」,「動態說明」窗格中所顯示的說明係專門關於正在執行的作業。
  • 說明內容視窗 - 檢視所用 Lotus Notes 產品各部分的完整說明。

依您檢視說明的方式而定,您可自訂說明體驗。例如,在「動態說明」窗格中,您可定義其他搜尋引擎並將 Web 搜尋新增至搜尋範圍中。在「說明內容」視窗中,您可建立喜愛的主題書籤。在上述兩種「說明」介面中,您皆可精簡搜尋範圍。

執行簡易「說明」搜尋

您可從「動態說明」窗格或「說明內容」視窗搜尋說明。指定要搜尋的詞彙,如「進行會議排程」,然後按一下執行。(如要從「動態說明」搜尋,請先按一下「說明」窗格底部的搜尋鏈結)。

動態說明窗格

幾乎 Lotus Notes 多數區域,包括包括對話框及內容方框中都提供動態 (上下文相關) 說明。若要查看此項目,請按 F1 並選擇說明 > 動態說明,或按一下任何對話框或內容方框的問號。

精簡搜尋

使用這些步驟來精簡搜尋,使您只搜尋指定的主題。

  1. 按一下搜尋
  2. 按一下搜尋範圍,再按一下進階設定
  3. 按一下「本端說明」,然後選取僅搜尋下列主題
  4. 工作集內容樹狀結構中,選取要搜尋的「說明」主題。
  5. 選擇性的: 視組織而定,您可能沒有 Lotus Notes 全部功能的存取權。但您仍可查看相關功能的說明主題,按一下包括有關停用功能的結果

擴充搜尋範圍

您可擴大搜尋範圍,以包含資訊中心或 Web 搜尋。貴組織的內部網站如包含 Lotus Notes 應用程式的自訂說明,您可將其納入搜尋範圍。

  1. 按一下搜尋,再按一下搜尋範圍以查看搜尋引擎清單。(視 Lotus Notes 帳戶的設定方式而定,可能不會列出任何搜尋引擎。)
  2. 若要新增範圍,按一下進階設定,再按一下新增
  3. 從清單中選取搜尋引擎類型,然後按一下完成 (依預設清單上已有「本端說明」):
    • Info Center - 指定要新增的資訊中心 URL,然後套用變更。下次您搜尋「說明」時,就可以從這個新範圍進行搜尋。
    • Web 搜尋 - 開啟瀏覽器並輸入搜尋字串,如「抄寫」。當結果出現時,將 URL 欄位的完整內容複製到「搜尋範圍」對話框的 URL 範本空間。以字串 expression 取代您輸入的搜尋字串 (本例中為 replication)。下次您搜尋「說明」時,就可以從這個新範圍進行搜尋。

檢視已建立書籤的主題

雖然您無法在「動態說明」窗格中建立主題書籤 (必須從「說明內容」視窗建立書籤),但您可以檢視已建立書籤的主題。若要查看已建立書籤的主題清單,請按一下書籤:「書籤」圖示,按一下可檢視已建立書籤的主題清單。

說明內容視窗

若要看到所有可用的「說明」,請選擇主功能表的說明 > 說明內容。執行上述作業時,「說明」會在專屬的視窗中開啟。如位於「動態說明」並想要查看完整的主題清單,請按一下所有主題鏈結,在「動態說明」窗格中顯示所有主題。

精簡搜尋結果

精簡搜尋,只搜尋指定的主題。

  1. 按一下搜尋範圍,然後選取僅搜尋下列主題
  2. 按一下新增,提供精簡搜尋的清單名稱。此為必要欄位,如不填寫即無法儲存此清單。
  3. 搜尋主題樹狀結構中,選取要搜尋的「說明」主題。
註: 以此方式精簡範圍時,新定義的範圍會成為預設範圍。若要回復所有主題或其他範圍的搜尋範圍,請按一下搜尋範圍鏈結,並從已定義的範圍清單中選擇。

建立主題書籤

在「說明內容」視窗中,您可為要經常瀏覽的主題建立書籤。

  1. 開啟要建立書籤的主題。
  2. 按一下「書籤文件」圖示 「書籤」圖示,按一下可建立主題的書籤。

檢視已建立書籤的主題

建立主題書籤時,該書籤不會顯示在主題清單中。若要查看已建立書籤的主題清單,請按一下「書籤」圖示,按一下可檢視已建立書籤的主題清單。

在目錄中尋找主題

如果您是順著鏈結到達感興趣的主題,但想要知道此主題在目錄中的位置,請按一下「顯示在目錄中」圖示「顯示在目錄中」圖示,按一下可看到主題所在位置

Lotus Notes 元素

IBM Lotus Notes 使用者介面包含視圖功能表、工具列、導覽窗格和側邊工具列,方便您用來存取一些常用的應用程式。

顯示「開啟」標籤的 Notes 首頁

導覽器

導覽器會顯示目前開啟之應用程式中可用的視圖及資料夾。例如,在「日曆」中有數個視圖選擇,如「一天」或「一個星期」。在「郵件」應用程式中,您可建立資料夾以組織郵件。

功能表

功能表列會顯示適用於應用程式或文件的功能表選項。在標準的功能表集之外,還有隨應用程式而變更的選用功能表。另有一組可啟用的進階功能表 (檢視 > 進階功能表)。當您以滑鼠右鍵按一下物件 (如郵件) 或區域時,即會出現快速功能表。

工具列

工作列由許多按鈕組成。您可設定「工具列喜好設定」,指定要顯示的工具列,也可新增或移除各工具列的按鈕。

動作列

每個視窗標籤皆可特別針對在該視窗標籤中開啟的應用程式或文件,選擇是否包含動作列。動作列可包含圖示及文字,或僅包含文字。從「動作」功能表亦可使用動作列上的項目。

圖示

Lotus Notes 全程顯示圖示。若要查看圖示的說明,請將滑鼠指標移至圖示。

視圖窗格

您在導覽器中選取的內容都會顯示在檢視窗格中。

視窗標籤

每個標籤顯示一頁。隨著工作進行,您也可以開啟多個標籤頁。若標籤列數超過畫面寬度,請左右捲動圖示顯示畫面,來存取超出畫面範圍的標籤。也可以設定「Windows 與主題」使用者喜好設定,將文件組合在單一標籤中。

狀態列

狀態列會顯示動作按鈕以及有關目前狀態與活動的訊息。

開啟清單

按一下開啟,以取得包含 Lotus Notes 應用程式、書籤、資料夾、IBM Lotus Symphony 文件及工作區的清單。以滑鼠右鍵按一下「開啟」,再按一下定置開啟清單,可在視窗的左下側顯示圖示。

預覽窗格

預覽窗格會顯示已選取的訊息或日曆項目的預覽。預覽窗格可以在檢視窗格旁垂直顯示 (預設值),或在檢視窗格下方水平顯示。您也可以隱藏預覽窗格。

首頁

第一次啟動 Lotus Notes 時,若無預設開啟的視圖,首頁 (先前稱為「歡迎使用頁面」) 就是第一個出現的項目。預設的首頁會提供一個中心位置,讓您存取「郵件」、「日曆」、「聯絡人」、「待辦事項清單」、「記事本」及 IBM Lotus Symphony。

切換器功能表

按一下位於導覽器中心的小功能表圖示,即可存取「切換器」功能表。使用此功能表來切換至另一個應用程式,例如從「郵件」切換至「待辦事項」。

側邊工具列

側邊工具列可讓您輕鬆存取 Sametime 的「聯絡人」、「日曆」、「資訊閱讀器」及「活動」,視管理員設定 Lotus Notes 帳戶的方式而定。您可以隱藏側邊工具列,或將側邊工具列收合為僅顯示圖示的簡化列 (預設值)。

搜尋

「搜尋」出現在工具列的右上方。您可使用「搜尋」執行 Notes 樣式搜尋或 Web 樣式搜尋。可設定使用者喜好設定啟用 Yahoo!Search 或 Google Web Search。

工作區

工作區就是 Lotus Notes 的舊式使用者介面,可顯示包含應用程式圖示的頁面。您仍可透過開啟清單使用及存取工作區。

視圖

視圖會在應用程式內顯示特定的文件集。例如,「郵件」應用程式的「全部文件」視圖,可顯示「郵件」所包含的每份文件,而「已傳送」視圖則僅顯示出已傳送的文件。

書籤

書籤是指向 Lotus Notes 或網際網路元素的鏈結,如應用程式、視圖、文件、網頁及新聞群組等等。

取得說明

Lotus Notes 針對您使用的所有區域,全程提供「說明」。此外,當您按 F1 時,還可使用特別針對正在執行之作業的上下文相關「說明」。

Notes 郵件通知

「Notes 郵件通知」是一項功能,讓您不執行 Lotus Notes 時也能檢查郵件,並監督「日曆」警示。當 「Notes 郵件通知」啟動時,它會在 Windows 工作列上顯示一個圖示。

使用開啟清單

使用開啟清單來開啟 IBM Lotus Notes 應用程式、文件、書籤及書籤資料夾,以及 Lotus Symphony 文件。「開啟」清單會顯示各項目的圖示及簡短說明。

您可以從開啟清單中使用或開啟應用程式或書籤,來執行下列作業

表 7. 開啟清單作業

作業

步驟

顯示清單

按一下開啟按鈕。

沿著視窗邊緣,以簡化清單中的圖示來顯示清單

開啟上按一下滑鼠右鍵,並按一下定置開啟清單

使清單分離,使它再度顯示為完整清單

請在簡化清單的開放區域上按一下滑鼠右鍵,然後不勾選定置選項。檢視功能表中也可使用這個選項。

依名稱搜尋書籤或應用程式

在清單頂端的鍵入以尋找文字框中,開始輸入您要開啟的應用程式的前幾個字母。

開啟模式下的定置「開啟」清單

工具列

工作列使用工作區中所有的應用程式。某些工具列與環境定義相關,此即表示其會隨執行的工作而變更。

根據預設值,當您需要環境定義相關工具列時會顯示出來。同樣的,如果在清單視圖檢視文件,閱導覽工具列會自動顯示。然而,也可以指定閱導覽工具列永久顯示。經由設定工具列喜好設定,可以決定哪些工具列隨時顯示。可以自您的顯示器上新增或移除工具列,並建立包含您經常使用的工具的自訂工具列。

工具列顯示在視窗標籤之下。您可以拖放工具列,將其移至工具列所在列的任何位置。按一下工具列底框可拖曳工具列。如果在 Lotus Notes 內使用任何 IBM Lotus 文件、簡報或試算表,當您使用該工具時,即會顯示該工具的特定工具列。

工具列的底框列

提示: 若要迅速顯示可讓您隱藏工具列、顯示其他工具列,或存取「工具列喜好設定」的功能表,請在工具列的底框按一下滑鼠右鍵。

使用側邊工具列

側邊工具列可讓您持續存取 IBM Lotus Sametime 聯絡人、日曆、饋送讀取器及活動。您可在側邊工具列中變更要顯示的應用程式。然而,視貴組織的伺機器配置而定,在您的側邊工具列中可能沒有斯所有的應用程式。

側邊工具列有三種視圖狀態:開啟、簡化 (預設值) 及關閉。第一次開啟 IBM Lotus Notes 時,側邊工具列會處於簡化狀態。下列影像左邊顯示簡化狀態的側邊工具列,右邊顯示開啟狀態。

只顯示應用程式圖示且開啟應用程式的側邊工具列

使用下列任意作業來管理側邊工具列。除了使用檢視功能表之後,您還可以使用側邊工具列中的應用程式功能表或使用右鍵功能表來管理側邊工具列。

表 8. 用來管理側邊工具列應用程式的作業

作業

步驟

開啟或關閉側邊工具列

按一下檢視 > 右側邊工具列

選取在側邊工具列中顯示的應用程式

按一下檢視 > 右邊工具列畫面

在自己的視窗開啟側邊工具列應用程式

按一下該應用程式的畫面功能表,再選擇在新視窗中開啟。只要關閉應用程式視窗,即可將該應用程式送回側邊工具列。

註: 第一次開啟側邊工具列應用程式時,所需載入時間可能比平常略久。下次開啟時,即不會再發生相同的狀況。

使用內嵌式瀏覽器

內嵌的瀏覽器可讓您直接從 IBM Lotus Notes 開啟和瀏覽網頁。「位址」列保留您鍵入的網址記錄。

您可以按一下檔案 > 喜好設定Web 瀏覽器,再勾選使用本用戶端的內嵌瀏覽器選項,來啟用內嵌式 Notes 瀏覽器。

您可以按一下檔案 > 喜好設定搜尋及清單中的某搜尋引擎,來變更內嵌瀏覽器在其搜尋列中使用的 Web 搜尋引擎。

請執行下列任一作業:

  • 若要開啟 Web 瀏覽器,請按一下開啟按鈕,再按一下 Web 瀏覽器
  • 若要開啟網頁,請在視窗上方的位址列中輸入網址,然後按一下執行按鈕。
  • 若要從文件開啟連線,請按一下鏈結。
  • 若要在使用內嵌式瀏覽器時開啟多個瀏覽器實例,請按一下開啟按鈕,然後再按一次 Web 瀏覽器
  • 若要建立網頁的書籤,請按一下建立 > 書籤

從內嵌瀏覽器的工具列執行下列任一作業:

  • 若要移至上一頁,請按上一步
  • 若要移至下一頁,請按下一步
  • 若要停止載入網頁,請按一下停止按鈕。
  • 若要重新載入網頁,請按一下重新整理按鈕。
  • 若要返回設定為「首頁」的頁面,請按一下移至首頁按鈕。
  • 若要列印顯示的網頁,請按一下列印按鈕。
  • 若要變更頁面設定以列印顯示的網頁,請按一下列印按鈕旁邊的下拉箭號,然後按一下頁面設定
  • 若要預覽顯示中網頁的列印結果,請按一下列印按鈕旁邊的下拉箭號,然後再按預覽列印
註: 如果您偏好使用 Microsoft Internet Explorer 或 Mozilla Firefox 作為 Notes 瀏覽器,您可以在 Notes 喜好設定中變更它。

使用視窗標籤

視窗標籤可讓您在 IBM Lotus Notes 中輕易地切換已開啟的文件或應用程式。

您可以設定視窗與佈景主題使用者喜好設定,來指定 Lotus Notes 開啟視窗標籤的方式。例如,每次開啟文件或 Lotus Notes 應用程式時,預設會開啟新的視窗標籤;但您可設定喜好設定組合視窗,例如在一個標籤中開啟所有的郵件。

您可對視窗標籤執行下列作業:

表 9. 使用視窗標籤的作業

作業

程序

關閉視窗標籤

按一下作用中視窗標籤角落上的 x

群組標籤:按一下視窗標籤列的紅色 x,會關閉作用中視窗。

關閉所有視窗標籤

按一下 檔案 > 全部關閉

在新的視窗開啟視窗標籤

用滑鼠右鍵按一下視窗的標籤,然後選取在新視窗中開啟

切換視窗標籤

CTRL+F8

建立書籤

將視窗標籤拖曳至開啟按鈕,再將其置放於所要之開啟清單的位置。清單開啟時可能會出現短暫的延遲。

重新安排視窗標籤

將選取的標籤拖曳至視窗列上您希望的位置。

檢視所有已開啟視窗標籤的縮圖

按一下開啟按鈕旁邊的顯示縮圖圖示:

顯示縮圖圖示

使用自動搜尋功能以檢視所要的縮圖,然後在縮圖上按兩下以開啟視窗標籤。

使用組合的視窗標籤

您可以設定使用者喜好設定,分組開啟視窗標籤,而不是在新的視窗標籤中開啟各個文件。

使用組合的視窗標籤,當您開啟 IBM Lotus Notes 應用程式時,即會開啟視窗標籤。然後,以該應用程式開啟的每一份文件,都會在同一個視窗標籤中開啟。視窗標籤中的數字是告訴您,組合在此視窗標籤中的已開啟文件數。

若要選取其中一份已開啟的文件,請從編號清單中選取。若要返回應用程式的主要視圖,請按一下視窗標籤。

已開啟編號清單功能表的視窗標籤

若要關閉作用中的已開啟標籤,請按一下視窗標籤列末端的紅色 x。請先確定焦點位於要關閉的標籤上,再按一下 x

視窗標籤列末端的紅色 x

如需有關如何設定視窗標籤以分組開啟的資訊,請參閱視窗與主題喜好設定主題。

喜好設定

如何自訂我的「Notes 用戶端」?

您可以使用 Notes 喜好設定來自訂 IBM Lotus Notes,讓它按您希望的方式執行和顯示。

喜好設定依種類組織,包括下列主要區域:

  • 決定 Notes 用戶端觀感的基本設定
  • 郵件、日曆、待辦事項及聯絡人
  • 抄寫
  • 漫遊
  • Sametime Connect
  • Symphony 簡報、試算表及文件編輯器(如果您已安裝此功能)
  • 活動 (如果您安裝此功能)
  • 小組件和 Live Text (如果允許您使用此功能)
  • 回饋 (如果允許您使用此功能)
  • 複合應用程式編輯器 (如果您安裝此功能)
  • Web 瀏覽器輸出顯示
  • WebSphere® 起始入口網站帳號 (如果您的組織使用 WebSphere)

在 Windows 和 Linux 平台上,按一下檔案 > 喜好設定

在 Macintosh OS X 上,按一下 Lotus Notes > 喜好設定

您所作的一些喜好設定變更,需要等到下次啟動 Lotus Notes 時才會生效。當您修改的喜好設定需要重新啟動時,Notes 會顯示警告訊息。

可以使用哪些選項來自訂基本 Notes 用戶端?

在 IBM Lotus Notes 中,您可以使用喜好設定來變更 Notes 自動儲存文件的頻率、檢查來自 Lotus Notes 應用程式的訂閱和變更預設字型,以及許多其他基礎喜好設定。

若要設定與 IBM Lotus Notes 用戶端的基本設定有關的喜好設定,請按一下檔案 > 喜好設定 (Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定),然後按一下基本 Notes 用戶端配置

表 10. 啟動、關閉及顯示小節

設定

說明 (若為勾選框,說明選取時的情形)

關閉應用程式時清除垃圾桶 (如未定期清除)

控制應用程式 (不是「郵件」) 中的「垃圾桶」多久清除一次。請使用「郵件」喜好設定 (「基本」標籤) 來控制如何清除「郵件」中的「垃圾桶」。

x 分鐘自動儲存

自動將您正在處理的文件儲存到本端的加密應用程式,讓您能夠在發生停電或系統損毀時回復工作。當您傳送/儲存或捨棄文件時,此文件即從本端應用程式中移除。

註: 應用程式開發人員可以控制應用程式中是否有「自動儲存」可用。

本端應用程式資料夾

Lotus Notes 資料目錄 (Macintosh OS X 使用者為「資料」資料夾) 包含本端應用程式、本端應用程式範本、bookmark.nsf 檔案,以及「國家語言服務 (.cls)」檔案 (包含 Lotus Notes 用以排序文件和匯入檔案的資訊)。

註: 對資料目錄 (「資料」資料夾) 位置所作的變更,將於下次啟動 Lotus Notes 時生效。

勾選訂閱

使用訂閱,可以從您最喜愛的 IBM Lotus Notes 應用程式接收即時的更新資訊。您必須啟用訂閱檢查,訂閱功能才會作用。

掃描未讀取文件

觸發自動在您的 Notes® 啟動應用程式中掃描未讀取的文件,並在您啟動 Lotus Notes 時顯示這些文件。

啟用排定的本端代理程式

啟動 Lotus Notes 時執行排定的代理程式。例如,為了將某些文件移至某個資料夾,您可能為此作業而建立排定的代理程式。

預設字型

您可以變更新的 Notes 文件中預設使用的細明體、新細明體、等寬及多國語言字型。

註: 若要回復預設字型設定,請按一下「預設字型」對話框中的「預設值」,再按「確定」。
表 11. 其他選項核對清單

設定

選取時的說明

文件在預覽窗格中開啟時標示為已讀取

預覽文件時,將文件標示為已讀取。

將網際網路 URL (http://...)變成焦點資訊

當您儲存或傳送文件時,將 URL 變成可按下的焦點資訊。

立體工作區

將「立體」背景新增至工作區。

連按兩下右鍵來關閉視窗

連按兩下滑鼠右鍵會關閉目前的 Notes 視窗。

註: 這個設定不適用於 Macintosh。

啟用 Java Applet

在 Web 瀏覽器中開啟網頁時,支援執行 Java Applet。

註: 這個設定不適用於 Macintosh。

啟用 JavaScript

在 Web 瀏覽器中開啟網頁時,支援執行 JavaScript。

從 JavaScript 啟用 Java 存取權

如果 Applet 配置為併入 CORBA 後端類別,此選項可讓您從 Netscape 執行 LiveConnect。

註: 此設定相當於 notes.ini 設定 EnableLiveConnect(=1)。

啟用 JavaScript 錯誤對話

當 JavaScript 發生問題時,以對話框顯示錯誤訊息,必須由您或任何正在閱讀內含該 Applet 之文件的人員關閉此對話框。如果未選取這個選項,JavaScript 的錯誤只會顯示在狀態列中。

註: 此設定相當於 notes.ini 設定 EnableJavaScriptErrorDialogs(=1)。

接受 Cookies

Cookies 是用來儲存 URL 登入資料,並讓網站知道您以前曾經登入過這個網站。

將列印要求處理為背景作業

在背景進行列印,讓您在進行密集的列印工作時可以繼續工作。

註: Macintosh OS X 一律會啟用背景列印。如需相關資訊,請參閱 Macintosh OS Help。

停用將視圖更新作為背景作業

視圖會在前景中更新。根據視圖的大小,這樣可能會岔斷您的工作。

保留視圖直欄的排序

適用於可讓您變更直欄排序 (按一下直欄標題中的箭頭) 的 Notes 應用程式。例如,如果您希望郵件視圖的排序方式一律將最新的郵件排在頂端,或是依照「公司」排序聯絡人,此選項格外好用。

啟用 MS Office 97 傳送至 Notes

會使 Microsoft® Office 97 應用程式中的所有郵件「傳送到」指令啟動 Notes 郵件,並將檔案以郵件信件中的附件檔傳送。如果已安裝 Microsoft Office 97 或某些其他 Microsoft 應用程式,如 Visual Basic,就會顯示這個選項。如果是較新的 Microsoft Office 版本,則不需要此選項。

使用 Web 色板

使用 Web 色板 (大多數電腦可顯示的 256 色)。

顯示擴充加速鍵

您可以使用鍵盤快速鍵 (Microsoft Windows® ALT+keys) 存取畫面上的元素,例如視窗標籤與動作列。

註: 這個設定不適用於 Macintosh。

啟用 MIME 儲存警告

當您想要透過網際網路傳送的資料無法轉換為 MIME 格式時,Notes 就會通知您。

啟用 Unicode 顯示

可讓您看到預設鍵盤上所沒有的特殊字元。您可能必須在 Microsoft Windows 作業系統上安裝外加的 Unicode 基礎字型。Notes 隨附有 5 種不同的 Monotype WorldType (TM) 字型,可直接從 CD-ROM 安裝。

註: 如果未啟用此顯示,Notes 會嘗試使用機器中的原始字元集來顯示文字

Macintosh 使用者:您可以使用 Unicode,但僅限於使用本機字集的字元。 英語系 Macintosh 系統不支援使用 Unicode。

在 Web 瀏覽器的預覽中啟動 CORBA (DIIOP) 伺服器

針對透過 Notes 用戶端預覽其設計的 IBM Lotus Domino 使用者所設置。當設計師在 Web 瀏覽器中預覽 Notes 應用程式 (.nsf 元件) 的任何元素時,Notes 就會啟動限定版本的 Domino 伺服器,以處理該元素所產生的網頁。如果該元素 (例如,Notes 表單) 包含以 Java Notes 類別建立的 Java Applet,則這項設定另外還能讓 Notes 啟動限定版本的 CORBA (DIIOP) 伺服器,以支援該 Applet 的類別。

註: 這個設定不適用於 Macintosh。

顯示標準對話框

您會看見標準的作業系統對話框,而非含有自訂 Notes 外觀的對話框。

註: 這個設定不適用於 Macintosh。

嚴格的日期/時間輸入

Notes 不會嘗試更正或變更您在日期或時間欄位中輸入的值的格式。在大部分情況下,保持啟用此設定可以確保較高的正確性。

將內含 MIME 影像顯示成附加檔

您在 MIME 訊息內文中接收到的影像會以附件方式顯示。

對 MIME 郵件停用內嵌的瀏覽器

使用系統瀏覽器來顯示 MIME 郵件。相較於 Notes 預設瀏覽器,這樣以較佳的效果呈現郵件,但郵件標頭列印就不會那麼準確。使用系統瀏覽器也可能會在某些情況下產生安全問題。

當文字語言未指定使用表單的

適用於多國語言應用程式:任何未指定語言的文字都會自動變成建立文件時所使用之表單的指定語言。

註: 您必須有 Domino Designer 用戶端才能指定文件的語言。

在 vCard 檔案上呼叫 Notes

按兩下 vCard (.vcf) 檔案時呼叫 Notes。如果 Notes 未執行,連按兩下即可啟動 Notes,並開啟「聯絡人」的「我的聯絡人」視圖。如果 Notes 正在執行,連按兩下即可開啟「聯絡人」,若「聯絡人」已經開啟,則會切換到其視窗標籤。一旦進入「聯絡人」中,「vCard 格式檔的聯絡人」對話框就會開啟並顯示指定的檔案,以便您將該檔案的聯絡人新增到「聯絡人」。

註: 這個設定不適用於 Macintosh。

在位址列中使用插入自動完成

隨著您在工具列的「位址」方框中輸入字元,自動會根據您先前輸入的項目而填入 URL。輸入單一字母會顯示所有以該字母開頭的 URL 清單。

啟動時提示位置

啟動 Notes 時提示您指定位置,

註: 唯有在安裝 Lotus Notes 時按一下自訂功能「用戶端單一登入」,才能看見此選項。

使用 TAB 鍵來導覽唯讀文件

可讓您使用 TAB 鍵在唯讀文件的物件之間移動 (例如,鏈結的文字、焦點資訊、文件鏈結等等)。不過,當您閱讀文件時,便無法再使用 TAB 鍵導覽到視圖中的下一個文件。

註: 您必須重新啟動 Notes,此設定才會生效。

使用協助工具鍵盤導覽

停用上移鍵和下移鍵,並可讓您使用 TAB 鍵,在編輯模式下之文件中的各欄位之間移動。若 TAB 鍵是欄位 (例如可編輯的 Rich-Text 欄位) 中的按鍵,按方向鍵可移到下一欄位。

在 LotusScript® 除錯程式中啟用永久岔斷點

適用於在應用程式中撰寫 LotusScript® 的 Domino 設計者。儲存 LotusScript 中設定的所有岔斷點,供下次除錯 Script 時重複使用。

註: 這個設定不適用於 Macintosh。

在視圖中啟用圖示即現式說明

當滑鼠游標停留在郵件、日曆及待辦事項視圖和資料夾中的圖示上方時,啟用即現式說明。

列印時展開名稱欄位內容

列印信件或「日曆」項目時,會列印整個收件人:副本抄送:欄位的內容,而不受預設三行的限制 。

註:列印預覽」會顯示「收件人」或「副本抄送」欄位中將會列印的實際行數。

在現行頁面開始列印預覽

選擇列印預覽時,一律從目前頁面開始預覽。

在視圖搜尋列中使用 Notes (非 Web) 查詢語法

在搜尋查詢中使用多個詞彙時,將會尋找詞彙出現順序與「搜尋」欄位輸入順序完全一致的文件 (如同以引號括住一樣),而非尋找這些詞彙以任何順序出現的文件。

在檔案對話框中進行選取時,將捷徑視作為檔案

適用於建立和儲存附件檔。您在「建立附件檔」對話框中選取的捷徑 (.lnk) 檔案,將會附加為所參考的完整檔案,而非捷徑 (鏈結)。在儲存附件檔時,選擇作為目的地位置的捷徑會視為完整檔案,在此情況下,儲存的檔案會改寫捷徑 (而並非儲存的檔案改寫捷徑所指向的檔案位置)。

註: 此設定僅套用於 Windows 作業系統上執行的 Notes 用戶端。

對所有名稱欄位停用自動搜尋,並使用 Notes Basic 自動搜尋

當您在郵件中新增收件人的名稱時,可協助您填寫名稱的自動搜尋功能是 Notes 7 及更早版本中所使用的自動搜尋功能。

壓縮貼入文件中的影像

自動壓縮貼入文件中的影像。匯入 Notes 文件中的點陣圖 (.bmp) 影像會壓縮,而貼入 Notes 文件中的點陣圖影像會轉換成 .gif 或 .jpg 格式。

將所有文件標示成已讀取或未讀取時不要提示

選擇將所有 Notes 文件標示成已讀取或未讀取時,不會詢問您是否要繼續。

結束時不要提示

關閉 Notes、Administrator 或 Designer 用戶端時,不會詢問您是否真的要結束。

關閉含已編輯之附件檔案的文件時不要提示

當您在編輯 Notes 文件的附件檔之後關閉文件時,不會提醒您先回去儲存附件檔的變更。

轉寄含已編輯之附件檔案的文件時不要提示

當您在編輯 Notes 文件的附件檔之後轉寄文件時,不會提醒您先回去儲存附件檔的變更。

在所選文件的邊距中顯示勾號

使用 Notes 8.0 之前版本的選取方法,它包括邊距有勾號指出已選取的文件。 按住此邊距的指標裝置以選取多份文件。

表 12. 其他選項核對清單下方的欄位

設定

選取時的說明

在所選文件的邊距中顯示勾號

可讓您在文件清單左邊的直欄中按一下或拖曳游標來選取文件,而選取的文件在其標題左邊的直欄中會出現勾號

90 分鐘後自動鎖定我的 Notes ID

允許 Notes 在經過指定的閒置期間後鎖定我的「使用者 ID」。如要離開電腦,您只需要確定頁面非關機密,即可放心資料受到嚴密保護。

註: 若要解除鎖定「使用者 ID」,請按 Enter 鍵,然後在密碼提示中輸入密碼。一旦輸入密碼,Lotus Notes 顯示即會變成未鎖定。
如何為 Notes 視窗設定開啟 Notes 視窗主題的喜好設定?

您可以設定喜好設定,指定 IBM Lotus Notes 視窗開啟的方式。您也可以儲存標籤順序,並指定視窗主題。

使用這些步驟來設定如何開啟文件或應用程式的喜好設定。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定 > 視窗與主題

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定 > 視窗與佈景主題

  2. 選擇性的: 選取重新啟動時,重新開啟關閉用戶端時仍開啟的所有標籤,下次開啟 Lotus Notes 時,即會以關閉用戶端時的相同順序重新開啟視窗標籤。
  3. 選取在開啟清單中使用大圖示,以變更「開啟清單」中的圖示顯示大小。
  4. 如果您使用複合應用程式並且移動畫面,請選取當我可以從檢視功能表中使畫面回到應用程式時通知我,這樣系統就會提示您如何使畫面回到視圖。
  5. 選取當我可以從檢視功能表中使畫面回到側邊工具列時通知我,這樣當您從側邊工具列移回畫面時會提示您使用檢視功能表將它加回到側邊工具列。
  6. 視窗管理下指定 Lotus Notes 開啟文件或 Lotus Notes 應用程式的方式:
    • 在其專有視窗中開啟各文件 - 每份文件都會在新的 Lotus Notes 視窗中開啟。
    • 在其專有標籤中開啟各文件 - (預設值) 每份文件都會在作用中之 Lotus Notes 視窗的新視窗標籤中開啟。
    • 從標籤上各應用程式組合文件 - 將文件 (如郵件訊息) 組合在單一標籤中。例如,當您開啟郵件時,視窗標籤亦隨之開啟。在「郵件」視窗標籤中開啟後續的郵件。視窗標籤中會顯示計數,表示已開啟的文件數。
主題

從清單中選取顯示主題,以變更 Lotus Notes 的視窗主題:

  • 適合弱視的作業系統佈景主題 - 如果您視力不良,請選取這個選項。
  • Notes 8 佈景主題 - 使用 Notes 8 字型與顏色。
  • 作業系統佈景主題 - 使用您為作業系統設定的字型與顏色 (例如,您使用控制台設定的顯示或佈景主題設定)。
註: 視管理員設定 Lotus Notes 帳戶的方式而定,您可能無法變更「主題」設定。
如何修改工具列顯示方式?

透過隱藏工具列、使其他工具列可見,新增即現式文字至工具列,以及調整工具列大小,可修改工具列的顯示。

按一下檔案 > 喜好設定 > 工具列 (Macintosh OS X 使用者:Lotus Notes > 喜好設定 > 工具列) 然後設定下列任何工具列喜好設定:

表 13. 工具列顯示喜好設定

作業

動作

隱藏不適用於現行作業的內文相關工具列

取消選取顯示套用到目前作業的工具列

隱藏您將滑鼠移至工具列按鈕上方時所顯示的即現式畫面文字。根據預設,也會顯示按鈕的替代按鍵順序。

取消選取顯示工具列按鈕的即現式說明文字

排除即現式文字中的替代按鍵順序。

取消選取顯示即現式文字中的快速鍵

如何顯示或建立工具列?

您可以選擇要顯示的工具列。同時,您可以建立屬於自己的工具列並且用按鍵建置最適合您工作需求的工具列。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定,然後展開工具列,再按一下 工具列

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定 > 工具列

  2. 執行下列任何一項來設定工具列喜好設定,然後按一下確定
    表 14. 工具列喜好設定

    作業

    動作

    顯示額外工具列

    可用工具列下方的顯示欄位中,針對每個您想要顯示的工具列勾選其方框。按一下可用工具列的標題,以檢視工具列的內容。

    在清單中包含環境定義相關工具列

    勾選在清單中顯示內文相關工具列

    建立新的工具列

    1. 按一下新增工具列
    2. 輸入新工具列的名稱,然後在欄位之外按一下,以儲存名稱。
    3. 按一下自訂,然後使用在「自訂工具列功能及按鈕」中的步驟。

    重新命名所建立的工具列

    選取工具列,然後按一下重新命名

    刪除所建立的工具列

    選取工具列,然後按一下刪除

    匯入「智慧圖示」

    按一下匯入,然後選取要匯入的圖示集。

如何自訂工具列功能及按鈕?

您可以經由新增及移除按鈕自訂工具列。當建立新的工具列時,使用「工具列自訂」喜好設定建置工具列。

如果您需要的功能在現存的按鈕中無法使用,您也可以建立自己的工具列按鈕。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下工具列旁邊的加號,再按一下自訂
  3. 進行下列任一項變更。完成變更時,請按一下儲存工具列,再按一下確定
    表 15. 用來自訂工具列的作業

    作業

    動作

    新增或移除工具列的按鈕

    1. 選取要自訂的工具列。
    2. 可用的按鈕清單選取按鈕,然後按一下新增按鈕移除
    註: 您也可以拖曳按鈕至「工具列內容」,或從其拖曳按鈕。將 Ctrl 鍵按住不動,可一次選取一個以上的按鈕。

    在清單中包含環境定義相關工具列

    勾選在清單中顯示內文相關工具列

    按名稱排序可用的按鈕清單

    預設按鈕為依功能排序。若要按名稱排序按鈕,按一下排序按鈕 > 按說明

    工具列上重新排列的按鈕

    1. 工具列內容中,選取您要移動的按鈕。
    2. 按一下按鈕,將工具列按鈕移至左邊或右邊。

    變更您將滑鼠移至工具列按鈕上方時所顯示的即現式文字

    1. 工具列內容中,選取您要變更其文字的按鈕。
    2. 按一下編輯,然後輸入變更。

    新增文字按鈕,以協助工具列上的按鈕標籤小節。

    1. 選取要自訂的工具列。
    2. 按一下新增 > 文字,然後輸入您要顯示在工具列上的文字。

    新增新的間格桿至工具列

    1. 選取要自訂的工具列。
    2. 按一下新增 > 間格桿,然後輸入您要的間格桿寬度 (像素)。

    使工具列按鈕回復為原始選擇

    按一下回復所有預設值

    建立新的按鈕

    1. 選取工具列。
    2. 按一下新增 > 按鈕
    3. 對於按鈕標題文字,輸入您將滑鼠停留在該按鈕時會出現的文字。
    4. 對於即現式說明文字,輸入您將滑鼠停留在該按鈕時會出現的文字。
    5. 按一下變更圖示,並選擇要代替預設影像而使用的影像。
    6. 輸入定義按鈕之功能的公式。
    7. 按一下確定

如需公式的詳細資訊,請造訪全球資訊網上的 Lotus 文件,來下載或檢視 IBM Lotus Domino Designer Help。

如何變更 Web 瀏覽器喜好設定?

您可以變更從 Notes 文件按一下 Web 鏈結時會開啟的瀏覽器:可能是 Notes 內嵌的瀏覽器,或是您對作業系統設定的預設瀏覽器。您也可以變更預設首頁。

  1. 若要設定其他首頁,請以所要頁面的網址取代管理員設定的網址。
    註: 若要重設回原始設定的首頁,請按一下「使用預設值」。
  2. 若要變更用於開啟 Web  連結的瀏覽器,按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下Lotus Notes > 喜好設定

  3. 按一下「Web 瀏覽器」。
  4. 請執行下列其中一項:
    • 若要使用內嵌的瀏覽器,請選取「使用本用戶端的內嵌瀏覽器」。

      這樣會直接在 Notes 中開啟 Web 瀏覽器,而不是在另一個瀏覽器視窗中開啟。

    • 若要使用已設為電腦預設值的瀏覽器,請選取「使用我已為此作業系統設為預設值的瀏覽器」。

      這樣會在另一個瀏覽器視窗中開啟 Web 瀏覽器,而不是在 Notes 中開啟。

  5. 按一下確定

在此喜好設定畫面上指定的選項會套用至您的所有位置。

註: 如果啟用進階功能表,「位置」文件會有網際網路瀏覽器標籤,可讓您設定 Domino Designer 功能表中的在 Web 瀏覽器的預覽所使用的瀏覽器。對於此瀏覽器,您可以選擇「Notes 搭配 Internet Explorer」、「Microsoft Internet Explorer」、「Netscape Navigator」、「Firefox」或「其他」(Mozilla 等等)。
註: 如果您是配置新的網頁、訊息饋送或 Google Gadget 類型的小組件,請記得勾選「使用本用戶端的內嵌瀏覽器」選項。若要在環境定義中配置新的小組件,目標環境定義必須顯示在 Notes 中,而非顯示在外部 Web 瀏覽器視窗中。
如何設定拼字檢查喜好設定?

您可以設定拼字喜好設定來指定預設的字典語言,以及新增任何需要的補充字典。您也可以設定預設值,決定如何處理數字、大寫字母組成的英文字,或語言不在預設字典語言中的英文字。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下「拼字檢查」。
  3. 設定下列任一個選項:
    表 16. 拼字檢查偏好選項

    目的?

    步驟

    設定預設字典

    從「主要字典」清單中選取語言字典,再按一下「設為預設值」。

    新增語言字典

    1. 按一下「安裝字典」。
    2. 從「語言」清單中選取語言,再按一下「確定」。

    納入其他字典,例如醫學字典。

    按一下「補充字典」清單中的字典。

    忽略含數字的字組

    選取「忽略含有數字的字組」。

    忽略全部大寫的字組,例如 COBOL

    選取「忽略大寫的字組」。

    在多重語言文字中,繼續使用替代語言,直到發現新的語言標籤為止。

    選取「在下一個語言標籤變更前,保持動態字典的變更」。

    標記您輸入時拼錯的字。

    選取「啟用即時拼字檢查」。

    輸入時自動更正打字錯誤 即時更正之下,選取您要自動更正的一般打字錯誤。
  4. 按一下確定
關於語言字典的注意事項
語言字典的副檔名為 DIC,位於 Notes/Data 目錄中。您必須先從 IBM Lotus Notes CD 安裝語言字典,然後才能切換語言字典。您也可以指定輔助字典,也就是包含特殊領域術語 (如醫學) 的字典。
如何切換至不同的拼字檢查字典?

在對文件執行拼字檢查時,可以切換語言字典。您必須先從 IBM Lotus Notes CD 安裝語言字典,然後才能切換語言字典。語言字典是以副檔名 DIC 來辨識,它們位在 Notes/Data 目錄中。

「北美洲」的預設字典是「美式英語」(us.dic)。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下「拼字檢查」。
  3. 按一下「安裝字典」。
  4. 從「語言」清單中選取字典。
  5. 按一下確定
安裝所有語言字典

如果無法從字典清單中選取字典,您可能需要使用下列步驟來透過 CD 安裝。如果您沒有 CD,請聯絡管理員,瞭解如何安裝語言字典。

  1. 插入 Lotus Notes CD-ROM。選取開始 > 程式集 > Windows 檔案總管
  2. 開啟 CD-ROM 目錄,再開啟「用戶端」資料夾。
  3. 用戶端資料夾中,開啟 Apps\Dictionaries 資料夾。
  4. 連按兩下「dictionaries.dic」。
  5. 輸入 Notes/Data 目錄的位置 (例如 C:\Lotus\Notes\Data),然後按一下「解壓縮」。
如何新增、變更或刪除我的使用者字典中的字彙?

新增字彙到您的個人字典 (使用者字典) 中,是相當有幫助的。這些是您常用的字彙,而且在共用字典中找不到。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下「拼字檢查」。
  3. 按一下「編輯使用者字典」。
  4. 執行下列其中之一:
    • 在「新/選取的文字」欄位中輸入字組,再按一下「新增」。
    • 若要刪除字組,請在清單中選取字組,然後按一下「刪除」。
    • 若要變更字組的拼法,請在清單中選取字組,在文字框中輸入新的拼字,然後按一下「更新」。
註: IBM Lotus Notes 拼字檢查器使用兩個字典尋找拼錯的字,即可自訂的個人字典 (user.dic) 及主要字典 (us.dic)。
在文件拼字檢查期間,新增或變更使用者字典中的字彙
  1. 切換文件至「編輯」模式。
  2. 按一下工具 > 拼字檢查
  3. 如有任何 Lotus Notes 無法辨識,但您想要新增至字典的字彙,請按一下「編輯字典」。
  4. 執行下列其中之一:
    • 在「新/選取的文字」欄位中輸入字組,再按一下「新增」。
    • 若要刪除字組,請在清單中選取字組,然後按一下「刪除」。
    • 若要變更字組的拼法,請在清單中選取字組,在文字框中輸入新的拼字,然後按一下「更新」。

如何為其他語言或區域設定我的「Notes 用戶端」?

您可以使用區域設定,來變更內容語言、排序語言、介面語言及測量單位。

如何選擇 Lotus Notes 的區域設定檔?
您可以使用區域設定,來變更內容語言、排序語言、介面語言及測量單位。

若要選擇 Lotus Notes 的區域設定檔,請完成下列步驟。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定 > 使用者喜好設定Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定 > 使用者喜好設定
  2. 按一下「國際」。
  3. 按一下檔案 > 喜好設定Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定
  4. 按一下「地區設定」。
  5. 按一下「區域設定檔」清單中的區域或國家語言。
    註:回復預設值」按鈕會將區域設定檔的值回復為預設值。
如何指定雙向語言的文字方向及游標行為?

如果使用雙向語言,如阿拉伯文或希伯來文,您可將 IBM Lotus Notes 功能表及文字設定為以適合該語言的方向閱讀,並且指定適合該語言的游標動作。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下「區域設定」旁邊的加號,再按一下「雙向」。
  3. 請執行其中一項步驟:
    • 按一下「功能表方向」下的「靠右」,從視窗右缘開始顯示 Lotus Notes 主功能表項目。
    • 按一下「整體文字方向」下的選項,以控制使用者介面中所有文字的顯示方式。對於阿拉伯文及希伯來文等語言,請按一下「右到左」。按一下「環境定義」使用您為文件段落所設定的閱讀方向。
    • 在「游標移動」下,按一下您希望的文字游標行為。

      如按一下「畫面」,文字游標就會依照您為文件段落所設定的閱讀方向,在字元之間移動。

      如按一下「邏輯」,游標就會依照字元在文件中的輸入方向,在字元之間移動。例如,如果由左至右段落的同一字行中,有多個英文字及雙向語言文字 (如阿拉伯文),游標就會從左至右地在英文字元間移動,然後跳到阿拉伯文字的第 1 個字元,開始從右至左地在字元之間移動,直到遇到下一個英文字為止。

  4. 按一下確定
設定文件中段落的閱讀方向

如果在 Lotus Notes 中啟用雙向的文字,您可為文件中的段落設定閱讀方向。

  1. 切換文件至「編輯」模式。
  2. 選取您要指定閱讀方向的文字。
  3. 按一下文字 > 文字內容
  4. 按一下「段落對齊」標籤。
  5. 按一下「閱讀順序」旁邊的「左到右」或「右到左」。
  6. 按一下確定
如何變更 Lotus Notes 轉換字元的方式?

當您匯入或匯出檔案時,可以指定 IBM Lotus Notes 在檔案中用來轉換字元 (如國際貨幣符號) 的字元轉換檔案。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下「地區設定」。
  3. 按一下「匯入/匯出字元」的「變更」按鈕。
  4. 選取字元集並按一下「確定」。
如何變更 Lotus Notes 中使用的測量單位?

您可以將 Lotus Notes 使用的測量單位變更為公制或英制。當您設定邊距或定位點時,此功能是相當有用的。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下「地區設定」。
  3. 在「度量單位」下,按一下「英吋 (英制)」或「公分 (公制)」。
  4. 按一下確定
如何選擇不同的內容語言?

您可以選擇 Notes 應用程式的內容語言,來使用 IBM Lotus Domino 或 HTTP 伺服器所提供的其他語言。對於其設計支援多國語言的應用程式,您可以使用此選項新增支援的內容語言。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下「地區設定」。
  3. 按一下「內容語言」的「變更」按鈕。
  4. 在左邊直欄中選取一種語言,然後按一下「新增」將該語言移至右邊直欄。
  5. 按一下確定
註: 當您變更區域設定檔清單中的語言時,IBM Lotus Notes 即會變更內容語言的語言
如何為 Lotus Notes 選擇不同的介面語言?

使用「區域設定喜好設定」中的「介面語言」欄位來選擇 IBM Lotus Notes 的介面語言。唯有下列情況下您才會...

註: 唯有當您有 Lotus Notes 的語言版本,或已在英文版的 Notes 上安裝了語言套件,您才會看到「介面語言」欄位。
  1. 按一下 [檔案] - [喜好設定]。

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下「地區設定」。
  3. 按一下「其他設定」下的一種介面語言。
  4. 按一下確定
如何以不同語言排序?

變更您排序的語言。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下「地區設定」。
  3. 按一下「排序」的「變更」按鈕。
  4. 選擇性的: 選取「顯示全部排序規則」以查看語言清單。
  5. 選擇性的: 如使用 Unicode 字型,請按一下「Unicode 標準排序」。
  6. 選取排序語言並按一下「確定」。
如何使用替代名稱?

當您要使用您的母語以及字元集,以輸入、顯示及查詢名稱時,替代名稱是相當有用的。例如,傳送郵件時,可輸入母語及字元集的名稱。主要名稱是國際通用可辨識的名稱,而替代名稱是您的母語可辨識的名稱。

替代名稱是經過完全驗證的名稱,不同於別名,後者未經過完全驗證。

選擇替代名稱語言可讓您在整個 IBM Lotus Notes 中到處都顯示替代名稱。例如,如果您選取日文、西班牙文及中文 (簡體) 作為替代名稱語言,您可以在您電腦上的 Lotus Notes 中以那些語言顯示替代名稱。

若要使用替代名稱,首先必須安裝能夠顯示文字的字型。Unicode 字型可提供單一字型內之多種 Script 類型的支援。如需安裝 Unicode 字型的相關資訊,請參閱「使用 Unicode 將特殊字元新增至文件」。

註: 在您能夠使用替代名稱之前,管理員必須先為您註冊及認證一個替代名稱。您的主要名稱與替代名稱必須新增到「使用者 ID」。您只能有一個替代名稱。
指定替代名稱語言
  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下「基本 Notes 用戶端配置」。
  3. 按一下「預設字型」。
  4. 指定多國語言或 Unicode 字型作為「預設 Sans Serif」及「預設多國語言」字型,然後按一下「確定」。
  5. 在「其他選項」下,按一下「啟用 Unicode 顯示」。
  6. 按一下「地區設定」。
  7. 按一下「替代名稱語言」的「變更」按鈕。
  8. 從左邊欄位中選取替代名稱語言,然後按一下「新增」將該語言移至右邊欄位,再按一下「確定」。
  9. 按一下「位置」。
  10. 按一下「編輯」。
  11. 在「預設顯示名稱」選項中選取「替代名稱」,再按一下「確定」。
  12. 按一下「確定」關閉「喜好設定」對話框。
如何變更日期出現在日曆選取器或即現式日曆中的方式?

您可以變更日期選取器或即現式日曆中之日期的顯示方向。如果您使用的語言是由右往左,此選項格外好用。

日期選取器出現在「郵件」的 IBM Lotus Notes「日曆」視圖的左窗格,也可能內嵌在其他應用程式中。即現式日曆出現在對話框中。

若要變更日期出現在日期選取器或即現式日曆中的方式,請完成下列步驟:

  1. 按一下檔案 > 喜好設定 > 使用者喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定 > 使用者喜好設定

  2. 按一下國際 > 日曆
  3. 在「日期選取器/即現式日曆方向」下,按一下「右到左」,再按一下「確定」。
如何變更日曆視圖、日期選取器或即現式日曆的開始日?

您可以分別針對日曆視圖、日期選取器及即現式日曆,變更一週的開始日。日曆視圖及日期選取器的預設開始日是星期一,即現式日曆則是星期日。

日期選取器出現在「郵件」資料庫的「日曆」視圖左窗格,也可能出現在別的應用程式中。即現式日曆出現在對話框中。

提示: 當您的工作天開始於一特定天時,變更星期的順序是相當有用的。

若要變更日曆視圖、日期選取器或即現式日曆的開始日,請完成下列步驟:

  1. 按一下檔案 > 喜好設定 > 使用者喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下Lotus Notes > 喜好設定 > 使用者喜好設定

  2. 按一下國際 > 日曆
  3. 請執行其中一項步驟:
    • 在「日曆視圖開始日」下,按一下一週的某一天。
    • 在「日曆選取器開始日」下,按一下一週的某一天。
    • 在「即現式日曆開始日」下,按一下一週的某一天。

喜好設定 - 快速參照

此快速參照卡是 Notes 喜好設定的一般作業及快速鍵的指示清單, 您可以印出並放在桌邊以方便參照。

Notes 基本喜好設定對話框

進一步自訂 Notes 用戶端

本節中的主題主要適用於更進階的 Notes 使用者。

如何啟用 Java 除錯?

您可以啟用 Java 除錯,以檢查 Java 應用程式的問題。

IBM Lotus Notes 用戶端支援下列環境定義中的 Java 除錯。每個環境定義都有自己的 JVM。在每個環境定義中一次只有一個使用者可以進行除錯。

  • 前景 -- 以互動方式執行於 Lotus Notes 用戶端的 Java 程式碼,例如,從「動作」功能表觸發的代理程式。
  • 背景 -- 在作業載入器的控制之下執行於 Lotus Notes 用戶端的 Java 程式碼,例如,本端排定的代理程式。
  • Web 預覽 -- 透過「Domino 設計師」於瀏覽器中預覽的 Java 程式碼,例如,表單上的 Applet。

Script 程式庫中的 Java 程式碼會在呼叫程式碼的環境定義中執行。

若要在 Lotus Notes 用戶端上啟用及停用 Java 除錯,請完成下列步驟:

  1. 按一下工具 > Java 偵錯喜好設定。此即開啟「Java 偵錯喜好設定」對話框。
  2. 若要啟用前景除錯,請選取「用戶端代理程式/Applet」,然後指定連接 Lotus Notes 及除錯程式電腦的埠號。取消選取以停用。
  3. 若要啟用背景除錯,請選取「本端排定的代理程式」,然後指定連接 Lotus Notes 及除錯程式電腦的埠號。取消選取以停用。
  4. 若要啟用 Web 預覽除錯,請選取「Http 預覽」,然後指定連接 Lotus Notes 及除錯程式電腦的埠號。取消選取以停用。

挑選一個目前可用的通訊埠編號。此項作業需多試幾次,或請詢問系統管理員。

依預設,會停用 Java 除錯功能。

前景或背景喜好設定若有所變更,您即必須重新啟動 Lotus Notes。如果 Web 預覽喜好設定有所變更,就必須重新啟動預覽。

如需有關 Java 除錯的詳細資訊,請參閱「IBM Lotus Domino Designer 說明」。

如何設定 Java Applet 及 Javascript 喜好設定?

在 Microsoft Windows 上,IBM Lotus Notes 支援透過「Web 導覽器」來執行 Java Applet 和 JavaScript。在 Macintosh 中,Lotus Notes 僅支援 JavaScript。您可以設定喜好設定為可以執行 Java Applet 或變更安全性。

Lotus Notes 及 Web 瀏覽器
  • 如果您的網際網路連線是透過 Proxy 伺服器,則需要在「位置」文件的「Web Proxy」欄位中輸入 Proxy 名稱,這樣 Applet 才能在電腦中執行。必要時請變更 Java applet 的安全設定。
  • 檢視 Java 主控台 (按一下工具 > 顯示 Java 偵錯控制台) 以解決任何問題。Java applet 安全小節中的預設設定允許所有主機在您的系統上執行 Java applet。不過,無論您在「Java Applet 安全性」小節中選擇的設定是什麼,Lotus Notes 都不允許任何主機存取您系統的任何資源 (檔案、環境變數、密碼檔等等)。如果您已安裝「Lotus Domino Designer 說明」,請參閱「Java Applet 的提示及疑難排解」,以取得「Java 偵錯控制台」的相關資訊。或者,移至 Web (網址為:www.ibm.com/developerworks/lotus/documentation) 上的「Lotus 文件」,以下載或檢視 Lotus Domino Designer Help。
如何設定 Notes 埠喜好設定?

IBM Lotus Notes 用戶端連線到可收發郵件的伺服器時會有很出色的表現。當您第一次安裝 Lotus Notes 時,在配置期間,請指定適合您郵件的連線。此連線最常透過區域網路 (例如寬頻)。稍後如要指定其他連線,可能需要新增埠。通訊埠就是電腦的外接插槽,可用來插入纜線或週邊裝置。

註: Notes 不再支援撥號數據機通訊的埠 (以 COM1、COM2 等號碼區別的 COM 埠) 或其使用的 X.PC 通訊協定。若要使用連接到電腦的撥號數據機,您作業系統中必須要有遠端存取軟體 (RAS),並利用該軟體管理埠與通訊。

當您新增埠時,Lotus Notes 預設會啟用此埠,並讓您指定要使用此埠的 Lotus Notes 位置 (線上位置、起始位置等等)。當新增通訊埠時,您可以指定特定的驅動程式選項,甚至為通訊埠提供常見的名稱。如果您需要網際網路連線,就必須配置 TCP/IP 通訊埠。如果您無法連上伺服器,可在 Lotus Notes 中追蹤網路連線。

Notes

  • 若要將 Lotus Notes 當成 POP3、IMAP、LDAP、NNTP 或 SMTP 網際網路用戶端執行,或要在 Notes 中使用「活動」或 Sametime Connect,您必須透過 Lotus Notes 啟用 TCP/IP 埠。
  • 您必須在作業系統層次啟用 TCP/IP,使 Lotus Notes 中的 TCP/IP 埠可以運作。例如,在 Microsoft Windows 中,按一下開始 > 設定 > 控制台 > 網路,然後在必要時按一下新增 TCP/IP

請按下列鏈結之一:

如何壓縮網路資料以進行更快的連線?

如果 IBM Lotus Domino 伺服器的連線速度過慢,且如果伺服器管理員也開啟伺服器的資料壓縮,則藉由壓縮 Lotus Notes 與伺服器之間傳遞的資料,可以增進 IBM Lotus Notes 的效能。

  1. 要求 Domino 管理員開啟伺服器的資料壓縮。
  2. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  3. 按一下「伺服器與通訊埠」旁邊的加號,再按一下「通訊埠」。
  4. 選取您要壓縮資料的通訊埠。
  5. 選取「壓縮網路資料」選項,再按一下「確定」。
如何建立並配置埠?

IBM Lotus Notes 在「通訊埠」對話框中所顯示的通訊埠視您正在使用的作業系統而定。Lotus Notes 會顯示 LAN0 (NetBIOS 支援) 或 TCP/IP 等網路埠。不再支援使用 X.PC 通訊協定 (驅動程式) 的數據機埠 (COM 埠)。

建立及配置通訊埠
  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下「伺服器與通訊埠」旁邊的加號,再按一下「通訊埠」。
  3. 按一下「新增」。
  4. 輸入通訊埠名稱。
  5. 選取通訊埠驅動程式。
  6. 選取要使用通訊埠的位置。
  7. 選取適用的通訊埠選項
註: 在新增網路通訊埠之前,請確認已安裝適當的網路軟體。有關您可以針對網路驅動程式指定的通訊埠選項資訊,請洽詢網路管理員。
如何重新命名埠?
IBM Lotus Notes 在「通訊埠」對話框中所顯示的通訊埠視您正在使用的作業系統而定。Lotus Notes 會顯示 LAN0 (NetBIOS 支援) 或 TCP/IP 等網路埠。不再支援使用 X.PC 通訊協定 (驅動程式) 的數據機埠 (COM 埠)。

若要重新命名埠,請完成下列步驟:

  1. 按一下檔案 > 喜好設定 > 使用者喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定 > 使用者喜好設定

  2. 按一下「通訊埠」。
  3. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下Lotus Notes > 喜好設定

  4. 按一下「伺服器與通訊埠」旁邊的加號,再按一下「通訊埠」。
  5. 在清單中選取通訊埠。
  6. 按一下「重新命名」。
  7. 輸入您所熟悉的名稱 (例如 MyNewOffice)。
  8. 按一下確定
如何刪除埠?

IBM Lotus Notes 在「通訊埠」對話框中所顯示的通訊埠視您正在使用的作業系統而定。Lotus Notes 會顯示 LAN0 (NetBIOS 支援) 或 TCP/IP 等網路埠。不再支援使用 X.PC 通訊協定 (驅動程式) 的數據機埠 (COM 埠)。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下「伺服器與通訊埠」旁邊的加號,再按一下「通訊埠」。
  3. 選取您要刪除的通訊埠。
  4. 按一下「刪除」。
註: 有關刪除伺服器通訊埠的資訊,請洽詢 Domino 管理員。
如何啟用或停用埠?

您可以針對電腦啟動或關閉通訊埠。IBM Lotus Notes 會在已啟用的通訊埠旁顯示勾號。在啟動網路通訊埠之前,請確認已安裝適當的網路軟體。在啟動數據機通訊埠之前,請確認已安裝數據機並知道所連接的實體通訊埠。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下「伺服器與通訊埠」旁邊的加號,再按一下「通訊埠」。
  3. 選取您要啟動或關閉的通訊埠。
  4. 選取或取消選取「啟動的通訊埠」選項。
提示: 在啟動通訊埠之後,您可以指定是否在特定位置使用通訊埠。在關閉通訊埠之後,您就無法在任何位置使用通訊埠。
如何加密透過埠傳送的資料?

您可以加密經由特定通訊埠傳送的資料,使資料傳送更安全。不過,這也可能會導致傳輸速度變慢。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下「伺服器與通訊埠」旁邊的加號,再按一下「通訊埠」。
  3. 選取您要保密的通訊埠。
  4. 選取「網路資料加密」。
註:
如何變更 IBM® Lotus Notes® 連接至伺服器時首先嘗試的埠順序?

您可以變更 IBM Lotus Notes 連線到伺服器時,優先嘗試的通訊埠順序。Lotus Notes 會嘗試依照「通訊埠」對話框中的順序來啟用通訊埠。不過,Notes 會略過目前位置雖未使用但已啟動的通訊埠。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下「伺服器與通訊埠」旁邊的加號,再按一下「通訊埠」。
  3. 選取您要重新排序的通訊埠。
  4. 一次或多次按一下「重排」的上下箭頭。
註: 當您手動建立「連線」文件時,該「連線」文件會採用「通訊」對話框中的通訊埠順序。於是,每當連接到目的伺服器時,Notes 都會使用「連線」文件中的通訊埠順序。如果在建立「連線」文件之後變更通訊埠順序,則必須重新儲存每一份「連線」文件。若要讓不同的「連線」文件反映出不同的通訊埠順序,請變更通訊埠順序,儲存「連線」文件,重新變更通訊埠順序,儲存另一份「連線」文件等等。
如何顯示已啟用埠的狀態資訊?

此畫面顯示已啟動通訊埠的狀態資訊。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下「伺服器與通訊埠」旁邊的加號,再按一下「通訊埠」。
  3. 在「通訊」下所列出的通訊埠中,選取已啟動的通訊埠。已啟動的通訊埠會以勾號來表示。
  4. 按一下「顯示狀態」。即顯示通訊埠狀態資訊畫面。
  5. 按一下「取消」或按一下右上角的「X」,以關閉畫面。
註: 若要將顯示的通訊埠狀態資訊複製到剪貼簿以併入備忘錄中,請按一下「複製」。
如何追蹤連線?

當您追蹤伺服器連線時,可控制顯示於「追蹤資訊」方框中的資訊等級。您可選擇包含完整追蹤資訊,包括透過連線文件的搜尋及來自網路磁碟機的所有資訊。

若要檢視新選項,請完成下列步驟:

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下「伺服器與通訊埠」旁邊的加號,再按一下「通訊埠」。
  3. 按一下「追蹤」。
  4. 在「追蹤選項」功能表中,按下列項目之一:
    • 完整追蹤資訊」可顯示完整的追蹤資訊,包括透過「連接」文件的搜尋。
    • 併入磁碟機資訊」可顯示來自網路磁碟機的所有資訊。
  5. 選擇性的: 從「Notes 日誌選項」功能表中,選取要讓 IBM Lotus Notes 複製到 Lotus Notes 日誌 (log.nsf) 的資訊層次。
  6. 請執行其中一項步驟:
    • 按一下「追蹤」以開始追蹤。
    • 按一下「完成」關閉對話框,而不追蹤連線。
如何停止或啟動 Notes 用戶端訊息的記載?

如在日誌功能啟用的情況下,Notes 用戶端當機,則自動診斷集合工具會收集包含此日誌檔的資料,並在用戶端重新啟動時,將其傳送至接收郵件的應用程式。您可以開啟或關閉此功能。

停止或啟動用戶端訊息日誌功能
Domino 管理員指定是否啟用 IBM Lotus Notes 記載的預設值 (Notes 是否將作業訊息及錯誤寫入系統上的文字檔中)。除了傳送至接收郵件的應用程式來協助 IBM 診斷當機之外,日誌檔對於診斷可能發生的非當機狀況也很有幫助。
  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下「日誌設定」。
  3. 請執行其中一項步驟:
    • 若要停止此用戶端階段作業的記載功能,請取消選取「啟用記載功能」。
    • 若要啟動此用戶端階段作業的記載功能,請選取「啟用記載功能」。
註: 下列設定是由管理員控制:
  • 是否預設啟用日誌功能 -- 每次重新啟動 Notes 時,日誌設定即會回復為預設值。
  • 是否看得到自動診斷集合工具,或是否提示在當機後選取檢視或傳送診斷報告。
  • 日誌檔及其他資料是否自動傳送至「IBM 支援中心」。
如何設定抄寫喜好設定?

您可以設定下列的抄寫喜好設定。

如何設定抄寫排程?

所有 Notes 應用程式的抄寫預設值

設定所有 Notes 應用程式的抄寫預設值

您可以設定預設值來套用到您建立的所有 IBM Lotus Notes 應用程式本端抄本。這些設定包括應用程式是否接收部分文件或附件、何時建立新的本端抄本、是否變更加密層次或關閉加密,及是否建立全文檢索。

接收部分文件或附件

依預設,每當您使用檔案 > 設定成可離線使用時,就會建立完整本端抄本。為了節省硬碟空間,您可以限制新的本端抄本中每份文件及/或附件的大小。如果文件大於您所選擇的大小,就會抄寫該大小以下的所有 Rich-Text 欄位 (大多數文件僅包含有 1 個 Rich-Text 欄位)。如果附件較大,即移除附件 (附件項目若輸入 0 會移除所有附件)。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下抄寫與同步化旁邊的加號,再按一下預設值
  3. (選用) 若要變更您所接收每份文件的份量,請按一下「接收部分文件」,再按「截斷文件,其大小超出」,並在方框中輸入大小。
    註: 如按一下「接收部分文件」卻未輸入大小,則收到的每份文件中只有作者及主旨等基本資訊摘要,以及 40 KB 的 Rich Text。
  4. (選用) 若要變更您所接收每份附件的份量,請選取「限制附件檔大小為」,並在方框中輸入大小。
  5. 按一下確定
提示: 針對應用程式設定特定選項,建立每份抄本時即可節省更多空間。在您要建立抄本的應用程式中,遵循「使用新抄本指令建立抄本」中的指示,然後依照「縮短所有文件或限制您在抄本中接收的附件檔」、「將抄本限制為資料夾或視圖的子集」或「將抄本限制為指定的資料」中的說明來修改抄本。
指定何時建立新的本端抄本

依預設,每當您使用檔案 > 設定成可離線使用時,即立刻建立本端抄本,但您可變更設定,待下次排定的抄寫開始時才建立新的本端抄本。例如,如果排程設定為只有在連接到辦公室的網路時才執行抄寫,則此設定非常有用。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下抄寫與同步化旁邊的加號,再按一下預設值
  3. 取消選取「立即建立 (而非在下一次排定的同步處理時建立)」,再按一下「確定」。
變更加密等級或停用加密

Lotus Notes 預設會加密本端抄本。如此可保護您的資訊,尤其是當同步副本放在您攜帶同行的筆記型電腦中時。您可以變更加密類型,或關閉喜好設定。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下抄寫與同步化旁邊的加號,再按一下預設值
  3. 請執行其中一項步驟:
    • 若要變更加密類型,請按一下「在本端中加密,使用」旁邊的「高度加密」、「一般加密」或「簡易加密」,再按一下「確定」。如需詳細資訊,請參閱限制本端應用程式存取權
    • 若要停用加密,請取消選取「在本端中加密,使用」。
  4. 按一下確定
建立全文檢索

您可在硬碟中為每個新的本端抄本建立全文檢索。全文索引能夠增進搜尋效果,但可能佔用多達十分之一到四分之一不等的儲存空間,作為其關連資料庫。您可以保留預設值,不建立同步副本的全文檢索,以節省空間。

提示: 建立任何「說明」應用程式的本端抄本之前,請先啟用此項設定。
  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下抄寫與同步化旁邊的加號,再按一下預設值
  3. 選取「建立全文檢索進行快速搜尋」,再按一下「確定」。

Notes 的協助工具

協助工具可協助身體有障礙 (如行動不便或弱視) 的使用者使用資訊科技產品。

協助工具

IBM Lotus Notes 配備有協助工具,可協助身體有障礙 (如行動不便或弱視) 的使用者順利地使用資訊科技產品。下列便是 Lotus Notes 主要的協助工具:

  • 您可以使用加速鍵及指令鍵,在 Lotus Notes 中導覽。

    畫面中加有底線的字母即代表加速鍵,例如 F 就是檔案功能表的加速鍵。在 Microsoft Windows 中,按 ALT 鍵後再按加速鍵就會觸發動作;例如:ALT+F 會顯示檔案功能表。如果啟動,您還可以使用擴充加速鍵。

    指令鍵會直接觸發動作,且通常使用 Ctrl 鍵 (Windows) 或 COMMAND 鍵 (Macintosh)。例如:若要列印,請按下 CTRL+P(Macintosh 使用者,請按 COMMAND+P)。

  • Lotus Notes 使用 Microsoft Active Accessibility (MSAA)。這表示視覺障礙者可以使用螢幕閱讀軟體,配合數位語音合成軟體,就可以聽出螢幕上的指示。
  • Lotus Notes 支援系統的顯示設定值,例如配色、字型大小以及高反差的顯示方式。 請參閱下面的「為弱視設定 Lotus Notes」一節。

Notes 還有許多您可以自訂的功能,以符合您的個人需求。請參閱任何這些章節:

  • 基礎喜好設定中可自訂的設定值
  • 郵件喜好設定中可自訂的設定值
  • 位置喜好設定中可自訂的設定值
  • 進階的 Lotus Notes 設定值
  • 為弱視設定 Lotus Notes

鍵盤快速鍵

如需可用的 Lotus Notes 鍵盤快速鍵的相關資訊,請參閱鍵盤快速鍵Macintosh 的鍵盤快速鍵

除了外應用程式專數按鍵外,本產品使用標準 Microsoft Windows 導覽鍵。

介面資訊

基礎喜好設定中可自訂的設定值

按一下檔案 > 喜好設定 (Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定),然後按一下基本 Notes 用戶端配置以執行下列動作:

自訂預設字型

您可以選擇不同的字型讓內容看起來更加清晰。

顯示下,按一下預設字型,選擇預設字型選項,再按一下確定

選取或清除「顯示擴充加速鍵」選項

擴充加速鍵提供鍵盤方式,以供操作書籤列和視窗標籤。如果已啟動擴充加速鍵,請按住 ALT 鍵,以顯示每個書籤和視窗標籤的附加加速鍵。一旦您看到畫面上顯示出擴充加速鍵時,請按下對應 Notes 中所想移往區域的字母或數字。

進階選項下,選取或清除顯示擴充加速鍵

選取或清除「立體工作區」或「連按兩下右鍵來關閉視窗」選項

您可以清除立體工作區選項,增進螢幕的清晰度或促進螢幕閱讀器的存取速度。連按兩下右鍵來關閉視窗選項則可提供替代方式,在 Lotus Notes 中關閉視窗。

進階選項下,選取或清除其中一或兩個選項。

從 JavaScript、JavaScript 錯誤對話框、Notes 瀏覽器中的 Plugin 或 Notes 瀏覽器中的 ActiveX,啟用或停用 Java applet、JavaScript、Java access

Notes 可以支援Java Applet、JavaScript、Plugins 和 ActiveX 技術。目前尚有一些技術無法使用。主要是根據您使用的存取技術而定,或者您要關閉這些功能。

進階選項下,啟用或停用其中任一選項。

選取或清除「使用 Tab 鍵來導覽唯讀文件」選項

TAB 移至下一個未讀取的文件,直到選取最後一個未讀取的文件為止。再移至下一個圖文框中的下一個可導覽物件。在讀取模態中開啟文件時,Tab 鍵可以導覽任何嵌入物件,如 URL、應用程式鏈結及附加檔案。

進階選項下,選取或清除使用 Tab 鍵來導覽唯讀文件

選取或清除「使用協助工具鍵盤導覽」選項

您可以關閉方向鍵並且啟動 TAB 鍵,在編輯模態之文件內的欄位之間移動。

進階選項下,選取或清除使用協助工具鍵盤導覽

郵件喜好設定中可自訂的設定值

按一下檔案 > 喜好設定 (Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定),然後按一下郵件 > 傳送與接收以執行下列動作:

針對內送郵件設定聲音或畫面通知

當您接收新的郵件訊息,Lotus Notes 會以聲音或畫面訊號加以提示。

當新郵件送達時下,按一下播放音效顯示蹦現警示

選取一個特定的文字處理器

您除了可以使用 Lotus Notes 中的編輯功能外,還可以使用自己的文字處理器編輯文件。

替代訊息編輯器下,按一下 Microsoft WordLotus Word Pro

設定網際網路郵件格式或網際網路新聞格式

您可以選取 HTML 或一般文字格式。

郵件下,按一下網際網路。然後,若為網際網路郵件,請在網際網路郵件格式下選取格式;若為網際網路新聞,則在網際網路新聞格式下選取格式。

位置喜好設定中可自訂的設定值

選擇是否要 Lotus Notes 載入影像

如果您正在使用螢幕閱讀器,無法載入影像。您可以將它們關閉以促進執行效率。

按一下檔案 > 喜好設定 (Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定),按一下位置,按一下要編輯的位置,然後按一下編輯

接著,按一下進階標籤,再按基礎標籤。在載入影像欄位中,按一下要求時

選擇 Lotus Notes 以外的瀏覽器

您可以使用 Lotus Notes 作為瀏覽器,或使用其它的瀏覽器,像是只有文字的瀏覽器。不過您必須先將喜歡的瀏覽器安裝在系統上。

按一下檔案 > 喜好設定 (Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定),按一下 Web 瀏覽器,選取使用我已為此作業系統設為預設值的瀏覽器,然後按一下套用

進階的 Lotus Notes 設定值

進階設定值皆可用。

將工作區設為首頁

為了更方便瀏覽,當您啟動 Lotus Notes 時,可能會想將 Lotus Notes 工作區而非 Lotus Notes 首頁設為螢幕上的第一個畫面。這二項功能均可透過 MSAA 存取。在您的書籤中,開啟應用程式資料夾,用滑鼠右鍵按一下(Macintosh 使用者,請先按住 Ctrl 鍵再按一下)工作區書籤,再按一下設定書籤為首頁

變更 Notes.ini 檔案中的字型設定

Notes.ini 檔案配置檔位於 Lotus Notes 目錄中。其中儲存有關個人執行 Lotus Notes 安裝的資訊。如果您必須一直使用稍微大一點或小一點的字型,請關閉 Lotus Notes,以文字編輯器開啟 Notes.ini 檔案,在檔案中的任意處以新字行新增下列設定:

Display_font_adjustment=n

此處的 n 是預設字型大小要加大的點數,且是介於 -1 至 25 之間的數字。例如,如果您要將字型大小的點數增加 3,您可以輸入:

Display_font_adjustment=3
注意:
使用 4 或更高的值可能會導致發生格式問題。如果必須使用較大的字型,最好在 Windows 中變更您的顯示字型,這樣會影響到電腦上的所有程式,包括 Lotus Notes 在內。請參閱下面的「為弱視設定 Lotus Notes」一節。

新增字型行之後,儲存 Notes.ini 檔,再重新開啟 Lotus Notes。

另一個選項是按一下檔案 > 喜好設定 > 字型與顏色,並選取大字型超大字型

啟用書籤清單的鍵盤導覽

按 Alt+B 以顯示開啟功能表,您可以在此使用鍵盤存取及導覽書籤清單。

在日曆中啟用彙總

在預設日曆視圖中,日期是呈水平導向且含一般垂直時段。為了更方便瀏覽資料庫,您可能會想在這些視圖中使用彙總功能,使視圖完全呈垂直而不含時段,讓您直接瀏覽各個項目。若要這樣做,請開啟日曆,然後按一下檢視 > 顯示 > 摘要

在日曆中顯示日期頁眉資訊

如果您使用鍵盤且日曆已調整大小,所以您看不到所有的日期頁眉資訊,您可以使用 Alt+減號鍵 (-) 開啟窗格邊框的大小功能表。請使用此功能表選取要移動的邊框,然後使用方向鍵移動所選取的邊框。您也可以使用 Alt+空格鍵開啟功能表,來讓您調整整個 Lotus Notes 視窗的大小。

使用預覽窗格

依您使用 Notes 的方式,您可以在視圖中開啟或關閉如「收件匣」的預覽窗格。

螢幕閱讀器使用者應該關閉預覽窗格。若要從視圖中執行此項作業,按 Alt+V 以開啟視圖功能表,按 P 以開啟預覽窗格功能表,再按 P 以取消選取顯示預覽選項。

鍵盤使用者及高反差使用者可能希望保持開啟預覽窗格;因為它提供一種取得選取文件資訊的方式 (例如日曆項目),而這是視圖所欠缺的。

存取郵件和日曆喜好設定

如果您使用的螢幕閱讀器在閱讀郵件或日曆喜好設定時有困難,請嘗試使用 動作 > 更多 > 喜好設定指令來存取郵件和日曆喜好設定,而不要使用檔案 > 喜好設定

從 XPage 型小組件型錄中安裝小組件

若要從 Lotus Notes 進行安裝,請開啟小組件文件、按 Alt+T、 選取小組件,然後選取安裝此小組件

若要從瀏覽器進行安裝,請開啟小組件文件、 用 Tab 鍵跳至「附件檔」區段中的 extension.xml 檔案,然後按 Enter 鍵以下載該檔案。 然後,切換至 Lotus Notes、瀏覽至「我的小組件」側邊工具列畫面,並從畫面的功能表中選取匯入

瀏覽 Domino Designer 功能

如果您對 IBM Lotus Notes 中的 IBM Lotus Domino Designer 功能具有存取權,請遵照這些建議,這樣可以更容易地瀏覽它們:

  • 使用 F6 鍵可在 Domino Designer 圖文框之間循序移動。這會讓您以下列順序輪流瀏覽這些圖文框:直欄、動作窗格 (如果已開啟)、物件/參照圖文框及程式設計師窗格。
  • 在「物件/參照圖文框」中,可使用 Ctrl+Page Up 和 Ctrl+Page Down 在兩個標籤之間進行切換。
  • 在「物件/參照圖文框」中瀏覽時,讓清單保持預設模式,可以更容易瀏覽它。 如果您失去現行選項,請使用檢視/全部展開功能表選項來展開所有子區段,以協助您在清單中找到自己的方位。 Home 鍵和 End 鍵也有助於快速移到清單的頂端和底端。
  • 在「程式設計師窗格」或「物件/參照」窗格中,可使用 Tab 和 Shift+Tab 在清單框、欄位和按鈕之間來回移動。

為弱視設定 Lotus Notes

如果您視力不良,可增加 Lotus Notes 所顯示的字型大小,而且在安排會議時,可將「排程器」設定為一律開啟至摘要視圖,以減少顏色和圖形的使用。

增加 Lotus Notes 中顯示的字型大小

  1. 必要時,請結束 Lotus Notes。若要使作業系統高反差設定能夠被 Lotus Notes 所辨識,必須在啟動 Lotus Notes 之前先設定它們。
  2. 在 Windows 協助工具選項中,請透過作業系統啟用高反差模式 (如需詳細資料,請參閱作業系統的「說明」)。
  3. 啟動 Lotus Notes 並按一下檔案 > 喜好設定 > 字型與顏色,然後選取大字型。這會在 Lotus Notes 資料區域中套用大字型,例如信箱和預覽窗格。
  4. 選取大字型。 這會在 Lotus Notes 資料區域中套用大字型,例如信箱和預覽窗格。
    提示: 當字型大小增加時,如果 Notes 用戶端使用者介面遭到截斷(例如,在「搜尋列」[視圖 -> 搜尋此視圖]), 則可以使用「視圖 -> 右邊」側邊工具列功能表中描述的快速鍵,來輕易地收合「側邊工具列」,以提供更多空間, 供 Notes 主視窗畫面使用。

若為 Microsoft Windows 使用者,最好透過變更 Windows 中的顯示字型, 來變更 Lotus Notes 字型的大小,因為變更 Windows 顯示字型會影響電腦上的所有程式。詳細資訊請參考 Windows 說明。

設定排程器永遠開啟至摘要視圖

「排程器」可以兩種方式的其中之一指出人員何時有空可參加會議 -- 摘要視圖或詳細資料視圖。詳細資料會使用色彩及圖形來指出人員是否有空。如果您有弱視,使用以文字為主的摘要視圖,對您而言可能會比較容易。摘要視圖是「日曆喜好設定」的預設值,但如果預設值已有所變更而您想要加以重設,請執行下列動作:

  1. 從日曆按一下動作 > 更多 > 喜好設定
  2. 按一下排程標籤,然後按一下排程器顯示標籤。
  3. 選取建議的最佳會議時間,並按一下確定

如需在「排程器」中使用彙總詳細資料視圖的相關資訊,請參閱尋找空閒時間以參加會議

IBM 及可存取性

如需 IBM 對協助工具所做承諾的相關資訊, 請參閱 IBM Accessibility Center (www.ibm.com/able)。

鍵盤快速鍵

您可以使用鍵盤快速鍵來導覽 Notes,並在 IBM Lotus Notes 中執行作業。

如果您正在使用螢幕閱讀器,您也許會想將視窗放至最大,以便完全展開及存取下列主題中的鍵盤快速鍵表。

註: 下列鍵盤快速鍵是以美國標準鍵盤為基礎。

按一下下列任何鏈結,即可看到快速鍵表:

延伸加速器

Lotus Notes 會針對開啟按鈕、側邊工具列和動作按鈕使用擴充加速鍵。按住 ALT 鍵,以使用擴充加速鍵。

如果延伸加速器已停用,請按一下檔案 > 喜好設定Macintosh OS X 使用者:按一下Lotus Notes > 喜好設定)、按一下基本 Notes 用戶端配置,然後選取其他選項下的顯示延伸加速器

Lotus Notes 功能表

若要尋找鍵盤快速鍵,可參考 Lotus Notes 中的功能表。 大多數的功能表項目都會在功能表項目的右方顯示同等的鍵盤快速鍵,或將鍵盤快速鍵的字母加上底線。

一般鍵盤快速鍵

您可以使用不同的鍵盤快速鍵來導覽 IBM Lotus Notes。請注意,Ctrl+Shift+L 是鍵盤快速鍵,它會顯示其他可用且有用的快速鍵清單。

表 17. 一般快速鍵

快速鍵

描述

Alt+A

從文件中存取動作

Alt+加速鍵

存取最上層功能表 (例如,Alt+F 開啟檔案功能表)

Alt+下移鍵

開啟下拉控制項,例如名稱欄位中的「選取名稱」對話框、組合框、日期選取器、色板和收合的清單框控制項。

Alt+減號

開啟窗格邊框的「大小」功能表。按 s 鍵以啟動該功能表,移動上移鍵或下移鍵來選取要移動的邊框,然後按左移鍵、右移鍵、上移鍵或下移鍵,來移動所選取的邊框。

Alt+空格鍵

開啟可讓您執行標準視窗作業的功能表,例如回復最小化最大化。使用大小移動指令並配合方向鍵來調整大小或移動 Lotus Notes 視窗。

方向鍵

透過日期選取器來導覽日曆中的日期

方向鍵,左移鍵及右移鍵

導覽標籤或水平清單

方向鍵,上移鍵及下移鍵

導覽垂直清單,例如功能表、領航員、日曆時段,或清單視圖中的項目

Alt+B

存取開啟功能表並開啟應用程式和書籤清單

Ctrl+F7

存取側邊工具列

Ctrl+F

從視圖中開啟「尋找」對話框

Ctrl+F1

(僅限 Linux) 取得現行功能的「說明」

Ctrl+F7,然後按上移鍵及下移鍵,再按 Enter

移至選取的視窗畫面

Ctrl+F8,然後按上移鍵及下移鍵,再按 Enter

移至選取的視窗標籤

Ctrl+Page Up 和 Ctrl+Page Down

在日曆中導覽頁面

Ctrl+Shift+L

開啟可用快速鍵清單

Ctrl+Tab

依標籤順序向前導覽

Ctrl+W

關閉現行標籤頁

Enter 鍵

展開或收合種類或資料夾

Esc 鍵

關閉現行標籤頁、收合現行執行緒或結束現行元素

F1

取得目前功能的說明

Linux 使用者:改用 Ctrl+F1。

F6

循環已開啟視景中的所有窗格。(例如,在郵件和日曆清單視圖之類的視圖中,將視圖領航員的焦點移至清單視圖、預覽窗格 (如果已開啟)、迷你視圖,再回到視圖領航員)。

減號

收合種類或資料夾

Shift+F10

開啟快速功能表

Shift+加號

展開種類、資料夾或執行緒

Shift+Tab

依標籤順序向後導覽

定位點

依標籤順序向前導覽

定位點

焦點放在會議項目之「排程器」的「重新整理排程資訊」圖示。然後,若要存取「排程器」,則再按一次 Tab,將焦點放在整個「排程器」,然後按空格鍵將焦點放在「排程器」中的第一個項目。然後執行下列任一項:

按 Tab 將焦點放在「排程器」的不同項目上。

按 Ctrl+左移鍵及 Ctrl+右移鍵,於時間列有焦點時加以移動。

按 Esc 將焦點從「排程器」上移除,然後按 Shift+Tab 將焦點放在會議項目的先前項目上。

應用程式的鍵盤快速鍵

鍵盤快速鍵能幫助身體殘疾的使用者,如行動不便或視力不佳的人,成功地使用應用程式。

您可以使用下列鍵盤快速鍵來開啟及關閉應用程式。

註: 任何表單、視圖或文件都可能有數個嵌入元件 (日曆中的日期選取器,即為嵌入元件)。您可以導覽嵌入元件、將焦點放在嵌入元件上,然後再刪除焦點,繼續導覽表單、視圖、頁面或文件。焦點在嵌入元件中時,它周圍的淡黑色圖文框會消失。焦點不在嵌入元件中時,它周圍的淡黑色圖文框又會出現。
應用程式的鍵盤快速鍵
表 18. 應用程式快速鍵

快速鍵

描述

方向鍵

在嵌入元件中移動

Ctrl+N

建立新的應用程式

Ctrl+O

開啟應用程式

Ctrl+W

關閉現行標籤頁

Enter 鍵

選取嵌入框線中的項目

Esc 鍵

關閉現行標籤頁或結束現行元素

F9

重新整理目前的文件 (在「編輯」模態中)、視圖或工作區

減號

收合嵌入框線中的資料夾

Page Down 鍵

移至使用中頁面的下方

Page Up 鍵

移至使用中頁面的上方

加號

展開嵌入框線中的資料夾

Shift+Ctrl+F9

更新目前應用程式中的所有視圖

Shift+F9

重建目前的文件、視圖或工作區 (必須有「管理員」使用權)

空格鍵

焦點放在嵌入元件

上移鍵和下移鍵

在嵌入框線中移動

內容方框的鍵盤快速鍵

您可以在使用內容方框時使用一些鍵盤快速鍵。

在 IBM Lotus Notes 中,您可以開啟內容方框,來瞭解及變更文件、物件或應用程式的特性。例如,編輯文件時,按一下文字 > 文字內容以開啟「文字內容」方框。

表 19. 內容方框快速鍵

快速鍵

描述

Alt+下移鍵

開啟字型標籤中的顏色欄位

Alt+上移鍵

關閉字型標籤中的顏色欄位

Alt+Enter

開啟或關閉內容方框

Ctrl+Alt+Enter

開啟或關閉內容方框中的快速工具

Ctrl+End

移至最後一個內容方框標籤 (在「文字內容」及「表格內容」中,最後一個標籤是快速工具)

Ctrl+Home

移至第一個內容方框標籤

Ctrl+Page Down

移至下一個內容方框標籤

Ctrl+Page Up

移至前一個內容方框標籤

下移鍵或右移鍵

在內容方框中,選取清單或選項集中的下一個項目

Enter 鍵

啟動內容方框中的預設或選定項目

Enter 鍵

關閉字型標籤中的顏色欄位並啟動選項

Esc 鍵

關閉字型標籤中的顏色欄位,不啟動選項

Esc 鍵

焦點放在內容方框時關閉內容方框

F1

取得目前內容方框的「說明」

Shift+Tab

移至內容方框中的上一個選項或選項集

定位點

移至內容方框中的下一個選項或選項集

註: 若為包含「公式」窗格的內容框,例如建立按鈕焦點資訊, 則可以附加某個 Script,以定義按下按鈕時的行為。此 Script 會輸入在「公式」窗格中, 當焦點放在 Rich Text 欄位中的焦點資訊時,即會變成可用。「公式」窗格包含數個控制項、至少兩個組合框, 以及一個編輯欄位(用於輸入 Script 的文字)。因為編輯欄位將接受 Tab 鍵作為實際的字元, 所以無法透過 Tab 鍵從編輯欄位導覽至下一個選項。若要在「公式」窗格內導覽,請使用 Shift+Tab 鍵組合。

上移鍵或左移鍵

在內容方框中,選取清單或選項集中的上一個項目

註: 如果您開啟內容方框來編輯文字 (例如,「區段內容」方框中的區段標題),會顯示按鈕,讓您接受或捨棄對文字所做的變更,但不能從鍵盤存取按鈕。您可按 Tab 鍵接受文字變更並移至下一個內容欄位,或按 Esc 鍵捨棄文字變更,作為因應之道。

在文件中選取及移動文字的鍵盤快速鍵

當您建立或編輯郵件訊息或文件時,可以使用鍵盤快速鍵。

您必須在「編輯」模態中使用這些快速鍵。按 Ctrl+E,即可將文件放入「編輯」模態。

表 20. 文字快速鍵

快速鍵

描述

方向鍵

移動游標

註: 如果 Scroll Lock 鍵已啟動,請捲動頁面

Ctrl+A

選取文件的所有內容

Ctrl+C

複製選取的文字或物件

Ctrl+下移鍵

將清單或表格中的項目向下移動一列

Ctrl+上移鍵

將清單或表格中的項目向上移動一列

Ctrl+V

貼上文字或物件

Ctrl+X

剪下選取的文字或物件

Delete 鍵

刪除選定圖形

Delete 鍵

刪除選取的文字或物件

Shift+Ctrl+下移鍵

選取文字直到下一行的相同點

Shift+Ctrl+左移鍵

選取上一個字

Shift+Ctrl+右移鍵

選取下一個字

Shift+Ctrl+上移鍵

選取文字直到上一行的相同點

Shift+Ctrl+下移鍵

選取文字直到目前的行的結尾,並將焦點移至下一行

Shift+End

選擇目前這一行行尾處

Shift+Home

選擇目前這一行開始處

Shift+左移鍵

選擇前一個字元

Shift+右移鍵

選擇下一個字元

Shift+上移鍵

選取文字直到目前的行的開頭,並將焦點移至上一行

在文件中移動游標的鍵盤快速鍵

當您要建立或編輯郵件訊息或文件時,您可以使用不同的鍵盤快速鍵來移動游標。

您必須在「編輯」模態中使用該快速鍵。按 Ctrl+E,即可將文件放入「編輯」模態。

表 21. 游標快速鍵

快速鍵

移至

方向鍵 (若使用協助工具鍵盤導覽已停用)

表單中的不同欄位

Ctrl+左移鍵

目前的字的開頭

Ctrl+右移鍵

下一個字的開頭

結束

行尾

Home 鍵

行首

Shift+Tab

表單中前一個欄位

Shift+Tab

表格中的上一列

定位點

表格中的下一列

Tab (須已啟用基礎喜好設定中的 (使用協助工具鍵盤導覽)

表單中下一個欄位

在文件中變更文字及段落內容的鍵盤快速鍵

建立或編輯「郵件」訊息或文件時,可以使用不同的鍵盤快速鍵。

您必須在「編輯」模態中使用該快速鍵。按 Ctrl+E,即可將文件放入「編輯」模態。

表 22. 文字及段落快速鍵

快速鍵

描述

Ctrl+B

選取的文字變為粗體字

Ctrl+E

使文件處於讀取或編輯模態

Ctrl+F

尋找文字並取代

Ctrl+G

「尋找文字並取代」啟動時找下一項

Ctrl+I

選取的文字變為斜體字

Ctrl+J

格式段落 (對齊、間距等)

Ctrl+K

格式化文字(字型、大小、顏色等)

Ctrl+R

顯示/隱藏座標尺

Ctrl+T

將文字樣式變更為「一般字」

   

Ctrl+U

選取的文字加上底線

Ctrl+Z

復原上一個動作

F2

將選取文字的字體放大為下一個級數

F7

段落第一行縮排

F8

整段縮排

F9

重新整理目前的文件 (在「編輯」模態中)、視圖或工作區

F11

段落樣式循環 (定義於「文字內容」的「段落樣式」標籤)

Shift+F2

將選取文字的字體縮小為下一個級數

Shift+F7

段落中的第一行凸排

Shift+F8

整段凸排

Macintosh 的鍵盤快速鍵

您可以使用鍵盤快速鍵來導覽 Notes,並在 IBM Lotus Notes 中執行作業。

如果您正在使用螢幕讀取器,您也許會想將視窗放至最大,以便完全展開及存取下列主題中的鍵盤快速鍵表。

Macintosh 可讓您將功能鍵 (F1-F15) 對應到 Macintosh 中的應用程式。若要使用對應到 Lotus Notes 特定功能的功能鍵,例如使用 F9 來重新整理視圖,必須按 OPTION+功能鍵。若要能不必先按 OPTION 即可使用功能鍵,請開啟 Macintosh Finder,然後開啟 Apple 功能表,並按一下控制台 > 鍵盤 > 功能鍵,然後在功能鍵設定區段中選取使用 F1 至 F15 作為功能鍵

註: 下列鍵盤快速鍵是以美國標準鍵盤為基礎。

按一下下列任何鏈結,即可看到快速鍵表:

若要尋找鍵盤快速鍵,也可參考 Lotus Notes 中的功能表。大多數的功能表項目都會在功能表項目的右方顯示同等的鍵盤快速鍵,或加上底線的快速鍵字母。

應用程式的鍵盤快速鍵 (Macintosh)

您可以使用不同的 Macintosh 鍵盤快速鍵來開啟及關閉應用程式,以及使用應用程式功能 ( 包括在視圖、資料夾以及在窗格中進行瀏覽 ) 。

註: 在任何表單、頁面或文件中,可以有任意數量的嵌入元件 (「日曆」中的日期選取器的便是嵌入元件的一個範例)。您可以導覽嵌入元件、將焦點放在嵌入元件上,然後再刪除焦點,繼續導覽表單、視圖、頁面或文件。焦點在嵌入元件中時,它周圍的淡黑色圖文框會消失。焦點不在嵌入元件中時,它周圍的淡黑色圖文框又會出現。
應用程式的鍵盤快速鍵
表 23. 應用程式快速鍵

快速鍵

描述

方向鍵

在嵌入元件中移動

Command+N

建立新的應用程式

Command+O

開啟應用程式

Esc 鍵

結束嵌入元件

Esc 或 Command+W

關閉目前的應用程式

F9

重新整理目前的文件 (在「編輯」模態中)、視圖或工作區

減號 (-) 鍵

收合嵌入框線中的資料夾

Page Down 鍵

移至使用中頁面的下方

Page Up 鍵

移至使用中頁面的上方

加號 (+) 鍵

展開嵌入框線中的資料夾

Return 鍵

選取嵌入框線中的項目

Shift+Command+F9

更新目前應用程式中的所有視圖

Shift+F9

重建目前的文件、視圖或工作區 (必須有「管理員」使用權)

空格鍵

焦點放在嵌入元件

上移鍵和下移鍵

在嵌入框線中移動

在文件中選取及移動文字的鍵盤快速鍵 (Macintosh)

當您建立或編輯「郵件」訊息或文件時,可以使用 Macintosh 鍵盤快速鍵。

您必須在「編輯」模態中使用這些快速鍵。按 COMMAND+E,即可將文件放入「編輯」模態。

表 24. 文字快速鍵

快速鍵

描述

Command+A

選取文件的所有內容

Command+C 或 F3

複製選取的文字或物件

Command+下移鍵

將清單或表格中的項目向下移動一列

Command+上移鍵

將清單或表格中的項目向上移動一列

Command+V 或 F4

貼上文字或物件

Command+X 或 F2

剪下選取的文字或物件

Del 或 Option+Delete

刪除選定圖形

Del 或 Option+Delete

刪除選取的文字或物件

Shift+Command+下移鍵

選取文字直到下一行的相同點

Shift+Command+上移鍵

選取文字直到上一行的相同點

Shift+Command+右移鍵

選取下一個字

Shift+Command+左移鍵

選取上一個字

Shift+下移鍵

選取文字直到目前的行的結尾,並將焦點移至下一行

Shift+T+End (僅擴充的 Macintosh 鍵盤)

選擇目前這一行行尾處

Shift+Home

選擇目前這一行開始處

Shift+左移鍵

選擇前一個字元

Shift+右移鍵

選擇下一個字元

Shift+上移鍵

選取文字直到目前的行的開頭,並將焦點移至上一行

在文件中移動游標的鍵盤快速鍵 (Macintosh)

當您要建立或編輯郵件訊息或文件時,可以使用不同的 Macintosh 鍵盤快速鍵來移動游標。

您必須在「編輯」模態中使用該快速鍵。按 COMMAND+E,即可將文件放入「編輯」模態。

表 25. 游標快速鍵

快速鍵

移至

Command+左移鍵

目前的字的開頭

Command+右移鍵

下一個字的開頭

End (僅擴充的 Macintosh 鍵盤)

行尾

Home 鍵

行首

Shift+Tab

表單中前一個欄位

Shift+Tab

表格中的上一列

定位點

表單中下一個欄位

定位點

表格中的下一列

在文件中變更文字及段落內容的鍵盤快速鍵 (Macintosh)

建立或編輯「郵件」訊息或文件時,可以使用不同的 Macintosh 鍵盤快速鍵。

您必須在「編輯」模態中使用該快速鍵。按 COMMAND+E,即可將文件放入「編輯」模態。

表 26. 文字及段落快速鍵

快速鍵

描述

Command+B

選取的文字變為粗體字

Command+E

使文件處於讀取模態

Command+F

尋找文字並取代

Command+G

尋找文字並取代啟動時找下一項

Command+I

選取的文字變為斜體字

Command+J

格式段落 (對齊、間距等)

Command+K

格式化文字(字型、大小、顏色等)

Command+R

顯示或隱藏座標尺

Command+T

變更文字樣式為預設值 (唯有文字樣式是來自「段落樣式」,顏色才會變更)

Command+U

選取的文字加上底線

F1

復原上一個動作

F7

段落第一行縮排

F8

整段縮排

F9

重新整理目前的文件 (在「編輯」模態中)、視圖或工作區

F11

段落樣式循環 (定義於「文字內容」的「段落樣式」標籤)

Shift+Command+L

插入分頁線

Shift+F7

段落第一凸排

Shift+F8

整段凸排

依照擴充寫作順序所列的特殊字元

寫作順序是可產生特殊字元的按鍵字串。您可以使用寫作順序或擴充寫作順序來新增特殊字元到文件中。

您可以透過擴充寫作順序來使用所列的這些特殊字元。

表 27. 依照擴充寫作順序的特殊字元

Windows 及 Macintosh 的擴充寫作順序

字元

字元名稱

Windows 的寫作順序

Macintosh 的鍵盤快速鍵

0-128

Ç

C 尾形符號

C+逗號 (,)

Option+SHIFT+C

0-129

ü

u 曲音符號

u+引號 (")

Option+U,再按 U

0-130

é

e 重音

e+單引號 (')

Option+E,再按 E

0-131

â

a 抑揚符號

a+脫字符號 (^)

Option+I,再按 A

0-132

á

a 曲音符號

a+引號 (")

Option+U,再按 A

0-133

à

a 沈音符號

a+重音符號 (`)

Option+重音符號 (`),再按 A

0-134

å

a 同等

a+星號 (*)

Option+A

0-135

ç

c 尾形符號

c+逗號 (,)

Option+C

0-136

ê

e 抑揚符號

e+脫字符號 (^)

Option+I,再按 E

0-137

ë

e 曲音符號

e+引號 (")

Option+U,再按 E

0-138

è

e 沈音符

e+重音符號 (`)

Option+重音符號 (`),再按 E

0-139

ï

i 曲音符號

i+引號 (")

Option+U,再按 I

0-140

î

i 抑揚符號

i+脫字符號 (^)

Option+I,再按n I

0-141

ì

i 沈音符號

i+重音符號 (`)

Option+重音符號 (`),再按 I

0-142

Ä

A 曲音符號

A+引號 (")

Option+U,再按 Shift+A

0-143

Å

A 同等

A+星號 (*)

Option+Shift+A

0-144

É

E 重音符號

E+單引號 (')

Option+E,再按 Shift+E

0-145

Æ

ae 雙元音

a+e

Option+單引號 (')

0-146

Æ

AE dipthong

A+E

Option+Shift+單引號 (')

0-147

ô

o 抑揚符號

o+脫字符號 (^)

Option+I,再按 O

0-148

ö

o 曲音符號

o+ 引號 (")

Option+U,再按 O

0-149

ò

o 沈音符號

o+重音符號 (`)

Option+重音符號 (`),再按 O

0-150

û

u 抑揚符號

u+脫字符號 (^)

Option+I,再按 U

0-151

ù

u 沈音符號

u+重音符號 (`)

Option+重音符號 (`),再按 U

0-152

ÿ

y 曲音符號

y+引號 (")

Option+U,再按 Y

0-153

Ö

O 曲音符號

O+引號 (")

Option+U,再按 Shift+O

0-154

Ü

U 曲音符號

U+引號 (")

Option+U,再按 Shift+U

0-155

ø

o 斜線

o+正斜線 (/)

Option+O

0-156

£

英鎊符號

L+等號 (=)、l+等號 (=)、L+連字號 (-) 或 l+連字號 (-)

Option+3 (在英國,SHIFT+3)

0-157

Ø

O 斜線

O+正斜線 (/)

Option+Shift+O

0-158

×

乘號

x+x,或 X+X

 

0-159

拉丁文小寫字母 F 帶勾

拉丁文小寫字母 F 帶勾

 

Option+F

0-160

á

a 重音符號

a+單引號 (')

Option+E,再按 A

0-161

í

i 重音符號

i+單引號 (')

Option+E,再按 I

0-162

ó

o 重音符號

o+單引號 (')

Option+E,再按 O

0-163

ú

u 重音符號

u+單引號 (')

Option+E,再按 U

0-164

ñ

n 顎化符號

n+波形符號 (~)

Option+N,再按 N

0-165

Ñ

N 波形符號

N+波狀符號 (~)

Option+N,再按 Shift+N

0-166

ª

陰序數

a+底線 (_),或 A+底線 (_)

Option+9

0-167

º

陽序數

O+底線 (_),或 o+底線(_)

Option+0

0-168

¿

反問號

問號 (?)+問號 (?)

Option+Shift+問號(?)

0-169

®

註冊商標

R+O,或 R+0,或 r+0

Option+R

0-170

¬

起始線

連字號 (-)+右方括弧(])

Option+L

0-171

½

二分之一

1+2

 

0-172

¼

四分之一

1+4

 

0-173

¡

反驚歎號

驚嘆號 (!)+驚嘆號 (!)

Option+1

0-174

«

左角引號

小於符號 (<)+小於符號 (<)

Option +反斜線 (\)

0-175

»

右角引號

大於符號 (>)+大於符號(>)

Option +Shift+反斜線 (\)

0-176

淡灰區塊

淡灰區塊

   

0-177

一般灰區塊

一般灰區塊

   

0-178

深灰區塊

深灰區塊

   

0-179

方框繪圖略微垂直

方框繪圖略微垂直

   

0-180

方框繪圖左方略微垂直

方框繪圖左方略微垂直

   

0-181

Á

A 重音符號

A+單引號 (')

Option+E,再按 Shift+A

0-182

Â

A 長音符號

A+脫字符號 (^)

Option+Shift+M

0-183

À

A 重音符號

A+重音符號 (`)

Option+重音符號 (`),再按 Shift+A

0-184

©

版權

C+O,或 c+o,或 C+0,或 c+0

Option+G

0-185

方框繪圖左垂直二行

方框繪圖左垂直二行

   

0-186

方框繪圖垂直二行

方框繪圖垂直二行

   

0-187

方框繪圖左下二行

方框繪圖左下二行

   

0-188

方框繪圖左上二行

方框繪圖左上二行

   

0-189

¢

c+垂直線 (|)、c+正斜線 (/)、C+垂直線 (|) 或 C+正斜線 (/)

Option+4

0128

歐元

=+E

Option+Shift+2

0-190

¥

日圓

Y+等號 (=),或 y+等號 (=),或 Y+連字號(-),或 y+連字號(-)

Option+Y

0-191

方框繪圖左方略微向下

方框繪圖左方略微向下

   

0-192

方框繪圖右方略微向上

方框繪圖右方略微向上

   

0-193

方框繪圖水平略微向上

方框繪圖水平略微向上

   

0-194

方框繪圖水平略微向下

方框繪圖水平略微向下

   

0-195

方框繪圖右方略微垂直

方框繪圖右方略微垂直

   

0-196

em 橫線

em 橫線

   

0-197

方框繪圖水平略微垂直

方框繪圖水平略微垂直

   

0-198

ã

a 顎化符號

a+波狀符號 (~)

Option+N,再按 A

0-199

Ã

A 波形符號

A+波形符號 (~)

Option+N,再按 SHIFT+A

0-200

方框繪圖右上二行

方框繪圖右上二行

   

0-201

方框繪圖右下二行

方框繪圖右下二行

   

0-202

方框繪圖水平上二行

方框繪圖水平上二行

   

0-203

方框繪圖水平向下二行

方框繪圖水平向下二行

   

0-204

方框繪圖右垂直二行

方框繪圖右垂直二行

   

0-205

方框繪圖水平二行

方框繪圖水平二行

   

0-206

方框繪圖垂直及水平二行

方框繪圖垂直及水平二行

   

0-207

¤

Intl. Curr.

X+O,或 x+o,或 X+0,或 x+0

Option+Shift+2

0-208

ð

Eth 小寫

d+連字號 (-)

 

0-209

Ð

Eth 大寫

D+連字號 (-)

 

0-210

Ê

E 長音符號

E+脫字符號 (^)

Option+I,再按 Shift+E

0-211

Ë

E 曲音符號

E+引號 (")

Option+U,再按 Shift+E

0-212

È

E 重音符號

E+重音符號 (`)

Option+重音符號 (`),再按 Shift+E

0-213

無點小寫 i

無點 i

 

Option+Shift+B

0-214

Í

I 重音符號

I+單引號 (')

Option+Shift+S

0-215

Î

I 長音符號

I+脫字符號 (^)

Option+Shift+D

0-216

Ï

I 曲音符號

I+引號 (")

Option+Shift+F

0-217

方框繪圖左方略微向上

方框繪圖左方略微向上

   

0-218

方框繪圖右方略微向下

方框繪圖右方略微向下

   

0-219

整個區塊

整個區塊

   

0-220

下半區塊

下半區塊

   

0-221

¦

垂直線,分隔線

正斜線 (/)+空格鍵

 

0-222

Ì

I 重音符號

I+重音符號 (`)

Option+重音符號 (`),再按 Shift+A

0-223

上半區塊

上半區塊

   

0-224

Ó

O 重音符號

O+省略符號 (')

Option+Shift+H

0-225

ß

德文尖形符號,小寫

s+s

Option+S

0-226

Ô

O 長音符號

O+脫字符號 (^)

Option+Shift+J

0-227

Ò

O 重音符號

O+重音符號 (`)

Option+Shift+L

0-228

õ

o 波形符號

o+波狀符號 (~)

Option+N,再按 O

0-229

Õ

O 波形符號

O+ 波狀符號 (~)

Option+N,再按 Shift+O

0-230

µ

希臘文 mu,小寫

正斜線 (/)+u

Option+M

0-231

þ

冰島文托倫,小寫

p+連字號 (-)

 

0-232

Þ

冰島文托倫,大寫

P+ 連字號 (-)

 

0-233

Ú

U 重音符號

U+單引號 (')

Option+Shift+分號 (;)

0-234

Û

U 長音符號

U+脫字符號 (^)

Option+I,再按 Shift+U

0-235

Ù

U 重音符號

U+重音符號 (`)

Option+重音符號 (`),再按 Shift+U

0-236

ý

y 重音符號

y+省略符號 (')

 

0-237

Ý

Y 重音符號

Y+單引號 (')

 

0-238

¯

Overline

脫字符號 (^)+連字號 (-)

 

0-239

´

重音符號

 

Option+Shift+E

0-240

­

連字號

連字號(-)+等號 (=)

 

0-241

+/-

加號∕減號

加號 (+)+連字號 (-)

Option+Shift+等號 (=)

0-242

雙底線

雙底線

   

0-243

¾

3 夸特

3+4

 

0-244

段落符號

驚嘆號 (!)+p

Option+7

0-245

§

小節符號

s+o

Option+6

0-246

÷

除號

冒號 (:)+連字號 (-)

Option+正斜線 (/)

0-247

¸

尾形符號

逗號 (,)+逗號 (,)

Option+Shift+Z

0-248

°

度數符號

脫字符號 (^)+0 (零)

Option+SHIFT+8

0-249

¨

母音變化記號

 

Option+Shift+U

0-250

·

置中點

脫字符號 (^)+句號 (.)

Option+Shift+9

0-251

¹

1 上標

脫字符號 (^)+1

 

0-252

³

3 上標

脫字符號 (^)+3

 

0-253

²

2 上標

脫字符號 (^)+2

 

0-254

置中區塊

置中區塊

   

0-255

 

空格

   

使用首頁

IBM Lotus Notes 依預設會開啟您的首頁,除非您將 Notes 設為開啟應用程式,如「郵件」或「日曆」。預設的首頁會提供一個中心位置,讓您存取「郵件」、「日曆」、「聯絡人」、「待辦事項清單」及「記事本」。

您也可以開啟 IBM Lotus Symphony 文件、簡報及試算表。

註: 您第一次開啟 Notes 時,「入門」頁面會開啟。不過,一旦關閉此頁面,Notes 即會開啟「首頁」或您指定的應用程式。

您不一定要使用預設首頁。您可以使用隨附的其中一種格式建立新首頁,包括名為「我的工作」與入口網站類似的頁面。

若要開啟首頁,按一下開啟 > 首頁

如何變更預設首頁?

您可以輕鬆地將目前的首頁變更為其他版面,或變更為已建立的其他首頁類型。

  1. 按一下「首頁」視窗標籤。如果看不到此標籤,請按一下 開啟 > 首頁
  2. 在首頁的上邊框,按一下按一下此處以取得首頁選項
  3. 選取目前的首頁下,從清單中選取首頁。

從首頁回復到初次的設定

如果想要啟動新的首頁,則您可以回到第一次設定。

  1. 在首頁的上邊框,按一下按一下此處以取得首頁選項文字。
  2. 按一下左上角的回復到初次的設定

如何建立新的首頁?

您可以建立專屬的首頁,將您認為重要的 IBM Lotus Notes 及 Web 資訊放在首頁中。請使用「首頁精靈」建立首頁。

請執行下列任一作業以啟動精靈:

  • 在 Lotus Notes 的設定頁面,按一下建立我的首頁按鈕。
  • 在目前的首頁中,按一下按一下此處取得首頁選項,然後按一下建立新的首頁按鈕。

您可以建立三種類型的首頁:

  • 圖文框 - 圖文框式的首頁是一種結構式頁面,可讓您選擇要顯示的圖文框數量及格式。圖文框可包含資料庫畫面、執行按鈕、預覽窗格、儲存在作業系統上的資料夾、網頁以及啟動列,可讓您從「歡迎頁面」開啟各種不同的 Notes 和 Web 鏈結。

    圖文框式的首頁

  • 個人頁面 - 個人式的首頁是一種不限格式的單一框架頁面。您有許多預先填好的版面可以選擇,或使用「進階」版面來建立自己的版面。您可在其中加入圖片、Rich-Text、Java Applet 及內嵌元素 (如內嵌式日期選取器)。

    個人首頁

  • 我的工作 - 此類型的首頁具有類似入口網站的標籤。每個標籤都分成多個窗格,可顯示「郵件」、「日曆」、「待辦事項清單」、最常用的 Notes 應用程式及網站等等。「我的工作」首頁可幫助您組織與管理日常作業以及與公司同事間的通訊。

如何刪除我所建立的首頁?

您可以具有多個首頁設計,而且您可以刪除任何已建立的首頁。

  1. 開啟您要刪除的首頁。
  2. 按一下按一下此處以取得首頁選項文字。
  3. 按一下「刪除」。
  4. 在「繼續刪除」對話框中按一下

如何自訂我的首頁?

建立首頁後,您可隨時變更其內容,或重新安排頁面版面。

重新整理首頁內容

如果您對顯示在首頁的應用程式進行變更,則須在首頁重新整理其圖文框,才能將這些變更反映於首頁中。

使用下列任一項目重新整理首頁內容:

  • 在某個圖文框內按一下,並選取 檢視 > 重新整理,以更新圖文框的內容。
  • 按一下圖文框切換器的「重新整理」箭號,以更新該圖文框的內容。
  • 按一下 Notes 工具列的「重新整理」圖示,以更新所有圖文框的內容。
  • SHIFT 再按一下 Notes 工具列的「重新整理」圖示,以刪除並重建所顯示的視圖索引。

暫時變更圖文框式的首頁

您可以暫時變更圖文框的內容,但僅止於目前的 IBM Lotus Notes 階段作業期間。下次開啟 Lotus Notes 時,圖文框內容會回復為您最初設定首頁時所選取的內容。

註: 「基礎」首頁中無此選項。
  1. 開啟圖文框式的首頁。
  2. 按一下您要變更的圖文框右方的箭頭。
    表 28. 圖文框內容選項

    目的?

    按一下此選項

    鏈結到「郵件」、「日曆」、「聯絡人」、「記事本」及「待辦事項」

    每日例行作業 每日例行作業

    顯示「郵件收件匣」

    信箱 信箱

    顯示「垃圾桶」視圖

    垃圾桶 垃圾桶

    顯示「日曆」

    日曆 日曆

    顯示「待辦事項」清單

    待辦事項 待辦事項

    顯示訂閱內容以檢查最新的訂閱通知

    訂閱 訂閱

    顯示選擇的網頁

    網頁 網頁

    開啟您可存取的任何 Notes 應用程式,並顯示您選擇的視圖

    資料庫 資料庫

    存取並顯示作業系統的任何資料夾

    註: 不適用於 Macintosh 或 Linux

    檔案資料夾 檔案資料夾

    重新整理或更新圖文框的內容

    半圓弧箭頭

    還原圖文框原來的內容

    回復 回復

提示: 您可以拖曳首頁中任意圖文框的邊框,以調整其大小。

永久變更圖文框式的首頁

您可以在建立首頁之後,變更首頁所顯示的圖文框。

  1. 開啟圖文框式的首頁。
  2. 按一下寫著按一下此處以取得首頁選項的首頁上方邊框。
  3. 按一下自訂頁面
  4. 在「自訂首頁」對話框中選取您要自訂的項目。
  5. 當它開啟時,請使用「首頁精靈」變更首頁的內容。

編輯個人首頁

您可以在個人首頁上變更某些欄位的內容類型。

  1. 開啟個人首頁。
  2. 按一下寫著按一下此處以取得首頁選項的首頁上方邊框。
  3. 按一下編輯此頁面
    提示: 如需欄位說明的使用方式以及變更個人首頁內容的詳細資訊,請按一下問號圖示。
  4. 按一下首頁中任一欄位說明旁邊的箭號,然後選取要新增的內容類型,如圖片或附件等等。
  5. 按一下欄位說明上的圖示,然後瀏覽並選取要新增至首頁的項目。
  6. 按一下儲存

欄位說明

顯示每日提示或新增項目按鈕

您可在「日曆的基礎」首頁上顯示「每日提示」,此為 IBM Lotus Notes 的使用說明提示。您也可以顯示「新增項目」按鈕, 然後使用此按鈕直接從首頁建立新的「郵件」信件、「日曆」項目、「聯絡人」、「待辦事項」項目,或記事本項目。

  1. 若您目前的首頁是「日曆的基礎」首頁,請跳至步驟 3;若不是,請繼續進行步驟 2。
  2. 按一下按一下此處以取得首頁選項文字,然後從目前的首頁選擇清單中選取日曆的基礎
  3. 在「日曆的基礎」首頁中,按一下按一下此處以取得首頁選項文字。
  4. 隱藏每日提示顯示「新項目」按鈕兩者中擇一,或兩者皆選。

每日提示/新項目

從首頁設定您的記事本選項

建立記事本應用程式後,即可從首頁按一下記事本按鈕,存取您的記事本。您需從「基礎」或「日曆的基礎」首頁設定記事本。

  1. 若您目前的首頁是「基礎」或「日曆的基礎」首頁,請跳至步驟 3;若不是,請繼續進行步驟 2。
  2. 按一下按一下此處以取得首頁選項文字,然後從目前的首頁選擇清單中選取基礎日曆的基礎
  3. 從首頁按一下按一下此處以取得首頁選項文字。
  4. 按一下設定記事本
  5. 請執行其中一項步驟:
    表 29. 記事本選項

    作業

    步驟

    選取記事本

    對於要使用的記事本,請選取現有的記事本,然後執行下列其中一項:

    • 如果記事本的名稱出現,按一下確定
    • 按一下瀏覽,然後從清單中選取記事本檔案,並按一下開啟

    建立記事本

    1. 對於要使用的記事本,請選取新的記事本
    2. 提供記事本的名稱。
    3. 勾選限制存取我的記事本,以確保只有您可以存取您的記事本。
    註: 限制存取不會將記事本加密,它只規定誰可以存取它。
    更新舊記事本的設計 (先前稱為個人日誌) 使用這些步驟取代設計:
    1. 開啟現有的個人日誌應用程式 (例如 myjournal.nsf)。
    2. 按一下檔案 > 應用程式 > 取代設計。(如果您沒看到此功能表選項,請按一下視圖 > 進階功能表,然後重試此步驟)。
    3. 選取 Notebook (8),然後按一下取代

使用我的工作首頁

您可以用另一種稱為「我的工作」的首頁類型,來取代預設的 IBM Lotus Notes 首頁。「我的工作」中有三個入口網站般的標籤,並分為多重窗格,顯示出您的「郵件」、「日曆」、「待辦事項」清單等等。

數個窗格允許您顯示最常用的 Notes 資料庫及網站 -- 協助您組織與管理日常事務,以及與公司裡的其他人溝通。

「我的工作」針對不同類型的活動設有不同的標籤,並有從任何標籤皆可使用的工具。下列各節說明如何使用每一個工具或標籤:

搜尋以及啟動器等工具

根據預設,無論您在使用哪個標籤,「我的工作」的右側都會顯示「搜尋」及「啟動器」等工具。

搜尋

您可以使用 Google 搜尋引擎或其他搜尋引擎,來搜尋 Web。您也可以在 Notes 網域中搜尋其標題包含您所設搜尋語詞的應用程式。

啟動程式

使用啟動器來啟動 Notes 或其他應用程式,以及藉由拖曳 Notes 文件或 Web 網頁至「啟動器」來開啟它們。您也可以使用下列步驟,新增 Notes 應用程式至「啟動器」:

  1. 按一下檔案 > 應用程式 > 開啟
  2. 選取應用程式,然後按一下書籤
  3. 展開更多書籤資料夾,選取我的工作啟動器資料夾,然後按一下 確定
提示
  • 若需更多關於任何工具的資訊,請在工具窗格中按一下 ?
  • 若要暫時隱藏工具窗格,按一下工具左側的箭號。若要再度顯示工具窗格,按一下首頁最右側的箭號。
今天標籤

您可以使用「今天」標籤以掃描新的郵件、檢視今天的日曆項目,或顯示您的「待辦事項」清單。您可以在「今天」標籤上選擇要包括其中一項或全部包括。

以下是根據預設,「今天」標籤中,每一個窗格的功用。

表 30. 今日標籤選項
選項 作業

顯示最近的訊息

  • 讀取最新的郵件。「最新的訊息」會每天重新整理「收件匣」中的新郵件,而游標的位置則是每八小時重新整理。(如果您結束 Notes 用戶端已超過八小時,則游標位置會在您重新啟動 Notes 時重新整理)。
  • 啟動新的備忘錄。
  • 顯示「收件匣」以外的郵件視圖,或顯示資料夾的內容。
  • 展開「最新的訊息」區以併入緒,於是當您按一下郵件時,便會一起顯示其回覆,可讓您檢視完整交談。(僅顯示目前階段作業的緒)。
  • 開啟「收件匣」的完整視圖。

顯示今天的日曆

  • 查看您今天的日曆項目。
  • 建立新的日曆項目。若要變更可從「今天」標籤建立的項目類型,請變更新日曆項目的預設值。
  • 開啟「日曆」的完整視圖。

顯示待辦事項/通知/後續

  • 從「待辦事項」視圖查看項目的清單
  • 新增「待辦事項」項目到清單
  • 開啟「待辦事項」清單的完整視圖。
  • 顯示「後續」或「新通知」迷你視圖而非「待辦事項」
註: 根據您使用的郵件範本,此窗格的選項會有所不同。
提示
  • 若要往垂直方向展開窗格,按一下窗格右上角的「最大化」圖示。按一下「最小化」圖示可使窗格恢復原來大小。
  • 若要調整窗格大小,請將游標移至兩個窗格之間,直到它變成為十字形;再按住並將窗格的邊框向上、下、左或右拖曳。
  • 如果窗格中已開啟「在視圖中搜尋」列,請按一下右上角的「關閉」圖示來關閉該列,這樣一來您將可以看到更多窗格的內容。
合作標籤

您可能會將一天中大部分的時間花在「合作」標籤上。底端的窗格很適合用來顯示公司提供員工一般資訊所用的資料庫或網站。

以下是根據預設,「合作」標籤中,每一個窗格的功用。如需可對此標籤作其他變更的相關資訊,請參閱編輯「我的工作」首頁

表 31. 協同作業標籤選項
選項 作業

信箱

不必離開「我的工作」頁面即可如常使用「收件匣」(含動作列)。

註: 您無法使用此「收件匣」將不想要的郵件過濾到「垃圾郵件」視圖 -- 您必須使用「郵件」中的完整視圖「收件匣」。

底端窗格

按一下在底端窗格下方的鏈結,以顯示下列其中一個項目。按另一個鏈結即可變更為顯示出該項目。每一個項目中都有動作列及捲軸。

  • 您的聯絡人(預設值)
  • Domino 名錄
  • 您的日曆
  • 您的應用程式訂閱
  • 您最愛的網站
  • 您的記事本
  • 群組會議室
  • 任何 Lotus Notes 應用程式
註: 您可使用編輯此頁面鏈結來設定所有項目,之後再按窗格下方的鏈結,即可迅速切換為顯示該項目。若想這樣做,任何 Notes 應用程式都可取代為「Domino 名錄」、記事本或「會議室」。
提示
  • 若要往垂直方向展開窗格,按一下窗格右上角的「最大化」圖示。按一下「最小化」圖示可使窗格恢復原來大小。
  • 如果在包含「收件匣」或 Notes 應用程式的窗格中已開啟在視圖中搜尋,按一下其右上角的關閉圖示來關閉該列 -- 您將可以看到郵件或應用程式的更多內容。
群組標籤

隨時得知專案群組成員之間溝通所使用資料庫或網站中的最新張貼,或顯示出群組日曆,於規劃過程中將群組成員的日曆列入考量。若要為更多專案群組建立「群組」標籤,請參閱編輯「我的工作」首頁

表 32. 群組標籤選項
選項 作業

頂端窗格

設定下列其中一項或二者都設定:

  • 群組網站
  • 隸屬群組之 Notes 應用程式的其中一個,如「討論」應用程式。

底端窗格

設定下列其中一項或二者都設定:

  • 另外一個群組中的 Notes 應用程式
  • 您的群組日曆(您必須先在「郵件」檔案中建立群組日曆)
提示
  • 一旦設定在窗格中顯示項目之後,按一下窗格右上方的文字鏈結,即可輕易彼此切換。
  • 您在「頁面選項」對話框選取的每一個群組網站或應用程式,待您按一下對話框中的完成之後才會顯示。若您要變更選擇,可在按一下完成之前重按一下選取;或者在已按下完成之後重按一下「我的工作」頁面右上角的編輯此頁面
  • 如果在包含 Notes 應用程式的窗格中已開啟視圖中搜尋列,按一下右上角的關閉圖示來關閉該列 -- 即可檢視應用程式的更多內容。
編輯「我的工作」首頁

您可以使用「我的工作」首頁右上角的編輯此頁面鏈結來變更頁面的外觀、在窗格中顯示的視圖或應用程式等等。按一下編輯此頁面,即會開啟「頁面選項」對話框。您可以使用跟「我的工作」中相對應的標籤,對頁面的元件做出變更。

註: 無論您在「我的工作」的哪個標籤,您都會看見部分元件或「我的工作」頁面 (例如,標誌及「搜尋」公用程式)。若要編輯這些元件,在進入「頁面選項」對話框之後,您必須按一下基礎標籤。至於其他元件,此對話框預設會開啟跟您所在之標籤相對應的標籤。

下列各節說明您從「頁面選項」對話框的每一個標籤所能對「我的工作」進行的變更:

  • 基礎標籤
  • 今天標籤
  • 合作標籤
  • 群組標籤
提示: 在「頁面選項」對話框所作的變更,要到按下對話框中的完成之後才會顯示出來。您可以再次變更選項,做法是在按一下完成之前按一下再次選取,或在按一下完成之後按一下編輯此頁面及重複此程序。
基礎標籤

您可以使用「頁面選項」對話框的基礎標籤來變更下列「我的工作」頁面元件的預設值:

表 33. 基礎標籤元件選項
選項 作業

搜尋

  • 隱藏或顯示「搜尋」工具。(按一下欄位旁邊的 ? 可取得「搜尋」的相關資訊)。
  • 若進行 Web 搜尋,請選取要使用的搜尋引擎。

啟動程式

隱藏或顯示「啟動器」工具。(按一下欄位旁邊的 ? 可取得「啟動器」的相關資訊)。

旗標

為「我的工作」頁面上方的區域選取不同的顏色或型樣。

標誌

將 IBM Lotus Notes 標誌更換為貴公司標誌。

註: 標誌圖像不可超過 45 個像素高 (約 0.5 英吋或 1 公分),因為只有圖像的最上方 45 個像素會顯示在「我的工作」頁面上。圖像寬度可放大至顯示器容許的範圍。
今天標籤

您可以使用「頁面選項」對話框的今天標籤來變更下列元件的預設值:

表 34. 今天標籤元件選項
選項 作業

顯示最近的訊息

顯示在上次閱讀信件之後,才出現在您的「收件匣」中的信件 (預設值)。您可以從此窗格來傳送信件、變更視圖或開啟資料夾和檢視郵件執行緒。

顯示今天的日曆

顯示您今天的日曆項目 (預設值)。您可以排定會議和開啟日曆,從此窗格完整檢視內容。

顯示待辦事項/新通知/後續

顯示下列其中一個視圖 (有哪些選項取決於您的「郵件」範本 -- 「郵件」資料庫的基礎設計):

  • 所有待辦事項
  • 不完整的待辦事項
  • 後續視圖
  • 新增通知/代辦事項
註: 使用「應用程式內容」來查看「郵件」應用程式的設計是繼承自哪個主範本。
合作標籤

您可以使用「頁面選項」對話框的協同作業標籤來變更協同作業標籤的下列元件。

表 35. 協同作業標籤元件選項
選項 作業

信箱

不顯示「收件匣」,改為顯示全部文件視圖。

底端窗格

當您按一下協同作業標籤下方的文字鏈結時,變更該標籤的底端窗格會顯示的網站、「Domino 名錄」、「記事本」、群組會議室,以及 Notes 應用程式。

群組標籤

您可以使用「頁面選項」對話框的群組標籤來變更群組標籤的下列元件,或新增群組標籤。

表 36. 群組標籤元件選項
選項 作業

群組標籤名稱

將標籤名稱「群組」換成您的群組名稱。

頂端窗格

當您按一下窗格右上方的文字鏈結時,變更「群組」標籤頂端窗格中會顯示的群組網站或 Notes 資料庫。

底端窗格

變更當您按一下窗格右上方的文字鏈結時,「群組」標籤底端窗格會顯示群組的哪些 Notes 應用程式或群組日曆。

額外的群組標籤

  • 按一下對話框底部的新增群組標籤,至多可建立三個額外的「群組」標籤。建立標籤之後,在對話框中按一下可加以重新命名,並如同第一個「群組」標籤作法,選取要顯示的項目。
  • 按一下對話框底部的移除群組標籤,可移除「群組」標籤。移除標籤時,也會移除您加入的任何項目。

使用 Notes 工作區

IBM Lotus Notes 工作區就是 Lotus Notes 的舊式使用者介面,可顯示包含 Notes 應用程式圖示的頁面。

顯示應用程式的工作區

開啟工作區

按一下開啟按鈕,然後選取應用程式 > 工作區。(在舊版中,應用程式資料夾是資料庫資料夾)。

您可以讓工作區看起來更像三度空間,以及使用使用者喜好設定新增立體背景。另外,您可以使用工作區內容變更每個標籤的顏色,以及指定每個標籤的名稱。

如何建立工作區頁面?

您可以建立工作區頁面來組織應用程式的連結。工作區最多可有 32 個頁面。

  1. 按一下工作區標籤。
  2. 按一下建立 > 工作區頁面
  3. 如果需要,請按一下以新增工作區頁面並升級桌面檔案,或是按一下以取消新增頁面。
  • 新的工作區頁面插入在已選取工作區頁面的左邊。
  • 如果您從未新增過工作區頁面,會提示您要升級桌面檔案。

如何命名工作區頁面?

您可為工作區頁面命名,以協助組織您的工作。 例如,您若使用 3 種應用程式類型 -- 含有人力資源資訊的應用程式、銷售事項的相關應用程式,及國際事務相關的應用程式 – 就可在不同的工作區標籤輸入 HR、Sales 及 International 等名稱,再將各類應用程式移到對應的工作區頁面。

  1. 按兩下工作區標籤。
  2. 在「工作區內容」對話框中,按一下「資訊」標籤,並在頁面名稱框內輸入名稱。頁面名稱最多可有 32 個字元。

如何刪除工作區頁面?

您可以輕易地刪除工作區。

  1. 按一下工作區標籤。
  2. 按一下編輯 > 刪除或按刪除鍵。
  3. 按一下以確認刪除,或按一下以取消刪除。

如果您刪除包含圖示的工作區頁面,圖示會在頁面刪除時從工作區中移除。

如何切換至不同的工作區頁面?

按一下頁面的工作區標籤。若要使用鍵盤切換至不同的頁面,請按 CTRL 鍵與左右方向鍵。

如何變更工作區頁面標籤的顏色?

您可以變更工作區標籤的顏色。

  1. 按兩下工作區標籤。
  2. 在「工作區內容」對話框的資訊標籤,按一下「標籤顏色」的下拉箭頭。
  3. 從顯示出來的色板中選取顏色。

壓縮工作區檔案

您可以壓縮工作區檔案中稱為 desktop6.ndk 的檔案以節省磁碟空間。壓縮可移除不再位於工作區的資料庫參照,來回復未使用的磁碟空間。

  1. 按兩下任一工作區的標籤。
  2. 按一下設定標籤。
  3. 按一下使用 %
  4. 如果百分比低於 85%,按一下壓縮

管理工作區檔案大小

  • 若要針對快取大小,在您工作時讓 desktop6.ndk 檔案不要過大,請選擇較小數量的 MB (從 1 到 16) 來限制 cache.ndk 檔案。當您這樣做時,Notes 會移除較舊、未使用的快取區設計元件,以挪出空間存放新的元件。
  • 無法壓縮 cache.ndk。當工作區被壓縮時,desktop6.ndk 檔案會變小,但 cache.ndk 的大小仍維持不變。
  • 可以刪除 cache.ndk 以獲取更多磁碟空間。

使用書籤 - 鏈結至文件及應用程式

書籤就是指向 IBM Lotus Notes 應用程式、視圖、文件或網際網路元素 (例如網頁或新聞群組) 的鏈結。書籤資料夾可以組織您的書籤。它們可以包含書籤或更多資料夾。

書籤資料夾

您可以複製並貼上書籤,方法一如處理文字或文件;也可將書籤拖放至開啟清單、其他資料夾,或從某個工作區頁面拖放至其他工作區頁面。以下是您第一次開啟 Lotus Notes 時,依預設會出現在開啟清單中的「書籤」資料夾:

  • 喜好書籤 - 用來儲存您的最愛或最常使用的書籤。
  • 應用程式 (前稱資料庫) - Lotus Notes 會自動將所有工作區圖示的副本放入「應用程式」資料夾。每個工作區頁面 (標籤) 都會以資料夾的方式顯示,而工作區圖示會以書籤的方式出現在每個資料夾內。您可以使用這個資料夾中的圖示來開啟工作區。
  • 更多書籤 - 包含一個「建立」資料夾,其中包括您經常建立的文件之書籤,例如信件或日曆項目。它也包含「啟動」資料夾,其中包含您開啟open Lotus Notes 時會自動啟動的應用程式之鏈結。例如,將「郵件標籤」拖曳到這個資料夾,讓您每次登入或重新啟動 Lotus Notes 時都會開啟「郵件」。
  • 歷程 - 類似 Web 瀏覽器中的歷程記錄功能。它含有依時間排列的書籤清單 (包括所有文件、視圖、應用程式,以及一天內曾經造訪的網頁),而最新的項目會出現在清單的頂端。「歷程」資料夾內按日期排列的子資料夾,其中含有過去七天內的書籤清單。「歷程」檢視可依日期、網站或標題顯示項目。
  • Internet Explorer 鏈結 - 唯有已安裝這些瀏覽器時才會出現,其包含 Internet Explorer 位置的書籤或兩者皆有。
註: 如果在舊版的 Notes 執行更新,可能沒有所有的書籤資料夾。任何從個人之前書籤列移除的檔案,在升級 Notes 用戶端後,將不會在開啟清單上出現。

檢視書籤

您可在開啟清單中檢視書籤。您可以將書籤拖放至您要的位置來排列它們。書籤也有延伸的右鍵功能表。

開啟清單

按一下開啟按鈕即可檢視書籤清單及書籤資料夾。

以工作區方式檢視

除了預設的垂直書籤清單,您也可以在舊有的工作區頁面上顯示書籤 (亦即依格線排列圖示,並按標籤加以組織)。若要以此方式顯示書籤,請按一下開啟 > 應用程式,然後從清單中選擇工作區。或若已定置「開啟」清單,請按一下應用程式資料夾,再按下列圖示:

看起來類似工作區的圖示

如何建立書籤?

您可以使用很多種不同的方法建立書籤。

  • 用滑鼠右鍵按一下文件或視窗標籤,並選擇建立書籤
  • 開啟清單的上方小節中,將視窗標籤拖曳至開啟清單或書籤資料夾。
  • 將工作區的 IBM Lotus Notes 應用程式圖示拖曳至開啟清單或書籤資料夾。
  • 在 Lotus Notes 應用程式中,選擇建立 > 書籤
  • 若要建立 URL 的書籤,請從外部瀏覽器將 URL 旁邊顯示的圖示拖曳到其中一個書籤資料夾或「開啟」清單中。 如果是內嵌式瀏覽器(開啟網站時,網頁會以視窗標籤方式顯示),請拖曳 URL 位址。
註: 當您將書籤拖曳至開啟清單時,需靜候片刻以待清單開啟。開啟清單出現後,您即可將書籤置放於所要的位置。

如何將書籤設為我的首頁?

一旦您將應用程式、文件或網頁設定為書籤,您可以設定該書籤為首頁 (預設顯示),在每次開啟 IBM Lotus Notes 時出現。您可按自己的喜好,重複執行這個動作。

設定書籤為首頁

  1. 在任何書籤上按滑鼠右鍵。
  2. 選擇設定書籤為首頁
  3. 出現提示時,請按一下
註: 如果想要的 Lotus Notes 應用程式沒有書籤,請將該應用程式的視窗標籤拖放到開啟清單。

回復設定書籤為首頁

若要將首頁重設回預設的首頁,請執行下列步驟:

  1. 開啟開啟清單上我的最愛書籤資料夾。
  2. 以滑鼠右鍵按一下首頁書籤。
  3. 選擇設定書籤為首頁
  4. 出現提示時,請按一下
提示: 如果「首頁」書籤不在我的最愛書籤資料夾中,請使用 檔案 > 應用程式 > 開啟來開啟 Data 目錄中的 BOOKMARK.NSF。然後再將首頁視窗標籤拖曳至我的最愛書籤資料夾。

使用書籤

您可以使用數個不同的功能表及工具,包括環境定義 (按一下滑鼠右鍵) 功能表和拖放,輕鬆自訂與管理書籤及書籤資料夾。

拖放

您可將視窗標籤列中的文件或應用程式視窗標籤,複製至開啟清單或「書籤」資料夾。選取已開啟之文件或應用程式的視窗標籤,然後將其拖曳至開啟清單。靜候片刻以待清單開啟,再將此項目置放於清單或資料夾中。您也可以將書籤拖放至開啟清單或「書籤」資料夾中您所要的位置,來排列書籤。

使用拖放移動並重排書籤,並執行下列作業:

作業

程序

將作業系統中的檔案複製至「開啟」清單或「書籤」資料夾

從作業系統的桌面或檔案系統,選取一個檔案,然後將檔案拖曳至「開啟」清單或「書籤」資料夾。

從「開啟」清單或「書籤」資料夾啟動應用程式

從作業系統的桌面或檔案系統,選取一個應用程式的可執行檔或快速鍵,然後將檔案拖曳至「開啟」清單或「書籤」資料夾。

註: Macintosh 不支援。

將視窗標籤中的文件或應用程式複製至「開啟」清單或「書籤」資料夾

選取已開啟之文件或應用程式的視窗標籤,然後將視窗標籤拖曳至「開啟」清單「書籤」資料夾。

將某個「書籤」資料夾中的書籤複製至另一個書籤資料夾

從「書籤」資料夾選取一個書籤、按住 CTRL,然後拖曳至另一個「書籤」資料夾。

將某個「書籤」資料夾中的書移至另一個書籤資料夾

從「書籤」資料夾選取一個書籤,然後拖曳至另一個「書籤」資料夾

於啟動時開啟應用程式

從作業系統的桌面或檔案系統,選取一個應用程式的可執行檔或任何您要在啟動時自動開啟的應用程式的快速鍵,然後將它拖曳至更多書籤 > 啟動資料夾。

建立抄本

將應用程式書籤或圖示從工作區拖放至「抄寫」圖示 (即會開啟「抄寫與同步化」頁面)。

將 URL 新增至「開啟」清單或「書籤」資料夾 將下列其中一項拖曳至「開啟」清單或書籤資料夾:
  • 從外部瀏覽器拖曳 URL 旁邊顯示的圖示
  • 從嵌入的瀏覽器,選取 URL 並拖曳它
設定書籤為首頁 在書籤上按一下滑鼠右鍵,然後選取設定書籤為首頁。若要使「首頁」重設為預設首頁,請按一下喜好書籤 > 預設首頁,然後在預設首頁上按一下滑鼠右鍵,並再次選取設定書籤為首頁

提示:

  • 如果書籤清單已經顯示,按兩下清單內的資料夾圖示,便可顯示「書籤」工作區。
  • 在工作區中,使用方向鍵在各書籤之間移動。
  • 使用 Tab 鍵在各檔案資料夾標籤之間移動。
  • 使用 CtrlShift 鍵選取多個書籤。
  • 使用自動搜尋在「書籤」清單中尋找書籤 (請先固定開啟此清單)。

Notes 視圖及資料夾

視圖可顯示具有相似準則的特定文件。例如,「郵件」有全部文件視圖,可顯示出郵件應用程式包含的每份文件,並有已傳送視圖,僅顯示出您傳送的文件。

在視圖中,您可以選取、排序或分類文件。視圖也可以顯示關於視圖中列示文件的資訊,例如作者姓名或建立日期。視圖可以顯示應用程式中所有文件,或只顯示選擇的文件。

部分視圖,例如您的「郵件」收件匣,會在視圖中顯示圖示以顯示 Sametime 可用性狀態、您是否已回應電子郵件、標示為後續處理之郵件等。

資料夾

資料夾可以讓您儲存和管理相關的文件。使用資料夾可按照您想要檢視的方式,來組織及顯示文件。您可以將資料夾保留為個人資料夾,或與應用程式的其他使用者共用。當您建立個人資料夾時,IBM Lotus Notes 會將資料夾儲存在下列其中一處:
  • Lotus Notes 應用程式中(需經過應用程式管理員允許)。如此,您就可以在不同的工作站中使用您的資料夾。
  • 您的本端資料檔中。如為此情形,資料夾便只能在您的工作站使用。

窗格

Notes 中有三種窗格類型:導覽窗格、檢視窗格及預覽窗格。畫面左側的導覽窗格 (亦稱為領航員) 會顯示出您所有的視圖及資料夾,並有「後續郵件」、「新通知」或「待辦事項」的項目等可展開的迷你視圖。右側是檢視窗格,顯示您在導覽窗格中所選取視圖或資料夾的文件清單。如果想這麼做話,可開啟預覽視窗,以顯示出文件的內容。

動作列

Lotus Notes 應用程式的視圖可包含動作列,它包含一個按鈕列,按一下即可在應用程式中執行一般的作業。如果有動作列,會出現在直欄標頭之上。

顯示動作列按鈕的動作列

共用及個人用的視圖與資料夾

Notes 應用程式中的視圖及資料夾主要分兩種類型:共用 (多位使用者可用) 及個人 (一人可用)。

您也可以建立在第一次使用時,從共用變更為個人用的視圖或資料夾。至於視圖或資料夾的類型,由您在建立當時指定。視圖或資料夾一經建立,往後即無法變更視圖或資料夾的類型。

表 37. 視圖及資料夾說明

視圖或資料夾類型

用途

個人用

只能以建立人員的 Notes ID 存取。

共用

任何人都能存取。

共用,包含不在任何資料夾中的文件 (僅視圖)

依照某視圖或資料夾的版本來建立共用視圖。允許使用者檢視不在資料夾中的文件。

共用,含已刪除的文件 (僅視圖)

建立視圖或資料夾的共用版本。允許使用者檢視應用程式中已刪除的文件清單。

您可以恢復已刪除的文件,只要將它們從垃圾桶拖曳到想要放置它們的資料夾中即可。此視圖假設應用程式管理員已經選取「應用程式內容」框中進階標籤的「允許軟式刪除」。藉由設定「軟式刪除」選項和建立此視圖,就可以輕鬆而快速的救回不小心刪除的文件。

共用,第一次使用時為個人用

建立視圖或資料夾的共用版本。使用者第一次開啟這個視圖或資料夾時,就會建立它的副本。這個副本是他的專用版本。如果使用者可存取應用程式,則會在應用程式中建立個人版本。否則,就會在使用者的桌面檔 (.ndk) 中建立資料夾。

使用者建立個人副本之後,視圖或資料夾就無法像應用程式的其他項目一樣,自動使用最新的設計。若要以最新的設計變更來更新共用的個人視圖,請刪除個人的視圖副本,然後再以更新的視圖取代。

若要更新資料夾,請將要儲存的文件複製到其他資料夾。再刪除資料夾的個人複本,取代為更新過的資料夾。如果有的話,可選擇動作 > 資料夾 > 升級資料夾設計 (如同在「郵件」中)。

共用,第一次是桌面的個人使用

建立視圖或資料夾的共用版本。使用者第一次開啟這個視圖或資料夾時,就會建立它的副本。這個副本是他的專用版本。然而,儘管使用者可在應用程式中建立個人資料夾,此資料夾是在桌面檔中建立。

使用者建立個人副本之後,視圖或資料夾就無法像應用程式的其他項目一樣,自動使用最新的設計。若要以最新的設計變更來更新共用的個人視圖,請刪除個人的視圖副本,然後再以更新的視圖取代。

若要更新資料夾,請將要儲存的文件複製到其他資料夾。再刪除資料夾的個人複本,取代為更新過的資料夾。如果適用,則可選擇 動作 > 升級資料夾設計 (如同在「郵件」中)。

建立或刪除視圖

只要有適當的存取權,就可以在 Notes 應用程式中建立視圖。您也可以刪除任何您建立的視圖。

建立視圖

  1. 選擇或開啟要建立視圖的應用程式。
  2. 在功能表中,選擇 建立 > 視圖
  3. 輸入視圖的名稱。
  4. 選擇視圖類型
  5. 選取新視圖的位置欄位中,執行下列其中一項:
    • 如果要視圖出現在最上層,請不要在此欄位中選擇任何選項。
    • 如果要視圖出現在特定位置中,請在此欄位中選擇位置。
  6. 按一下複製來源按鈕,然後執行下列其中一項:
    • 如果不要複製其他視圖的樣式,請按一下空白
    • 按一下您要複製的視圖樣式。如果樣式使用由公式所作的選擇,則視圖的選擇準則會出現在選擇條件欄位中。
  7. 選擇性的: 如果資料庫現有的視圖或資料夾都不是以您需要的方式來顯示資訊,您可以按一下儲存與自訂來建立自訂資料夾。
  8. 若要使用公式來新增您自己的選擇條件,請選取依公式,然後在提供的空間中新增公式。
  9. 選擇性的: 若要新增搜尋條件,請按一下新增條件按鈕。
  10. 按一下確定以建立新視圖。

如需自訂資料夾及公式語言的詳細資訊,請分別參閱 IBM Lotus Domino Designer Help 中的「建立標準大綱視圖」及「公式語言」主題。若要下載或檢視 Lotus Domino Designer 說明,請造訪全球資訊網上的 Lotus 說明文件。

刪除視圖

  1. 在瀏覽窗格中選擇要刪除的視圖。
  2. 在功能表中,選擇動作 > 視圖選項 > 移除視圖
  3. 當詢問您是否要移除視圖時,請按一下

使用視圖

使用導覽窗格可輕易地切換視圖。此外,您可以從視圖功能表中執行各種作業,例如重新整理視圖、僅顯示未閱讀或選取的文件,或搜尋視圖。

對於已在多個種類下組織多份文件的視圖,使用 視圖 > 展開/收合選項,以展開或收合您要的種類或子種類。

如果開啟視圖中文件,然後不小心關閉視圖,您可以按一下 視圖 > 回到主要視圖 來開啟視圖,而不用關閉文件。

若要顯示或隱藏預覽窗格,在功能表上按一下 檢視 > 預覽窗格,然後勾選或取消勾選 顯示預覽。您可以使用顯示按鈕並選取在最下方預覽在旁邊預覽,於最下方或旁邊顯示預覽窗格。您也可選擇使用顯示來完全隱藏預覽窗格。

自訂視圖直欄的顯示方式

您可以自訂項目資訊在視圖中的顯示方式。

  1. 開啟您想要修改其顯示的視圖。
  2. 在功能表中,按一下檢視 > 自訂此視圖
  3. 勾選要在視圖中顯示的直欄名稱。
  4. 反白標示直欄,並執行下列動作加以自訂:
    • 按一下上移下移,分別將直欄移左或移右。

      提示您也可以將直欄拖曳至所需位置來移動直欄。

    • 變更選取之直欄的排序順序:

      遞增 - 在直欄最下方顯示最近文件。

      遞減 - 在直欄最上方顯示最近文件。

      - 不允許直欄排序

    • 變更直欄寬度。
    • 在「日曆」視圖中,勾選僅隱藏在此日曆格式中,只針對目前視圖隱藏所選取的直欄。例如,在「一週日曆」視圖中,若您取消勾選結束,再選取隱藏直欄選項,則當您檢視一週格式時,就不會顯示出項目的結束時間。不過,卻會顯示在其他的「日曆」格式中。
  5. 整個視圖下,變更行距並顯示整個視圖。
  6. 按一下確定。變更會在您下次開啟此視圖時生效。

顯示「收件匣」中所有及未命名的直欄

顯示直欄清單可能包含「未命名」直欄。未命名的可見直欄會顯示與文件相關的圖示,並與其相鄰直欄一起移動。例如,顯示圖示 (如後續旗標) 的「收件匣」直欄就是未命名直欄。

若要在直欄清單中顯示出「未命名」直欄以便自訂,請選取全部顯示。然此,選取或取消選取全部顯示會造成您自訂的視圖設定流失。

若未選取全部顯示,則圖示直欄不會列在您可自訂的直欄清單中,但如果您移動「主旨」直欄,圖示直欄會隨著它移動。

若已選取全部顯示,您就可以自由移動「未命名」直欄,而與有標題的直欄無關。

註: 若要還原視圖中的原始值,請按一下視圖 > 自訂此視圖,並按一下預設值

使用種類管理視圖

種類可以協助您組織包含眾多文件之視圖中的資料,使之可以在這些視圖中更快速地移動。種類可依照英文字母、數字或日期來排序。

僅當種類中含有文件時才會顯示種類,須視應用程式設計而定。

在設計上容許使用「分類」的任何視圖中,都可以用來為自有的文件分類。若要在應用程式中分類由其他使用者建立的文件,您需要「編輯者」存取權。

建立種類或子種類

使用下列步驟來建立種類或子種類。子種類會在視圖中以縮排方式出現在種類名稱下。

  1. 選擇要分類的文件。
  2. 在功能表中,選擇動作 > 分類
  3. 新增種類欄位中,輸入種類名稱。針對子種類,輸入種類名稱、反斜線(\)及子種類名稱,例如:
    Sales planning\Trade shows
  4. (選用)要建立多個新種類,請以逗號分隔名稱,例如:
    Sales planning, Trade shows
  5. 按一下新增按鈕。
  6. 按一下確定

使用種類

您可以從動作 > 分類功能表執行下列作業:

表 38. 用來管理種類的作業

收件人

作業

新增種類,或從文件中移除種類。

  1. 選取一或多份文件。
  2. 按一下動作 > 分類
  3. 勾選一或多個種類以加以新增,或移除一或多個種類的勾號。

重新命名種類

  1. 選取種類下的所有文件。
  2. 按一下動作 > 分類
  3. 移除現有種類的核取標記。
  4. 新增種類欄位中,指定新名稱,再按一下新增

刪除種類

若要從視圖中刪除種類,請從該種類中移除所有文件。

  1. 選取種類下的所有文件。
  2. 按一下動作 > 分類
  3. 移除現有種類的核取標記。

刪除待辦事項種類

  1. 按一下檔案 > 喜好設定。(Macintosh OS X 使用者:按一下Lotus Notes > 喜好設定。)
  2. 展開日曆及待辦事項
  3. 按一下日曆及待辦事項 > 顯示 > 項目
  4. 在「種類」之下,移除您要刪除的任何種類名稱。

建立或刪除資料夾

若要在 Notes 應用程式中建立個人資料夾,您必須至少在應用程式的「存取控制清單 (ACL)」中具有讀者權限。別人無法閱讀或刪除您的個人資料夾。

建立資料夾

使用這些步驟,以利用應用程式的預設資料夾設計,建立個人資料夾:

  1. 開啟您要建立資料夾的應用程式。
  2. 按一下建立 > 資料夾
    提示: 在「郵件」中,按一下動作列上的資料夾按鈕,然後按一下建立資料夾
  3. 輸入資料夾名稱,選取資料夾位置,然後按一下確定

使用進階選項建立資料夾

若要根據應用程式預設樣式外的樣式來建立共用資料夾或資料夾,請使用進階選項。若要在應用程式中建立共用資料夾,您必須至少有編輯者權限,以及「存取控制清單」中的建立共用的資料夾/視圖權限。若要使用預設樣式外的其他樣式,您可以選取資料夾樣式、從另一個現有的資料夾複製資料夾樣式,或自行建立資料夾樣式的屬性。

  1. 完成以上步驟 1-3,然後按一下進階
  2. 選擇性的: 選取資料夾類型
  3. 選擇性的: 按一下複製來源,選取現有資料夾的樣式。如果不要複製任何資料夾的樣式,請選取空白
  4. 選擇性的: (應用程式設計人員可選用) 按一下儲存與自訂,利用自訂的設計來建立資料夾或視圖。

    如需自訂資料夾的程序,請參閱 IBM Lotus Domino Designer Help 中的「設計資料夾」主題。若要下載或檢視 Lotus Domino Designer 8 Help,請造訪全球資訊網上的 Lotus 說明文件。

刪除資料夾

除非您先刪除資料夾中的每份文件,然後再刪除資料夾,否則當您刪除資料夾時,文件仍會保留在所有文件視圖中。警告:您無法回復刪除的資料夾。

  1. 在導覽窗格中按一下要移除的資料夾。
  2. 在功能表中,按一下動作 > 資料夾選項 > 移除資料夾

新增或移動文件至資料夾

您可以將文件新增至資料夾,做法是將文件移到資料夾,然後從其他資料夾移除它,或將文件新增至資料夾,同時在原始資料夾保留一份副本。

  1. 選擇文件。
  2. 按一下動作 > 資料夾 > 移至資料夾
    提示: 如果應用程式包含資料夾動作按鈕,可按一下該按鈕來移動文件。在某些應用程式中,可按一下動作 > 移入資料夾來找到此選項。
  3. 按一下資料夾名稱,或按一下建立新資料夾來建立新資料夾。
  4. 請按下列主題之一:
    • 移動 - 將文件放置在資料夾中,並從其他資料夾中移除
    • 新增 - 將文件放置在資料夾中,並不從其他資料夾中移除
提示: 您也可以拖曳文件至資料夾來移動文件。

從資料夾移除文件

從資料夾中移除文件,並不會從應用程式中刪除文件,亦或是從視圖中刪除。您還是可以從原來放置文件的任何視圖中找回文件,例如全部文件視圖。

  1. 開啟含有要移除之文件的資料夾。
  2. 選擇要移除的文件。
  3. 按一下動作 > 資料夾 > 從資料夾移除
    提示: 如果應用程式包含資料夾動作按鈕,可按一下該按鈕來移除文件。在某些應用程式中,可按一下 動作 > 從資料夾移除來找到此選項。

移動資料夾或視圖

您可以將導覽窗格中的資料夾或視圖,移動到其他不相關的資料夾或視圖中。

移動資料夾

  1. 開啟想要移動的資料夾。
  2. 在功能表中,按一下動作 > 資料夾選項 > 移動
  3. 在「選擇資料夾」對話框中,選擇放置資料夾的位置。
提示: 對於部分 Notes 應用程式來說,您可以將資料夾拖曳到其他資料夾內,例如郵件或記事本。只能將個人用項目移入個人用項目、共用項目移入共用項目。

移動視圖

  1. 在導覽窗格中選擇要移動的視圖。
  2. 在功能表中,按一下動作 > 視圖選項 > 移動
  3. 在「移動視圖名稱」對話框中,選擇放置視圖的位置。

重新命名資料夾或視圖

您可以變更任何個人資料夾或視圖的名稱。如果在 IBM Lotus Notes 應用程式中至少具有編輯者權限,並且在「存取控制清單」中具有建立共用/資料夾/視圖權限,則您也可以重新命名該應用程式中的任何共用資料夾或視圖。

  1. 在導覽窗格中選取要重新命名的資料夾或視圖。
  2. 在功能表中,按一下動作 > 資料夾選項 > 重新命名動作 > 視圖選項 > 重新命名
  3. 輸入名稱,然後按一下確定

列印

Notes 讓您可以列印單一文件或同時列印多個文件。您也可以列印視圖 (IBM Lotus Notes 應用程式中的文件清單) 及 Notes 和 Web 中找到的圖文框組。

您可以在傳送列印工作至印表機前預覽您的列印工作。

此外,您還可以在「其他選項」之下選取將列印要求處理為背景作業,將「基本 Notes 用戶端配置」使用者喜好設定設定為在背景中列印工作。

列印文件

文件開啟時您可以列印該文件,或在視圖中選擇文件並列印它們。

列印一份文件

  1. 開啟您要列印的文件。
  2. 在功能表中,按一下 檔案 > 列印
  3. 選取 PostScript 印表機。
  4. 選擇性的: 如果不想列印整份文件的所有頁面 (預設值),請在「列印範圍」區段指定頁面範圍或選擇「目前的頁面」。
  5. 在「列印標籤表格」下,選擇如何處理標籤頁面:

    每一個個別標籤 - 列印每一個標籤,不論標籤目前是否看得到

    依照螢幕顯示 - 只列印看得到的標籤

  6. 選擇性的: 在「列印品質」區段中,做出下列任一選擇:
    • 若要快速列印 (降低列印品質),請選取「列印成草稿」。
    • 若要列印圖片的原始大小,請選取「原圖輸出所有圖形」。
    • 若您計畫以彩色預覽列印工作,請選取「彩色預覽」。
  7. 選擇性的: 在「份數」區段中,您可以:
    • 輸入您要列印的份數 (預設值是一份)。
    • 選取或取消選取「分頁列印」。
  8. 按一下確定
註: 如果要列印包含 html 的網路郵件,列印對話框會以瀏覽器型式列印對話框開啟,而非 IBM Lotus Notes 列印對話框。無論如何,如果要轉寄郵件,在傳送轉寄的訊息前使用 Notes 列印對話框可以列印文件。

Macintosh 使用者

  1. 開啟文件或在視圖中按一下文件標題。
  2. 在功能表中,按一下 檔案 > 列印
  3. 選擇性的: 指定任何您需要的標準 Macintosh 列印選項,如份數或列印頁數範圍。
  4. 選擇性的: 若要指定列印品質選項,請在預設為份數及頁數 (OS X) 的下拉功能表中選擇Notes,然後按一下Notes 選項按鈕。按一下確定
  5. 按一下「列印」。

列印多份文件

在 IBM Lotus Notes 下可以列印多份文件,不需要每一次都開啟列印。

  1. 選取資料夾或視圖中的文件。
  2. 在功能表中,按一下 檔案 > 列印
  3. 在「列印項目」區段中選取「選定的文件」。
  4. 在「列印範圍」區段下,保留「所有頁面」(預設值) 選項。
  5. 選擇性的: 在「列印品質」區段中,做出下列任一選擇:
    • 若要快速列印 (降低列印品質),請選取「列印成草稿」。
    • 若要列印圖片的原始大小,請選取「原圖輸出所有圖形」。
    • 若您計畫以彩色預覽列印工作,請選取「彩色預覽」。
  6. 選擇性的: 在「份數」區段中,您可以:
    • 輸入您要列印的份數 (預設值是一份)。
    • 選取或取消選取「分頁列印」。
  7. 選擇性的: 關於如何列印每份文件及選取替代表單的選項,請按一下文件樣式標籤。
  8. 按一下確定

Macintosh 使用者

  1. 選取要列印的文件。
  2. 在功能表中,按一下 檔案 > 列印
  3. 選擇性的: 指定任何您需要的標準 Macintosh 列印選項,如份數或列印頁數範圍。
  4. 選擇性的: 若要指定列印品質選項,請在預設為份數及頁數 (OS X) 的下拉功能表中選擇Notes,然後按一下Notes 選項按鈕。按一下確定
  5. 按一下「列印」。

列印到外部檔案

您可以列印文件到外部檔案,如 ASCII 或 PostScript 檔案。文件未實際被列印但被儲存於您在硬碟機上指定的檔案中。在 Windows 中,您必須在列印到檔案前設定 PostScript 印表機。

在 Windows 中設定 PostScript 印表機
  1. 自螢幕下方的工作列中,選擇 開始 > [設定] > [印表機和傳真
  2. 選取 PostScript 印表機。
  3. 按一下檔案 > 內容
  4. 按一下詳細資料
  5. 在「列印到下面的連接埠」之下,選取以「FILE:」開頭的選項。
  6. 按一下「套用」,再按一下「確定」。
列印到檔案
  1. 按一下 檔案 > 列印
  2. 列印項目」下執行下列其中一項:
    • 若要列印一或多份文件,請選取「選定的文件」。
    • 若要列印文件清單,請選取「選定的視圖」。
  3. 印表機下的名稱欄位中,選取以 on FILE: 作為類型說明的 PostScript 印表機說明。按一下「確定」並輸入檔名。
  4. 按一下確定
提示: 如果您有一部以上的印表機使用權,您可以用適當的驅動程式設定一部印表機永遠列印到檔案。然後,當您從列印文件換成列印檔案時,您可以在「印表機」對話框中切換印表機。
Macintosh 使用者
  1. 請執行其中一項步驟:
    • 若要列印一或多份文件至檔案,請在顯示這些文件的任何視圖中選取文件。
    • 若要列印資料夾或視圖中的文件清單到檔案,請切換至資料夾或視圖,然後選取文件。
  2. 按一下 檔案 > 列印
  3. 若您使用 OS X,則在預設為份數及頁數的下拉式功能表中選擇輸出選項,然後選取另存新檔
  4. 選擇性的: 指定格式。如需相關資訊,請參閱 Macintosh OS Help。
  5. 按一下「列印」。

預覽列印工作

您可以在列印前預覽文件的頁面版面。您也可以檢視分頁線。預覽是非常有用的,因為分頁線、文字換行、邊距及其他功能在列印時可能和螢幕上出現的有所不同。

註: 當編輯一份文件時,您也可以檢視分頁線,但對列印來說,列印預覽會更精確。
預覽頁面配置
  1. 開啟您要預覽的文件,或選取視圖中的文件。
  2. 在功能表中,按一下檔案 > 列印預覽
  3. 若要放大以得到更清楚的視圖,請在帶有加號的放大鏡顯示時在頁面內按一下。若要縮小視圖,請在帶有減號的放大鏡顯示時在頁面內按一下。
  4. 如果您正在預覽的文件有多頁,則您可以︰
    • 按「下一頁」或「上一頁」以瀏覽各頁面。
    • 按一下「多頁」,可在「列印預覽」視窗中一次檢視所有頁面 (按一下「單頁」可以回到單頁預覽模式)。
  5. 在完成預覽文件之後,按一下「完成」。
提示: 您可以在「列印」對話框 (只要您按一下檔案 > 列印,Notes 就會顯示此對話框),按一下預覽按鈕,以預覽列印工作。若要以彩色方式預覽列印工作,請在對話框的「列印品質」區段中選取「彩色預覽」選項。

列印附加檔案

您可以直接從 IBM Lotus Notes 列印多數附加檔案。

註: 您無法直接列印附加的 vCard 檔案,但您可以將其儲存為「聯絡人」中的聯絡人項目,然後列印該文件。
列印附加檔案
  1. 按一下文件加以選取。
  2. 在功能表中,選擇附件檔 > 視圖
  3. 選擇性的: 若只要列印附加文字檔的一部分,請反白要列印的小節。
  4. 按一下檔案 > 列印
  5. 選擇性的: 如果已選取要列印的檔案部分,請選取「列印範圍」下的「選擇」。如果要列印整份文件,繼續第 6 步驟。
  6. 選擇性的: 如果列印的份數超過一份,請輸入要列印的份數。
  7. 按一下確定。(Macintosh 使用者,按一下「列印」)。

列印圖文框組

您可以列印在檢視 IBM Lotus Notes 應用程式時顯示在螢幕上的圖文框組,以及在透過 Notes 瀏覽器檢視 Notes 應用程式時所見到的圖文框組。

在 Notes 或 Notes Web 瀏覽器中列印圖文框
  1. 開啟一個會開啟圖文框組的資料庫 (如討論資料庫) 。
  2. 如果您是在 Notes (而不是 Notes Web 瀏覽器) 中,請按一下左圖文框的空白處。
  3. 在功能表中,按一下 檔案 > 列印
    註: 即可看見「列印文件」對話框。如果您看見的是「列印視圖」對話框,請按一下「取消」,並重試步驟 2 和 3,直到已選取圖文框組且出現「列印文件」對話框為止。
  4. 在「列印圖文框」區段中選取下列其中一個選項︰
    • 依照螢幕上的配置 - 列印出現在螢幕上的圖文框組。
    • 個別圖文框 - 每個圖文框各自列印在新頁。
    • 只有選取的圖文框 - 僅列印此圖文框。
  5. 選擇性的: 如果不想列印整份文件 (預設值) 的所有頁面 (圖文框),請在「列印範圍」區段指定頁面範圍或選擇「目前的頁面」。
    提示: 按一下「預覽」按鈕,可看到圖文框將列印成什麼樣子。
  6. 選擇性的: 在「列印品質」區段中,做出下列任一選擇:
    • 若要快速列印 (降低列印品質),請選取「列印成草稿」。
    • 若要列印圖片的原始大小,請選取「原圖輸出所有圖形」。
    • 若您計畫以彩色預覽列印工作,請選取「彩色預覽」。
  7. 選擇性的: 在「份數」區段中,您可以:
    • 輸入您要列印的視圖份數 (預設值是一份)。
    • 選取或取消選取「分頁列印」。
  8. 按一下確定

設定列印頁面

使用「版面設定」對話框設定邊距、選取一種紙張來源、設定紙張方向及其他 (以下說明的一些選項的可用性可能會根據印表機及您所使用的作業系統而定) 。

您可以在「列印」對話框的「版面設定」標籤中管理這些相同的設定,當您選擇 檔案 > 列印 時,Notes 就會顯示這些設定。

註: 若要變更紙張大小,請使用「列印」對話框,因為使用「版面設定」對話框中的「紙張大小」選項可能無法產生想要的結果,即使「列印預覽」可正確顯示。從功能表選取 檔案 > 列印,然後在紙張標籤的表單類型欄位中,選取想要的大小。
設定列印頁面
  1. 在功能表中,按一下 檔案 > 版面設定
  2. 在「版面設定」對話框內變更下列任一選項,然後按一下「確定」。
    表 39. 列印頁面設定選項

    收件人

    執行

    設定邊距

    • 在「內文之上」或「內文之下」方框中,輸入頁面的上面或下面邊緣和內文之間的距離。預設值是 1 英吋 (2.54 公分)。
    • 在「左方」或「右方」方框中,輸入您要增加至左邊距或右邊距的距離。預設值為 0。

    設定頁眉與頁腳邊距

    在「頁眉之上」或「頁腳之下」方框中,輸入頁面的上面或下面邊緣和頁眉或頁腳之間的距離。預設值是 0.5 吋 (1.27 公分)。

    選取紙張來源

    在「紙張來源」區段中,使用提供的清單來選取「第一頁」和「其它頁」的紙張來源 (紙張來源會根據您選取的印表機的不同而有所差異)。預設選項「進紙槽」會使用印表機上第一個可用的紙匣。如果您要用印表機的手動輸入槽載入紙張,請選取「手動送紙」。

    設定紙張方向

    在「方向」區段中選取「直向列印」或「橫向列印」。

    變更第一頁頁碼

    如果建立了包括頁碼的頁眉或頁腳,您可以在「雜項」下的「由第幾頁開始計算頁碼」方框中輸入一個數字,將第一頁的頁碼從 1 改為其他數字。

    列印裁切線

    選取「雜項」下的「列印裁切線」。

    覆寫印表機的右邊緣設定

    選取「裁切左邊及右邊邊距」。

    列印「收件人」及「副本抄送」欄位的完整內容。

    選取「展開名稱欄位內容」。否則只會列印出這些欄位的前三行。此設定只會覆寫現行列印工作在「使用者喜好設定」中的相同設定。

    註: 唯有當您從功能表中按一下檔案 > 列印時,此選項才會顯示在「列印」對話框的版面設定中。
Macintosh 使用者
  1. 在功能表中,按一下 檔案 > 列印
  2. 變更下列任一選項,然後按一下「確定」。
  3. 在預設為份數及頁數 (OS X) 的下拉式功能表中,指定下列任何一項:
    • 邊距、裁切線或第一頁頁碼 - 請選擇「Notes」,然後按一下「Notes 選項」按鈕。在「版面設定」標籤上,按照上表的說明指定這些選項。
    • 紙張來源 - 在 OS X 中,在預設為份數及頁數的下拉式功能表中,選擇紙張輸入並指定選項。
    • 印機表特定的設定值 - 選擇任何你想要的選項。

選取不同的印表機

在「列印」對話框 (功能表中的 檔案 > 列印,您可以選擇要將列印工作傳送至哪一台印表機。

選擇印表機
  1. 在功能表中,按一下 檔案 > 列印
  2. 在「印表機」標籤上,從「印表機」區段的「名稱」欄位中選取印表機。

    您電腦上所有已安裝的印表機都會顯示在清單中,預設印表機列在首位。在其中選取一台印表機不會變更您電腦的預設印表機;這是在作業系統軟體中指定的。

    註:設定」按鈕可鏈結至作業系統/印表機製造商提供的印表機選項;請參閱印表機或作業系統文件來取得相關資訊。如果您還未安裝印表機,請查閱您作業系統中的「說明」以取得安裝指示。
  3. 按一下「確定」便可列印。
Macintosh 使用者
若要選擇印表機,請使用 Apple 功能表上的「選擇器」。

列印視圖

在 IBM Lotus Notes 應用程式中, 視圖實質上就是文件清單;您可以列印顯示在清單中的全部文字。

列印一個視圖

  1. 選取視圖或資料夾。
  2. 在功能表中,按一下 檔案 > 列印
  3. 在「列印項目」區段中選取「選定的視圖」。
  4. 選擇性的: 若要列印一個範圍的頁面 (而不是組成視圖的全部頁面),請在「列印範圍」區段的「起始頁」及「」欄位中輸入數值。
  5. 選擇性的: 在「列印品質」區段中,做出下列任一選擇:
    • 若要快速列印 (降低列印品質),請選取「列印成草稿」。
    • 若要列印圖片的原始大小,請選取「原圖輸出所有圖形」。
    • 若您計畫以彩色預覽列印工作,請選取「彩色預覽」。
  6. 選擇性的: 在「份數」區段中,您可以:
    • 輸入您要列印的視圖份數 (預設值是一份)。
    • 選取或取消選取「分頁列印」。
  7. 按一下確定
提示: 若只要列印視圖中某些文件的清單,而不是其全部文件的清單,請在步驟 1 後選取在已列印的清單中所需的文件。然後完成步驟 2 到 7。

Macintosh 使用者

  1. 切換至資料夾或視圖。
  2. 選擇性的: 如要列印部分的文件清單,請選擇要列印的文件。
  3. 在功能表中,按一下 檔案 > 列印
  4. 選擇性的: 指定任何您需要的標準 Macintosh 列印選項,例如要列印的頁數或份數。
  5. 選擇性的: 若要指定列印品質選項,請在預設為份數及頁數 (OS X) 的下拉功能表中選擇Notes,然後按一下Notes 選項按鈕。
  6. 在「列印項目」下按一下「選定的視圖」。
  7. 按一下「確定」,再按一下「列印」。

文件樣式選項

在從視圖列印選擇的文件,可以控制文件的列印方式。

如何列印每一份文件
表 40. 列印文件的選項

您若要

選取

在新頁上列印每一份文件

在新頁上列印每一份文件

將每一份文件以個別列印工作傳送到印表機

「以個別列印工作列印每一份文件」

在文件間加入一空白行

「連續列印,在文件間加入一空白行」

省略文件間的空白行

「連續列印,不在文件間加入空白行」

在同一頁上,接著前一份文件之後列印每份文件

註: 此選項僅可用於設計中包含表單 (選取「併入列印」選項) 的本機資料庫。此功能在聯絡人裡是一個非常有用的列印標籤。

「在每一頁上列印多份文件」

格式化每一份文件,使用
表 41. 列印的格式選項

您若要...

選取...

使用文件的目前表單來列印文件

「文件的標準表單」

以您可選擇的不同表單來列印文件

替代表單,並從清單中選擇

編頁碼

只有在「如何列印每一份文件」下選取「在新頁上列印每一份文件」時,才會有這些選項。

表 42. 列印的頁碼選項

您若要

選取

將每一份文件的初始頁碼重設為 1

「每一份文件的頁碼重設為 1」

將「印表機」標籤中指定的頁面範圍套用至每一份個別文件 (而不是整組文件)

「頁面範圍套用至每一份文件」

進階開始主題

本節中的主題是針對更進階的 Lotus Notes 使用者而撰寫的。

Lotus Notes 的限制

下表列出 IBM Lotus Notes 的限制。

表 45. Lotus Notes 的限制

項目

限制

Notes 應用程式的大小上限

OS 檔案大小上限 (最多 64GB)

文字欄位的大小上限

32KB (儲存);32KB 可顯示在視圖直欄中

Rich Text 欄位的大小上限

受可用的磁碟空間限制¡A最多到 1GB

Rich Text 欄位的單一段落的大小上限

64KB

每份文件的文字 (摘要) 資料量的上限

64KB

階層式視圖中的回應層次;每一層次的文件數

31 層,300,000 份文件

一個表格可包含的直欄數

64 非零

一個表格可包含的列數

255 非零

可新增至 Notes 應用程式的視圖數

沒有限制¡A但只要視圖數目增加¡A顯示視圖的時間也會拉長

視圖允許的直欄數

289 個 10 字元欄位;依據 # 或每欄位字元數

可匯入視圖中的文件數

文件總計至少 350K

Notes 應用程式允許的階層式視圖數目?

200

您可輸入的邊距大小之最大值 (英吋)

22.75 非零

您可輸入的版面大小裁切之最大值 (英吋)

46 非零

您可選取/列印的點數上限

250 非零

一個視圖允許的文件數

以 Notes 應用程式的大小為限¡A上限為 64GB

可匯出成表格化文字的文件數目上限

受可用磁碟空間限制

存取控制清單中的項目數目上限

大約 950 個名稱 (ACL 大小上限為 32767 個位元組)

存取控制清單中的角色數目上限

75 個角色

ID 允許的密碼長度上限

64 位元組 (單位元組字元集為 63 個字元¡A但部分雙位元組語言僅限於 21 個字元)

「聯絡人」之群組允許的聯絡人數目上限

「成員」文字欄位中可輸入 32K 人名。

單一郵件訊息中的收件者數目上限

如為本機展開的個人姓名及私人群組¡A為 15KB;如為展開到伺服器的公用群組¡A則為 5MB。

使用 Lotus Notes 智慧升級

您的管理員可以設定「IBM Lotus Notes 智慧升級」,以傳送您將 Lotus Notes 用戶端升級至較新版次的通知。無論何時,當您登入 IBM Lotus Domino 起始伺服器時,「Lotus Notes 智慧升級」會將您已安裝的 Lotus Notes 版本與管理員提供的版本比較,並提示您升級 (如必要)。

註: 繼續進行之前,請與管理員討論 Lotus Notes 版本升級。Lotus Notes 安裝與升級文件可在 「Domino 管理員」說明中 (網址為:www.ibm.com/developerworks/lotus/documentation/domino), 以及同等資訊中心 (網址為:publib.boulder.ibm.com/infocenter/domhelp/v8r0/index.jsp) 中找到。

在與管理員討論升級之後,以及在開始將 Lotus Notes 用戶端升級至較新版本之前,請執行下列動作:

  • 如果您的電腦執行 Microsoft Windows,請使用管理權限登入電腦以安裝 Lotus Notes。如果無法取得系統管理權限,請啟用永遠以較高的權限安裝設定。
    註: 在 Microsoft Windows Installer 文件中,說明了在「受限制」或「標準/專業使用者」電腦上安裝 Lotus Notes 用戶端的選項。
  • 如果電腦正在執行 Linux,您必須以 非 root 使用者身分登入 Lotus Notes,才能啟動「智慧升級」。
  • 如果您的電腦執行 Macintosh OS X,請關閉「共用系統喜好設定」畫面上,應用程式共用標籤中的所有選項,以避免發生任何錯誤。

當提示您需升級時,您可能會看到來自管理員的其他指示。例如,管理員可能會指出將要執行安裝的伺服器,如此您就可以在選取立即升級之前,先確定您已對映/登入該伺服器,以避免發生連線或存取錯誤。

您可以選擇立即升級,或是在管理員指示中指定之「寬限期」所允許的時間內延遲升級。如果您需要提醒,可以在請提醒我在欄位中選取何時要提醒。

在寬限期結束時,若您的 Lotus Notes 用戶端還沒升級,「Lotus Notes 智慧升級」會顯示立即升級按鈕,以強制您升級。如果您的管理員已設定其他選項,則也會看到一小時後提醒我按鈕。按一下一小時後提醒我會每隔一小時顯示升級畫面,直到您升級為止。

註: 若要手動起始「智慧升級」,請按一下工具 > 智慧升級,並對任何提示作出回應。

升級您的郵件檔設計

您的管理員可以管理升級,因此在您升級 IBM Lotus Notes 用戶端後,便會自動升級您的郵件檔範本。當您在升級後第一次啟動 Lotus Notes 用戶端時,Lotus Notes 會開始升級本端應用程式範本的設定,如「聯絡人」。

如果您的管理員選擇不要自動升級郵件範本,當您已升級至新版次,並且於第一次登入 Lotus Notes 時,您將會看到「升級郵件檔設計」對話框。

升級郵件範本不會刪除現有的郵件訊息、個人資料夾或種類、文件鏈結或任何其他標準 Lotus Notes 功能。 但升級作業會刪除所有個人代理程式以及所有自訂表單或視圖。您可以將郵件檔中的自訂表單或視圖設定為不受設計變更的影響,以保護其免於在升級程序期間遭到變更。若不以此方法保護這些項目,請只有在未自訂任何功能或不想保留已建立的項目時,才執行升級。拒絕升級表示您可能無法從已升級之使用者收到的郵件訊息,以及您的郵件視圖中看到新的 Lotus Notes 功能。

註: 如果您使用 Microsoft Windows 從安裝媒體套件安裝 Lotus Notes 8.x,依預設會將 Lotus Notes 安裝從 Lotus Notes 6.5.x 或 7.x 升級為 Lotus Notes 8.x 版。若您以此方式安裝 Lotus Notes 8.x,您需要將郵件及聯絡人範本升級至相等於 Notes 8.x 的版本。如需郵件及聯絡人範本升級程序的完整明細,請參閱 Domino Administrator 說明上的 Lotus Notes 安裝與升級小節。可從下列網址取得「Domino 管理員」說明:www.ibm.com/developerworks/lotus/documentation/domino and publib.boulder.ibm.com/infocenter/domhelp/v8r0/index.jsp。

您可以

出現升級提示時,請執行下列作業之一:

  • 若要升級您的郵件範本,請按一下升級
  • 若要保留自訂的功能並繼續使用目前的郵件應用程式設計,請按一下不要再顯示這個訊息,然後按一下取消
  • 若要稍後再升級您的郵件範本,請按一下取消。「升級郵件檔設計」對話框將會在您下次登入 Lotus Notes 時顯示。

檢視進階功能表

可能會對進階使用者顯示進階功能表集。進階功能表上的選項,主要是供系統管理員或設計者所使用,其包括執行保存或刪除 Lotus Notes 應用程式、建立內嵌元素或除錯工具等作業的功能表。

若找不到所要的功能表選項,請使用檢視 > 進階功能表以啟用進階功能表。

授權資訊

會提供您任何與此文件中授權條款相關的資訊或參照。不過,當您使用 IBM Lotus Notes 及 IBM Lotus Domino,以及任何其他在本文件中提到的 IBM 程式時,只受到「IBM 國際程式授權合約 (IPLA)」以及每一種這類程式所伴隨的相關「授權資訊 (LI)」文件的管制。若有任何關於使用 Notes 及 Domino 的權限問題,您可能無法根據此文件。

接受這個 IBM 產品的授權之後,您可藉由存取已安裝的產品檔案中內含的 \license 目錄,來檢視或列印授權檔及注意事項。

Copyrights

© Copyright IBM Corporation 1987, 2011

US Government Users Restricted Rights - Use, duplication or disclosure restricted by GS ADP Schedule Contract with IBM Corp.

此產品建置於 Eclipse (www.eclipse.org)。

商標

IBM、IBM 標誌和 ibm.com 是 IBM 公司 (International Business Machines Corporation) 在美國及 (或) 其他國家的商標或註冊商標。如果這些商標和其他 IBM 商標術語在本文件中第一次出現時是以商標符號 (® 或 ™) 標示,則這些符號代表本文件發行時 IBM 所擁有的美國註冊商標或普通法商標。

這些商標也可能是其他國家的註冊商標或普通法商標。有關最新 IBM 商標清單,可在 Web 的 著作權與商標資訊 上找到,網址為:www.ibm.com/legal/copytrade.shtml。

Adobe 和 PostScript 是 Adobe Systems Incorporated 在美國及 (或) 其他國家的註冊商標。

Google、 Google Desktop 和 Google Gadget 是 Google Inc. 在美國及 (或) 其他國家的商標。

Linux 是 Linus Torvalds 在美國及 (或) 其他國家的註冊商標。

Java 及所有 Java 型商標及標誌是 Oracle 及/或其子公司的商標或註冊商標。

Microsoft、Windows、Windows NT 和 Windows 標誌是 Microsoft Corporation 在美國及 (或) 其他國家的商標。

UNIX 是 The Open Group 在美國及其他國家的註冊商標。

¨其他公司、 產品或服務名稱,可能為第三者之商標或服務標誌。

郵件

您可以傳送並回答電子郵件、建立簽章,以及自訂「收件匣」的外觀。您也可以執行這些動作,如取消錯誤傳送的電子郵件, 或設定不在辦公室通知。

開始使用郵件

您可以傳送、接收及組織電子郵件,以及其他等等。

要從 Microsoft Outlook 移出嗎?請按一下這裡

當我在電子郵件中寫下地址時誰會出現在自動搜尋清單中?

當您在電子郵件或會議邀請上寫下位址時, 在您鍵入時名稱及位址清單便會出現。該清單中的人員即是您的最近聯絡人。會根據最近與您電子郵件往來、會談及舉行會議的人員,自動選擇他們。

檢視完整清單

從「聯絡人」中,按一下導覽窗格中的最近聯絡人

新增某人至清單

您無法直接新增某人至最近聯絡人,因為最近聯絡人是自動決定的。不過,您可以變更誰可以新增至最近聯絡人的基準。請參閱如何變更誰可以新增至「最近聯絡人」?

何謂 vCard 以及我如何使用 vCard?

vCard 包含聯絡資訊,例如職稱、電話號碼及電子郵件位址。您可以使用 vCard,來新增某人至聯絡人清單, 或讓人員更容易將您新增至他們的聯絡人清單。您也可以使用 vCard,以一個檔案匯入或匯出多個聯絡人。

如何使用 vCard?

  • 您可以使用 vCard,來快速地新增某人至您的聯絡人。通常, vCard 包括名稱、職稱、傳真、地址、城市、州/省及郵遞區號。當您匯入 vCard 時,您會從這些欄位匯入資料到聯絡人記錄中相符的欄位。當收到其中有某人 vCard 的電子郵件時, 請用滑鼠右鍵按一下 vCard,以將人員的資訊匯入您的聯絡人中。
  • 您可以使用 vCard,讓人員更容易將您新增至他們的聯絡人。依如何新增我的簽章至電子郵件?所述,將您的 vCard 新增至您的簽章。
  • 您可以使用 vCard,以一個檔案匯入或匯出多個聯絡人。請參閱如何從其他來源匯入聯絡人?匯出聯絡人

郵件快速參照

此快速參照包括一個畫面影像,說明「郵件」中的基礎,以及一些表格,列出其他常用的作業及快速鍵。

產品的畫面影像,顯示強調顯示的不同畫面區域

表 46. 基本作業
作業 動作

開啟郵件

按一下開啟按鈕,然後選取郵件

編寫新訊息

按一下新增 > 訊息

從您的聯絡人清單或另一個目錄中傳送訊息至某人

撰寫電子郵件時,按一下「收件人」鏈結,然後選取目錄。

將訊息標示為已讀取或未讀取

選取訊息,按一下滑鼠右鍵選取標示為 > 讀取標示為 > 未讀取

依姓氏排序收件匣

  1. 按一下檔案 > 喜好設定,然後按一下郵件
  2. 在「基礎」標籤的以此格式顯示郵件中的名稱下,選取姓氏、名字
  3. 按一下確定、回到您的「收件匣」,然後依直欄排序。

選用項目:在「輸入姓氏字首」下指定姓氏字首,例如“Van”代表 "Van Morrison"。 如需其他說明,請按住 "?" 圖示。

表 47. 將設定個人化
作業 動作
變更已讀取及未讀取訊息的顏色
  1. 按一下檔案 > 喜好設定Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定
  2. 按一下字型和顏色
  3. 郵件視圖字型下,選取訊息在郵件視圖中您想要的外觀。
將所有在預覽窗格檢視的訊息標示為已讀取

按一下檔案 > 喜好設定 (Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定),然後按一下基本 Notes 用戶端配置。在其他選項之下,選取文件在預覽窗格中開啟時標示為已讀取

在我的「收件匣」新增圖示,以顯示我是唯一收件者、「副本抄送」收件者,還是「副本密送」收件者

若要顯示識別收件者層次的圖示,請按一下檔案 > 喜好設定、按一下郵件,然後按一下收件者圖示標籤。

變更信頭(電子郵件標頭中的圖形)
  1. 按一下檔案 > 喜好設定,然後按一下郵件
  2. 按一下信首
  3. 信首欄位中選取圖形。若不使用圖形,請選取無信首
傳送之前檢查所有訊息的拼字
  1. 依序按一下檔案 > 喜好設定郵件,然後按一下基礎標籤。
  2. 選取「傳送前檢查訊息拼字」。
加密所有訊息
  1. 按一下檔案 > 喜好設定Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定
  2. 按一下「郵件」旁邊的加號,再按一下「傳送與接收」。
  3. 選取加密我傳送的訊息加密已傳送訊息的儲存副本
關閉 Fw: 字首
  1. 按一下檔案 > 喜好設定Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定
  2. 按一下「郵件」旁邊的加號,再按一下「傳送與接收」。
  3. 清除新增轉寄字首至轉寄的訊息主旨選項。
將電子郵件儲存或不儲存在「寄件匣」資料夾中
  1. 按一下檔案 > 喜好設定、展開郵件小節,然後按一下傳送及接收
  2. 在「傳送中」的「儲存您傳送的訊息」欄位中,按一下其中一個選項。
表 48. 您可以執行的其他動作
作業 動作
檢查訊息的拼字 按一下工具 > 拼字檢查
加密訊息 在您建立的訊息中,按一下訊息的收件人欄位上方的加密。若沒有顯示加密選項,請按一下顯示 > 其他郵件選項
確認訊息遞送 您可以確認訊息是否遞送至收件者的郵件伺服器
  1. 按一下訊息上方的遞送選項
  2. 從下列選項中選取:
    • - 不會遞送報告,除非找不到收件者位址
    • 僅限失敗時 - 如果 Notes 由於任何原因而無法遞送訊息,則會傳送遞送報告
    • 確認遞送 - 遞送報告通知您是否已遞送訊息
    • 追蹤整個路徑 - 從 Notes 遞送訊息時通過的每一個伺服器傳送一份報告給您, 並傳送一份最終報告,指出是否已遞送訊息
在收件人開啟訊息時收到回擲通知

若收件人的郵件程式支援此功能,當收件人讀取您傳送的訊息時,Notes 會傳給您回擲通知。許多網際網路郵件程式都支援回擲通知。不過,即使收件人郵件程式支援此功能,收件人的組織或許會因安全理由而不允許此功能。

  1. 按一下訊息上方的遞送選項
  2. 選取回擲通知,然後按一下確定
防止複製或轉寄訊息

您可以防止 Notes 郵件收件人複製您所傳送的 Notes 郵件 訊息。這包含複製到剪貼簿、轉寄、回覆時保留原文與列印。請注意,此選項只會阻止複製動作,收件人仍可使用其他方法來複製訊息。

  1. 按一下訊息上方的遞送選項
  2. 選取防止複製,然後按一下確定
新增機密字首至訊息主旨
  1. 按一下訊息上方的遞送選項
  2. 選取標示主旨為機密,然後按一下確定
不要收到其他人不在辦公室的訊息

如果您知道某個收件人休假,而想要能傳給該收件人訊息卻不會收到不在辦公室的回覆,您可以讓 Notes 拒收這類回覆。

  1. 按一下訊息上方的遞送選項
  2. 選取若收件人不在辦公室不要通知我,然後按一下確定
傳送訊息至群組時防止收件人看到群組成員
  1. 按一下訊息上方的遞送選項
  2. 選取不要展開個人群組,然後按一下確定
註: 若您轉寄或回覆的訊息在收件人欄位中顯示個人群組名稱,您必須針對轉寄的訊息或回覆再次選這個選項以防止群組再次展開。
在電子郵件送達時於滑入摘要視窗中預覽它們
  1. 按一下檔案 > 喜好設定、按一下郵件旁邊的加號 (+), 然後按一下傳送及接收
  2. 選取滑入摘要
表 49. 郵件快速鍵
作業 若為 Windows 若為 Macintosh
建立新的電子郵件 Ctrl+M Apple + M
開啟選取的電子郵件 Enter 鍵 Enter 鍵
關閉現行電子郵件或郵件視圖 Esc 鍵 Esc 鍵
將選取的電子郵件標示為已讀取或未讀取 Insert 鍵 NA
移至下一個未讀取的電子郵件 F4  
移至上一個未讀取的電子郵件 Shift+F4  
取得現行功能的說明 F1 說明或 Apple + ?
復原上一個動作 Ctrl + Z Apple + Z
查看可用快速鍵清單 Ctrl+ Shift + L

將郵件設定個人化

您可以變更郵件喜好設定,將郵件體驗個人化。

如何新增我的簽章至電子郵件?

您可以新增簽章至電子郵件訊息。簽章可以包括您的名稱、職稱、圖形、vCard 及其他資訊。

設定預設簽章

您可以設定 Rich Text、純文字或 Html 簽章,來新增至所有您傳送的訊息。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定,然後按一下郵件
  2. 按一下簽章標籤。
  3. 選取自動在我的外寄郵件訊息底部加上簽章
  4. 對於簽章的格式,請選取 Rich Text純文字HTML 或影像檔。按一下 ? 圖示來取得相關說明。
  5. 在對應簽章欄位中輸入文字。
  6. 選擇性的: 若要新增 Rich Text 特性,例如圖形及附件檔,請按一下 T 控制項。
  7. 選擇性的: 若要包括您的重要聯絡人檔案,請按一下附加我的 vCard,必要的話,變更欄位中的資訊,然後按一下附加 vCard 至簽章

只要重複以上步驟,並指定新簽章,就可以隨時變更簽章。您可以藉由清除自動將簽章加至我的外寄郵件訊息底端選項來移除簽章。您也可以變更 vCard 中的資訊,並將現有的版本取代為更新的版本。

使用不同簽章或不使用簽章

無論您是否已設定預設簽章,都可以從檔案使用簽章。

  1. 如果從檔案使用簽章,請將該檔案儲存至您的電腦。它必須是 TXT、HTML、JPEG、點陣圖或GIF 檔案。此檔案可以存在於您電腦上的任何位置,但為了方便起見,建議您將其儲存在 Notes 資料夾中。
  2. 在您正在撰寫的電子郵件上方,按一下簽章
  3. 請執行其中一項步驟:
    • 選取無簽章
    • 選取從檔案新增簽章、按一下瀏覽,然後選取一個簽章檔案。

如何變更「郵件」中預覽窗格的設定?

您可以顯示或隱藏預覽窗格,而且您可以在底端或側邊顯示它。

變更預覽窗格的位置

按一下右上角的顯示,然後按一下在底端預覽在側邊預覽

隱藏或顯示預覽窗格

按一下顯示 > 隱藏預覽

如何將所有預覽的電子郵件標示為已讀取?

您可以將所有在預覽窗格檢視的訊息標示為已讀取。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定Macintosh OS X 使用者:按一下「Lotus Notes > 喜好設定」), 然後按一下基本 Notes 用戶端配置
  2. 在「額外選項」下,選取文件在預覽窗格中開啟時標示為已讀取

如何將電子郵件當作交談來檢視?

您可以檢視包含所有回覆的訊息群組,以便您可以一次讀取訊息及回覆。由其所有回覆聚集而成的訊息稱為交談,交談可讓您省卻在「收件匣」中尋找個別回覆的麻煩。

在交談模式中,交談中的最近回覆會顯示於訊息清單中,而任何其他回覆及原始訊息會收合於最近回覆下面。當您展開交談時,原始訊息會顯示其主旨,而且每個回覆會顯示其第一行文字。

若要啟用或停用交談,請按一下顯示 > 交談顯示 > 個別訊息
註: 只能按「日期」檢視並排序交談。按另一個欄位 (例如「寄件者」) 排序時,自動將視圖或資料夾切換回訊息模式。

如何變更誰可以新增至自動搜尋清單?

出現在自動搜尋清單的位址,是根據最近與您電子郵件往來、會談及舉行會議的人員而自動選擇的。 您可以變更「副本抄送」及「副本密送」收件人是否新增至自動搜尋清單, 或是從所有電子郵件新增名稱還是只從您傳送的電子郵件新增名稱。您也可以選擇停止新增任何名稱至自動搜尋清單。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下聯絡人
  3. 選取不要新增任何名稱,或選取新增下列名稱並選取一個選項。

如何設定郵件的預設字型?

您可以為傳送的郵件設定預設字型。

  1. 撰寫電子郵件時,請變更文字,讓它是您要用作預設值的字型及樣式。
  2. 選取文字。
  3. 開啟文字功能表,然後選取將現行字型設為郵件預設值
    註: 您的新預設字型將出現在下一封您撰寫的電子郵件中。它不會影響現行電子郵件。

保持乾淨的收件匣

您可以管理垃圾郵件、郵件配額及會議通知,讓收件匣保持更加乾淨。

如何控制廣告信及其他垃圾郵件?

一般來說,您的管理員將為您管理垃圾郵件。不過,如果垃圾郵件仍是問題, 您可以利用一些不同的方法來控制它。

傳送郵件至垃圾郵件資料夾

如果您經常從相同的寄件者得到垃圾郵件,則可以將來自該寄件者的郵件自動傳送至垃圾郵件資料夾。 然後,您可以定期檢查垃圾郵件,以確定沒有一般郵件已傳送至那裡。

  1. 在任何郵件資料夾中,從寄件者選取電子郵件。
  2. 選取其他 > 將寄件者的郵件遞送至垃圾郵件

若要從垃圾郵件寄件者的清單中移除某人,請執行下列動作:開啟垃圾郵件資料夾、選取寄件者, 然後選取其他 > 從垃圾郵件清單中移除寄件者

封鎖或過濾來自寄件者、網域或主旨的郵件

如果垃圾郵件來自相同的寄件者或網域,或總是具有類似的主旨, 則您可以封鎖該郵件,或將它自動傳送至另一個資料夾。

  1. 在訊息清單中,選取垃圾郵件訊息。
  2. 按一下動作 > 建立快速規則
  3. 在第一個小節中,選取是否要封鎖來自該寄件者、網域或主旨的郵件。您可以選取多個條件。
  4. 在第二個小節中,選取是否要封鎖至少符合一個或符合全部選取之條件的郵件。
  5. 在第三個小節中,選取移至資料夾不接受訊息,視您是否想要封鎖該郵件,或將它移至個別資料夾而定。
註: 新的規則只對送入訊息起作用。它不會影響「收件匣」中現有的訊息。

若要檢視或刪除此規則, 請按一下左邊郵件導覽窗格中工具旁邊的加號 (+),然後按一下規則

使用垃圾郵件保護

在您郵件的左畫面中,按一下垃圾郵件保護,以查看您組織封鎖的寄件者清單、 新增您自己封鎖的寄件者,或選擇從某些公司封鎖的寄件者中接收郵件。
註: 如果您在郵件的左窗格中沒有看到垃圾郵件保護選項 (使用資料夾視圖),則您的組織不使用此服務。

如果超出我的郵件配額,怎麼辦?

如果您的管理員已為您的郵件大小設定配額,而且您的郵件應用程式已大到超過限制, 則您將開始看到超過配額的警告訊息。此外,新的郵件將延遲送給您,而且您將無法儲存已傳送的郵件

如果設定限額,在郵件領航員頂端附近會顯示水平軸,指出用於郵件的磁碟空間量。若要取得關於郵件限額的詳細資訊,您可以將游標停留在指示器上,或選擇工具 > 限額資訊

您可以

  • 刪除郵件。依大小來排序個別郵件資料夾與視圖,用以識別及刪除您不再需要的最大訊息。在刪除訊息後,請確定移至「垃圾桶」資料夾,然後清除垃圾桶。
  • 保存郵件。請注意 ,當超出郵件限額時 ,您無法建立郵件保存 ,但如果在限額之下 ,建立郵件保存可進一步縮小郵件大小。
  • 變更用於儲存已傳送郵件的喜好設定(如需指示,請參閱郵件快速參照)。 例如,如果喜好設定是設為「一律」,則您可能會儲存許多不必要的訊息。考慮將設定變更為「一律提示」,以便您可以想想是否真的需要儲存每一則訊息。
  • 如果您的已傳送郵件會自動儲存,請在回覆含有檔案附件的訊息時使用回覆回覆並僅附上歷程選項。

如何在我的「收件匣」中取得較少的會議通知?

若要保持更乾淨的「收件匣」,您可以讓 Lotus Notes 自動為您回應會議邀請、防止受邀者回應進入「收件匣」,或在回應會議通知之後自動移除它們。

自動回應部分會議

您可以選擇自動處理您的所有會議邀請、僅來自某些特定人員的邀請,或除了某些特定人員外任何人寄的邀請。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定,然後按一下日曆和待辦事項
  2. 按一下自動處理
  3. 選取自動回應會議邀請
  4. 收到某人的會議邀請時下,選取一個選項, 並在必要時輸入名稱。按一下向下箭號以從目錄選取名稱。
  5. 自動執行下列動作下,選取一個選項。
    註: 當您的排程中沒有空時,請選取在沒有空時拒絕以自動拒絕, 或選取讓我決定是否沒有空,將邀請留在「收件匣」中,讓您可以回應。

自動更新會議

當您已接受的會議有更新項目時,您可以自動新增那些更新項目。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定,然後按一下日曆和待辦事項
  2. 按一下通知
  3. 選取自動處理會議更新項目並套用變更至會議

防止受邀者回應自動進入收件匣

您可以選擇不從會議受邀者接收已接受及已拒絕的通知。不是在「收件匣」中接收回應, 而是您可以藉由開啟會議邀請,並按一下底端的受邀者狀態標籤,來查看誰已接受會議邀請。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定,然後按一下日曆和待辦事項
  2. 按一下通知
  3. 在「在我的收件匣中顯示以下會議通知」旁邊,選取全部但回應除外

防止所有會議通知進入收件匣

不是在「收件匣」中接收會議回應,您反而可以回應所有來自日曆的會議。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定,然後按一下日曆和待辦事項
  2. 按一下通知
  3. 在「在我的收件匣中顯示以下會議通知」旁邊,選取

移除您已回應的會議通知

  1. 按一下檔案 > 喜好設定,然後按一下日曆和待辦事項
  2. 按一下通知
  3. 選取當我處理會議通知後從收件匣中加以移除

郵件存取與委派

您可以讓其他人檢視或編輯您的郵件,或者,如果其他人已給與您存取權,則可以開啟他們的郵件。

如何給與某人管理我的郵件的存取權?

您可以讓指定的人員開啟您的郵件、日曆、待辦事項或聯絡人項目。您也可以讓人們為您傳送、編輯 (包括新增後續旗標) 及刪除訊息、建立及刪除日曆項目,及建立及刪除待辦事項項目。

給與某人存取權

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下郵件,然後按一下存取及委派標籤。
  3. 存取您的郵件及日曆頁面上,執行下列其中一項:
    • 若要給與新的人員存取權,請按一下新增,然後指定人員或群組。
    • 若要變更已授與人員或群組的存取權,請按一下第一份清單中的人員或群組。第二份清單顯示該個人或群組已擁有的存取權。若要修改存取權的層級,請按一下「變更存取權」。
  4. 選取人員或群組可以存取哪些元件,然後選取他們可以存取多少。
註: 如果您給與某人為您撰寫郵件的存取權,則他們為您撰寫的郵件將以您的名稱傳送。如果您給與某人只能為您讀取郵件的存取權,則他們為您撰寫的郵件會以他們的名稱傳送。
註: 當您將郵件存取權提供給他人時,他們無法閱讀您接收的加密郵件。除此之外,除非您的使用者 ID 包含用來加密訊息的加密金鑰,否則您無法閱讀他們為您建立的加密訊息。

如何建立另一個人員的「郵件」的快速鍵?

您可以建立某人的 Lotus Notes 郵件、日曆、待辦事項或聯絡人的快速鍵,如果該人員已給與您存取權的話。

註: 在建立快速鍵之前,其他人員首先必須給與您其郵件、日曆、待辦事項或聯絡人的存取權。 如需相關資訊,請參閱如何給與某人我的郵件、日曆、作業或聯絡人的存取權?

快速鍵會顯示在您的郵件導覽窗格的其他郵件下、您的日曆導覽窗格的顯示日曆下,以及「待辦事項」導覽窗格的其他待辦事項下。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定,然後按一下日曆和待辦事項
  2. 按一下存取及委派
  3. 按一下「其他人郵件的捷徑」。
  4. 建立快速鍵以開啟這些人員的郵件檔案下,鍵入其郵件存取權已委派給您的人員名稱。 若要從目錄中選取名稱,請按一下欄位右邊的箭頭。
    註: 這會建立該人員的郵件、日曆及待辦事項的快速鍵。

您可以利用郵件執行的其他動作

您可以利用「郵件」執行其他動作,例如為「收件匣」中的訊息加上顏色代碼,或設定不在辦公室通知。

如需您可以執行的其他動作,請參閱 Notes 提示部落格。

為某些寄件者的訊息加上顏色代碼

您可以設定喜好設定,為不同寄件者的訊息加上顏色代碼。 此功能可協助您掃描「收件匣」,以取得高優先順序的訊息。

  1. 若要為來自特定寄件者的郵件加上顏色代碼,請依序按一下檔案 > 喜好設定郵件,然後按一下寄件者顏色標籤。
  2. 輸入名稱並選取顏色。您可以為每一個顏色組合輸入多個名稱。 按 Enter 鍵來分隔名稱(而非使用逗號)。
    1. 若要從目錄選取名稱,請按一下欄位旁的下移鍵。
    註: 您不能輸入群組名稱。

設定不在辦公室通知

您可以使用不在辦公室通知服務,在您離開期間對傳送給您郵件的人員傳送自動回覆。自動回覆告訴人員您不在及何時返回。

啟用不在辦公室通知

  1. 如有需要,開啟郵件。
  2. 在訊息清單上方,按一下更多 > 不在辦公室
  3. 指定離開與回程日期。
    註: 視您組織伺服器的配置而定,可能有會「指定時數」選項。若有的話,請選取此選項,指定您離開與回程時間,然後指定時間。
  4. 選擇性的: 若要傳送不同通知至特定人員,請按一下替代通知標籤。
  5. 選擇性的: 若不要傳送任何通知至特定人員或在主旨中具有特定詞組的電子郵件,請按一下排除標籤。
  6. 按一下「啟用後關閉」,或如果您已啟用不在辦公室通知,且已變更部分不在辦公室設定,請按一下「儲存後關閉」。

停用不在辦公室通知

視您的組織而定,您可能需要在返回後手動停用不在辦公室通知(即使 Notes 在指定返回時間停止傳送不在辦公室回覆)。如果是這種情況,您將收到停用不在辦公室通知的電子郵件備忘。

  1. 如有需要,開啟郵件。
  2. 在訊息清單上方,按一下更多 > 不在辦公室
  3. 按一下「停用後關閉」。

建立及使用信箋

信箋可協助您建立可以重複使用的電子郵件範本,其中附有文字或圖形、信頭及收件者清單。 當您建立新聞信件時,或如果您經常要以相同格式傳送訊息(例如狀態報告),使用信箋就會很方便。

建立信箋

  1. 如有需要,開啟郵件。
  2. 確定您想要現行信頭作為您正要建立之信箋的一部分,如果不想要,請選取不同信頭。
  3. 在郵件導覽窗格中,按一下工具旁邊的加號 (+),然後按一下信箋
  4. 按一下新增信箋 > 個人,以建立包括 Rich Text 或圖形的信箋,或按一下新增信箋 > 訊息,以建立只包括文字的信箋。
    1. 若為個人信箋,請在標頭下的第一組方括弧之間插入要在訊息頂端顯示的任何文字或圖形。 在紅色括弧內,插入您想要在訊息內文之前直接顯示的任何文字或圖片。在最後的一組括弧內,插入您想要在此頁的最下方顯示的任何文字或圖片。
      提示: 匯入是包括圖形的最好方式。
  5. 按一下「儲存」,輸入信箋名稱,然後按一下「確定」。

使用信箋來建立訊息

  1. 如有需要,開啟郵件。
  2. 按一下訊息清單上方的「更多」,然後按一下「新建含信箋的訊息」。
  3. 選取您要使用的信箋,並按一下「確定」。
註: 在您傳送訊息前,訊息中之信箋信首顯示的日期可能不正確,但日期會在遞送時加以更正。

在電子郵件中新增可收合的小節

在電子郵件或其他 Notes 文件中,您可以顯示或隱藏可收合小節中的文字。

若要開啟收合的小節,請按一下出現在該收合小節左邊的三角形或小三角形。

已收合的小節

已展開的小節

  1. 建立或編輯電子郵件或其他 Notes 文件時,請選取要在小節中包括的文字。依預設,第一行是小節標題。
  2. 按一下建立 > 小節
  3. 選擇性的: 按一下該小節,然後按一下小節 > 小節內容
  4. 選擇性的: 請執行此表格中的任何作業來自訂小節。
    表 50. 小節自訂作業

    作業

    程序

    變更小節的標題

    1. 按一下節標題及邊框標籤。
    2. 標題欄位中,選取文字並輸入新標題,然後按一下核取標記儲存。
    註: 小節標題中請勿使用換行字元、焦點資訊或按鈕。
    註: 若要對標題使用公式,請使用公式,並在標題欄位中新增公式,或按一下公式視窗,在該處新增公式。

    變更小節的邊框樣式及顏色

    1. 按一下節標題及邊框標籤。
    2. 邊框小節中,從樣式欄位中選取邊框樣式。
    3. 顏色欄位中選取邊框顏色。
    註: 您可以使用「顏色」欄位右上角的顏色輪按鈕來自訂顏色。色環

    設定要自動展開或收合的小節

    1. 按一下展開/收合標籤。
    2. 對於任一種文件狀態,例如已預覽,請在清單中選取下列任何一項:
      • 不自動展開或收合 - 以取消任何自動收合或展開的動作。
      • 自動展開小節 - 以自動展開小節。
      • 自動收合小節 - 以自動收合小節。

    當小節展開時隱藏小節的標題

    1. 按一下展開/收合標籤。
    2. 選取展開時隱藏標題

    唯有在預覽窗格中檢視文件時,才會以小節顯示文字;否則,小節內容會顯示為一般文字

    1. 按一下展開/收合標籤。
    2. 選取未預覽時顯示文字

    移除小節但保留小節的內容 (同時移除小節標題)

    1. 按一下小節。
    2. 按一下小節 > 移除小節

在電子郵件及其他 Notes 文件中建立表格

您可以新增表格至電子郵件、日曆項目及其他 Notes 文件。您可以建立基本表格、標籤表格、可收合表格或巢狀表格。

  1. 按一下建立 > 表格
  2. 選擇基本表格 基本表格按鈕、標籤表格 標籤表格按鈕,或可收合表格 可收合表格按鈕
    註: 若要建立巢狀表格(一個表格位於另一個表格內),請在另一個表格的儲存格內建立基本表格。
  3. 表格大小之下,指定表格的列數與欄數。您最多可以在一個表格中併入 64 欄 及 255 列。
    註: 若為標籤表格,列數是標籤數。

從待辦事項項目或日曆項目建立電子郵件

您可以從待辦事項項目或日曆項目建立電子郵件。 如果您需要轉寄資訊給某人,則此動作很有用。

  1. 開啟作業或日曆項目。
  2. 在日曆或作業清單上方,選取其他 > 複製至新的 > 訊息

疑難排解郵件

您可以取得協助,來解決「郵件」中的問題。

如需疑難排解相關資訊,請造訪 IBM Support Portal

如何取消錯誤傳送的電子郵件?

如果您已傳送的訊息已儲存在「寄件匣」視圖中,則您可以撤回它。如果您已傳送錯誤的訊息, 或是您想要編輯已傳送訊息的內容並重新傳送它,則此動作很有用。

  1. 在郵件中,開啟「寄件匣」視圖。
  2. 選取訊息。
  3. 在訊息清單上方,按一下「恢復訊息」。如果沒有顯示此按鈕,表示 Domino 管理員已停用此功能。
  4. 如果訊息已經傳送給一位以上的收件人,請選取要從其恢復訊息的收件人。
  5. 選擇性的: 若要收回已寄給收件人的訊息 (即使收件人已經開啟並預覽訊息),請選取「即使訊息已被讀取仍要恢復」。
  6. 選擇性的: 若要不要收到恢復狀態報告,請清除「傳給我每一位收件人的恢復狀態報告」。恢復狀態報告會確認訊息是否已成功恢復。
  7. 按一下確定

疑難排解

如果此功能沒有作用,請確定已符合下列需求:

  • 您和訊息收件者都必須正在使用第 8 版 Domino 伺服器上的第 8 版郵件應用程式範本 (Mail8.ntf)。
  • 您必須將已傳送郵件儲存在「寄件匣」資料夾中。若要檢查此設定, 請按一下檔案 > 喜好設定、按一下郵件旁邊的加號 (+)、按一下傳送及接收,然後選取儲存我傳送的訊息副本下的
  • 訊息收件者必須已選取基本郵件喜好設定容許其他人收回傳送給我的郵件

如何從自動搜尋清單中移除錯誤的地址?

在電子郵件上寫下位址時,如果不正確的位址出現在自動搜尋清單中,則您可以隱藏它。在自動搜尋清單或「最近聯絡人」視圖中, 用滑鼠右鍵按一下位址,然後選取在最近聯絡人中隱藏

若要避免未來在自動搜尋清單中看到錯誤的位址,您可以變更誰可以新增至自動搜尋清單。 請參閱如何變更誰可以新增至自動搜尋清單?

為什麼部分選項已變成灰色或已鎖定?

如果 Notes 任何地方有已變成灰色或已鎖定的喜好設定或選項, 則您的管理員已停用那些選項,而且您無法變更它們。

如何進行多種語言的拼字檢查?

若要在使用多種語言的電子郵件及文件中檢查拼字,您可以標記將由不同字典檢查的文字。 若要使用此功能,您必須已安裝其他語言的字典。如需相關資訊,請詢問您的管理員。

標示特定語言的文字

  1. 建立或編輯電子郵件或文件時,請選取文字或按一下您要新增文字的位置。
  2. 按一下文字 > 文字內容
  3. 按一下字型標籤。
  4. 選取語言。
    註: 若要拼字檢查程式略過文件中的某些特定字,請將這些字標示成無法識別

Notes 會使用您的預設字典來檢查未標記的字彙。

比方說,如果您的預設字典為英文, 而且文件同時包含英文與義大利文,則可以將義大利文撰寫的文字標示為「義大利文」。 當您執行拼字檢查時,將以預設字典檢查英文字彙,而且將以義大利文字典檢查義大利文字彙。

進階郵件主題

您可以進一步瞭解可以利用「郵件」做什麼。

如需其他進階主題,請參閱 Lotus Notes and Domino Wiki

使用黑名單來封鎖寄件者

若要過濾掉不要的電子郵件,您可以使用黑名單,指定不要之電子郵件來源的主機及網域。[此主題需要更新。]

啟用黑名單過濾器之後,來自該黑名單上的主機或網域的任何訊息就會加以標示。雖然您看不到此標籤,但郵件應用程式認識此標籤,因此您可建立郵件規則來處理具有黑名單標籤的訊息。例如,您可以建立規則,將所有黑名單標示的訊息傳送至資料夾 SPAM:

當黑名單標籤包含 SpamCop 時,則移至資料夾 SPAM

除了黑名單以外,伺服器也會使用白名單標籤來標示訊息。白名單是黑名單上的主機及網域的除外清單。若要利用伺服器的白名單,您可以建立郵件規則來處理具有白名單標籤的訊息。

若在伺服器上已啟用黑名單和白名單過濾器,則伺服器管理員可以提供名單上的名稱。您也可以在 Domino 名錄中找到此資訊。若要檢視清單,請開啟起始郵件伺服器上的 Domino 名錄 (Names.nsf),在配置 > 伺服器之下按一下配置,開啟伺服器「配置」文件,然後按一下路由器/SMTP > 限制與控制項 > SMTP 入埠控制項。若已啟用,則在 DNS 黑名單過濾器DNS 白名單過濾器欄位中會顯示清單。

使用規則過濾郵件

您可以使用郵件規則,移動、轉寄或刪除所接收到符合特定條件的新訊息。例如,您可以建立一個規則,來檢查是否有來自某個寄件者的訊息,或建立一個規則,來包含某個主旨,並自動將訊息移至某個資料夾、傳送訊息副本給某人,或在「收件匣」中看到不想要的信件之前,先加以刪除。

建立規則

  1. 在郵件的導覽窗格中,按一下工具旁邊的加號 (+),然後按一下規則
  2. 按一下「新增規則」。
  3. 指定條件下方,選取要檢查的訊息部分 (例如寄件者主旨)、選取狀態 (如包含),然後輸入檢查條件 (如某人的名稱或特定文字)。不要在您輸入的條件前後加上引號。

    例如,您可以選取「寄件人」及「包含」,然後輸入 Alice 來過濾所有由 Alice French、Alice Stearns 與任何署名為 Alice 之人員寄給您的訊息。或者您可以「大小 (以位元組為單位)」及「大於」,然後輸入 2000 來過濾寄給您大於 2000 位元組的所有訊息。

    註:包含」條件適用於不完整單字,而且不區分大小寫。例如,您可以選取「寄件人」及「包含」,然後輸入 Al 或 al 來過濾所有署名為 Al、Alice、Alex 或 Alicia 的寄件人寄給您的訊息。
    提示:全部文件」條件可讓您在啟用了規則時,對送達您郵件的所有訊息,執行一個動作。例如,您可以選取「全部文件」,然後指定您不在辨公室時,傳送副本至替代電子郵件位址。
  4. 按一下「新增」。
  5. 執行下列其中之一:
    表 51. 條件和例外作業
    作業 描述

    新增更多條件

    按一下「條件」、選取 ANDOR,然後針對每個新條件重複步驟 3 和 4。

    新增例外

    按一下「例外」,然後重複步驟 3 和 4。

    新增更多例外

    按一下「例外」,選取 ANDOR,然後針對每個新例外重複步驟 3 和 4。

    移除條件或例外

    在「送達郵件訊息符合這些條件時欄位中按一下條件或例外,然後按一下「移除」。

    移除全部條件與例外

    按一下「全部移除」。

  6. 在「指定動作」下方,選取動作並視需要指定動作明細 (例如目標資料夾)。
    表 52. 動作
    動作 描述

    傳送副本至

    選取是否要讓轉寄的副本包含完整訊息或只包含訊息頁首。頁首是主旨、位址,以及位於訊息開頭的日期與時間;它們不包括訊息的 Rich Text 內容。

    註: 如果您發現一個使用「傳送副本至」動作的規則並沒有運作,請詢問系統管理員,您的組織是否停用了這個功能。
  7. 按一下「新增動作」。
  8. 執行下列其中之一:
    表 53. 動作作業
    作業 描述

    新增更多動作

    對每個新動作重複步驟 6 與 7。

    移除動作

    按一下「執行下列動作」方框中的動作,再按一下「移除」。

    移除全部動作

    按一下「全部移除」。

  9. 按一下確定。依預設會啟用 (開啟) 規則。

如果多個規則套用至一封電子郵件,怎麼辦?

規則會依它們列示在工具 > 規則下的順序來處理。如果您具有多個套用至單一訊息的規則,則這些規則會依順序套用至該訊息。 如果您只想要套用其中一個規則,則使用停止處理,在第一個規則之後停止處理。

  1. 選取規則並按一下編輯
  2. 指定動作下,選取停止處理,然後按一下新增動作
  3. 按一下確定
  4. 如果需要變更規則的順序,請按一下上移按鈕 「上移」按鈕

例如,您可以定義下列規則:

WHEN Subject contains Marketing THEN Move to folder Marketing Information AND Stop Processing further Rules

WHEN Subject contains Sales THEN Move to folder Sales Information

在此範例中,如果訊息主旨包含 "Marketing and Sales",該訊息會移至 Marketing Information 資料夾,然後停止所有規則處理。如果系統沒有執行停止處理動作,訊息會先移到 Marketing Information 資料夾,當第二個規則執行時,再移到 Sales Information 資料夾。

編輯或刪除規則

  1. 在郵件的導覽窗格中,按一下工具旁邊的加號 (+),然後按一下規則
  2. 使用規則清單上方的動作列,來編輯或刪除規則。

保存訊息以釋出空間

保存會釋出空間,因而可改善郵件的效能。在保存訊息之後,您仍然可以存取它們。

表 54. 保存選項
標頭 標頭
第一次保存

在可以保存訊息之前,您必須建立一個保存。請遵循下列步驟:

  1. 開啟您的郵件、選取動作 > 保存 > 設定 > 準則,然後編輯現有的準則或建立新的準則。此準則將告訴 Notes 要保存哪些文件,以及要利用文件做什麼。
  2. 在編輯或建立之後,請從清單中選取想要的準則,然後按一下啟用
  3. 如果您有存取權,請按一下排程標籤,以排定何時執行保存。您必須在排定的時間離開電腦。
  4. 若要立即保存,請選取動作 > 保存 > 立即保存
排定自動執行保存
  1. 開啟您的郵件,然後選取動作 > 保存 > 設定 > 排程,然後排定何時執行保存。您必須在排定的時間離開電腦。
立即執行保存

選取動作 > 保存 > 立即保存

Notes 將保存符合您在建立保存時所設定之準則的訊息。

立即保存選取的訊息

建立或編輯保存準則時,請為「選取準則」選擇由使用者選取。 請確定啟用此準則。

在此之後的任何時間,選取您要保存的訊息, 然後選取動作 > 保存 > 保存選取的文件

保存時,請在您的郵件中留下摘要

建立或編輯保存準則時,請選取減少此應用程式中的文件大小,並從對應的下拉清單中進行選擇。

自動刪除訊息

建立或編輯保存準則時,請選取只要清除此應用程式而不要保存

若要開啟保存,請按一下郵件導覽窗格中保存旁邊的加號 (+),然後選取保存的名稱。

若要尋找已保存的訊息, 請開啟保存並搜尋。

追蹤已傳送的訊息

疑難排解時,您可能需要追蹤已傳送的訊息。您可以追蹤已傳送的訊息,以瞭解它們通過了哪些伺服器。

只要訊息必須通過的所有伺服器是 Domino Release 5 或更新的伺服器,您就可以追蹤郵件訊息。同時,必須在伺服器上啟動訊息追蹤。

  1. 開啟「寄件備份」視圖並選取訊息。
  2. 按一下動作 > 更多 > 追蹤訊息
  3. 選取要追蹤的訊息的目標收件人。
  4. 選擇性的: 若要新增任何其他收件人,請其他收件人欄位中輸入或選取收件人名稱,然後按一下新增
  5. 選取只追蹤遞送狀態追蹤整個路徑,然後按兩次確定

結果會傳送至「收件匣」。

更新郵件資料夾的設計

視 Domino 管理員所控制的設定而定,IBM Lotus Notes 有可能升級您的郵件檔設計以包括 Notes 資料夾 (例如「收件匣」及「垃圾桶」) 的最新設計,但不適用於您所建立的資料夾。

若您已使用 Mail6.ntf 範本或更新版本中的設計取代您郵件檔案的設計,則可以根據任何這些標準資料夾來升級您的資料夾設計:信箱、警示、垃圾桶、規則、日曆或所有文件。 您可以根據標準資料夾自動升級所有資料夾,或手動升級個別資料夾 (這樣比較花時間)。

資料夾升級

  1. 如有需要,開啟郵件。
  2. 按一下動作 > 資料夾 > 升級資料夾設計
  3. 請執行其中一項步驟:
    • 若要根據標準資料夾,將所有資料夾升級至標準資料夾的最新設計版本,請按一下「自動升級」。
    • 若要個別升級資料夾,按一下「手動升級」。接著選取一或多個資料夾,再選取標準資料夾設計類型 (例如「收件匣」),用以升級選取的資料夾,並按一下「確定」。若要根據不同的設計類型升級更多資料夾,請按一下「」並重複步驟。
    • 若要在檢查過資料夾的設計後再升級,請按一下「取消」。

日曆

您可以排定會議、管理排程、新增其他日曆等等。

開始使用日曆

應該如何使用不同類型的日曆項目?

如何切換至不同的拼字檢查字典?

何謂種類以及如何在「日曆」中使用它們?

日曆快速參照

郵件快速參照

使用會議

如何查看人員何時有空參加會議?

當我有空參加會議時如何告知人員?

如何建立重複會議?

如何預約會議的會議室或資源?

如何建立重複會議?

將日曆設定個人化

如何顯示、隱藏或變更「日曆」中的預覽窗格位置?

如何變更區域設定,例如時區、文字方向及工作週中的日?

如何為所有會議設定自動警示?

如何在我的日曆上放置位置保留元來代表尚未回應的會議?

如何在我的「收件匣」中取得較少的會議通知?

您可以利用日曆執行的其他動作

如何在我的日曆上放置位置保留元來代表尚未回應的會議?

新增假日至日曆

設定偏好的會議室及資源

設定偏好的電話會議資訊

清除過去的日曆項目

日曆存取與委派

誰可以看到我的排程及空閒時間資訊?

如何給與某人管理我的日曆的存取權?

如何開啟另一個人員的日曆?

如何建立另一個人員的「日曆」的快速鍵?

如何在我的日曆上放置位置保留元來代表尚未回應的會議?

疑難排解日曆

一旦建立會議,如何使它成為重複會議?

如何接受先前已拒絕或委派的會議?

如果 Notes 顯示錯誤時間,怎麼辦?

進階日曆主題

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開始使用日曆

您可以排定並追蹤會議、約會、週年紀念日等等。

要從 Microsoft Outlook 移出嗎?請按一下這裡

應該如何使用不同類型的日曆項目?

您可以在 Notes 日曆上排定會議、約會、全日事件、週年紀念日、備忘或事件公告。 本主題說明這些項目類型的部分差異。

表 55. 日曆項目類型

類型

描述

會議

排定與其他人的會議,並傳送他們可以回應的電子郵件邀請(例如,接受、拒絕或提出變更)。

事件公告

排定與其他人的會議,並傳送他們可以新增至日曆而不需回應的播送電子郵件邀請。

約會

在日曆中排定一天內的時間。

全天事件

在日曆中排定整天或數天 (如假期時間)。

紀念日

新增每年事件(例如生日)至日曆。紀念日項目會從您指定的日期開始,連續 10 年在同一個日期重複 (除非您在紀念日項目中按一下重複並變更持續時間)。

備忘

在特定時間提醒自己某件事。

如何新增其他日曆至我的 Notes 日曆?

您可以新增 Google(TM) 日曆、iCalendar、其他人員的 Notes 日曆、 「Notes 群組會議室」日曆或 Notes 應用程式日曆至您的 Notes 日曆。這些項目將以您選擇的顏色顯示在您的 Notes 日曆項目旁邊。

  1. 在日曆的左畫面中,按一下新增日曆
  2. 新增下,選取您要新增的日曆類型。
    註: 若為 Notes 使用者的日曆,使用者必須已給與您其日曆的存取權。
  3. 輸入必要的資訊並按一下確定
    註: 如果您要新增的日曆包含許多項目,則 Notes 日曆可能需要多一點時間才能顯示它們。
提示: 若要稍後再隱藏或顯示日曆的項目,請選取或取消選取顯示日曆之下的日曆勾選框。

何謂種類以及如何在「日曆」中使用它們?

種類是協助您組織項目並讓您更容易找到它們的標籤。您可以使用種類來組織日曆項目、待辦事項項目、聯絡人或群組。

新增種類至日曆項目

利用開啟的日曆項目,將種類輸入種類欄位中。
註: 如果看不到種類欄位,請按一下日曆項目上方的顯示 > 種類

依種類檢視日曆項目

在「日曆」中,請按一下左邊導覽窗格中清單旁邊的加號 (+)(如果尚未展開的話), 然後按一下依種類的項目

日曆快速參照

此快速參照包括一個畫面影像,說明「日曆」中的基礎,以及一些表格,列出其他常用的作業及快速鍵。

產品的畫面影像,顯示強調顯示的不同畫面區域

表 56. 基礎
作業 動作

開啟日曆

按一下開啟按鈕,然後選取日曆

建立會議或其他日曆項目

從日曆中,按一下新增 > 會議或另一種類型的日曆項目。

提示: 如果您不想要在電子郵件中接收受邀者回應,請選擇事件公告
表 57. 使用會議
作業 動作

新增或移除會議中的受邀者

開啟會議邀請,然後按一下新增受邀者移除受邀者

設定或取消會議的警示

  • 若要設定警示,請建立或編輯日曆項目,然後按一下通知我
  • 若要取消警示,請開啟日曆項目、清除通知我欄位,然後按一下儲存並關閉

重排、取消、更新或確認會議

  • 若要重排、取消或確認,請開啟會議、按一下擁有者動作,然後按一下重排取消確認
    註: 當您確認會議時,Notes 會將更新連同最新的會議資訊傳送給受邀者。
  • 若要更新會議並通知與會者,請開啟會議、更新它,然後按一下儲存並傳送邀請
提示: 如果這是重複會議,而且任何受邀者使用非 Notes 日曆應用程式,請選取僅此實例,因為非 Notes 日曆可能不支援其他選項。

將會議標示為排程中的空閒時間

  • 如果您正在建立會議,請選取標示為有空
  • 如果您已獲邀參加會議,請按一下暫時接受

檢查會議的受邀者回應

在您的日曆中,開啟會議,然後按一下邀請底端的受邀者狀態標籤。

傳送訊息至受邀者

開啟會議、按一下擁有者動作,然後選取傳送訊息至所有受邀者傳送訊息至已回應的受邀者,或傳送訊息至未回應的受邀者

加密會議

建立會議邀請、按一下遞送選項,然後選取加密

提出新會議日期或時間

  1. 開啟會議邀請,並按一下回應 > 提出新時間。如果提出新時間選項並未顯現,表示會議主席已停用此邀請的反提出。
  2. 按一下檢查排程,以檢查與會者的空閒時間排程,查看其在提出時間是否有空。
註: 若要為重複會議提出新時間,您必須先接受會議。接著開啟日曆,開啟重複會議實例,然後為它提出新時間。
表 58. 使用您的日曆
作業 動作

顯示或隱藏 Notes 日曆上的其他日曆

若要顯示日曆,首先必須新增日曆至您的日曆。請參閱如何新增其他日曆至我的 Notes 日曆?

在導覽窗格的顯示日曆下,選取或清除日曆名稱旁邊的勾選框。

編輯或移除 Notes 日曆中的其他日曆

在導覽窗格的顯示日曆下,用滑鼠右鍵按一下日曆名稱,然後選取編輯移除

過濾您的日曆,只查看特定類型或狀態的項目,或特定人員專用或主持的項目

依序按一下日曆頂端的顯示過濾依據,然後按一下過濾方法。

例如,您可以按一下主席,只顯示特定人士主持的會議,或按一下類型,只顯示約會。

以紅色顯示日曆上已取消的會議,或自動移除它們

按一下檔案 > 喜好設定、按一下日曆及待辦事項區段、按一下顯示、按一下視圖、選取自動處理取消的會議,然後選取在日曆中顯示為已取消從日曆中移除

顯示或隱藏日曆上的作業

按一下檔案 > 喜好設定、按一下日曆及待辦事項區段、按一下顯示、按一下視圖,然後選取或清除顯示待辦事項項目

變更日曆項目的顏色

依序按一下檔案 > 喜好設定日曆和待辦事項區段、顏色標籤,然後指定項目類型的背景和文字顏色。

顯示時段或摘要中的日曆

按一下日曆頂端的顯示,然後按一下摘要以顯示摘要,或按一下時段以顯示時段。

當提出會議的新時間時,請在日曆上留下位置保留元以代表原始時間。

  1. 依序按一下檔案 > 喜好設定日曆和待辦事項顯示
  2. 選取依預設,留下位置保留元代表變更議程的會議

新增或移除受邀者時更新其他會議參與者

  1. 依序按一下檔案 > 喜好設定日曆和待辦事項顯示
  2. 按一下通知
  3. 選取新增或移除會議受邀者時,更新其他參與者
表 59. 快速鍵
作業 若為 Windows 若為 Macintosh
開啟選取的日曆項目 Enter 鍵 Enter 鍵
取得現行功能的說明 F1 說明或 Apple + ?
將選取的文字放大至下一個字體大小 F2 NA
將選取的文字縮小至下一個字體大小 Shift + F2 NA
復原上一個動作 Crtl + Z Apple + Z
重新整理視圖 F9 F9
關閉現行日曆視圖或日曆項目 Esc 鍵 Esc 鍵
查看可用快速鍵清單 Ctrl+ Shift + L

使用會議

您可以排定會議、預約會議室及資源、新增線上會議及電話會議資訊。您也可以查看人員何時有空參加會議,以及告知其他人您何時有空。

如何查看人員何時有空參加會議?

當排定會議時,您可以查看受邀者何時有空。

受邀者是否有空視他們在其日曆上的空閒時間排程及項目而定。

  1. 當排定會議或事件公告時,請新增受邀者並預約任何會議室或資源。
  2. 按一下邀請底端附近的尋找空檔標籤。
  3. 請執行其中一項步驟:
    • 再按一下詳細資料並將時間列拖曳至某一時間。如果時間列是綠色,所有受邀者在反白的時間都有空。如果時間列是粉紅色,則並非所有受邀者在反白的時間都有空。如果時間列是灰色,則每一個人都沒有「空閒時間」資訊可用。(當計算誰可以參加正在安排的會議時,這些空閒時間無法使用或空閒時間受限的受邀者都將視為可用。)
    • 或者,按一下摘要,由排程器建議會議時間。

如果沒有每一個人都有空的時間

您可以排除受邀者、受邀者群組或會議室或資源,以尋找大多數人有空的時間。如果使用摘要, 則您可以看到是否至少 75%、50% 或全部必要與會者可以參加。

  • 若要排除受邀者、群組、會議室或資源,請清除受邀者、群組、會議室或資源旁邊的勾選框。 例如,若要排除所有選用的受邀者,請清除選用旁邊的勾選框。
  • 若要查看受邀者子集何時有空,請按一下摘要,再按一下檢查所有必要的人員是否都可以參加,然後選取一個選項。

當我有空參加會議時如何告知人員?

您可以設定空閒時間排程,讓人員知道您有空參加會議的日期及時間。

對您的空閒時間排程具有存取權的使用者可以在排定會議時檢查您的排程,以查看您何時有空。 若要設定誰對您的空閒時間排程具有存取權,請參閱誰可以檢視我的排程及空閒時間資訊?

  1. 按一下檔案 > 喜好設定,然後按一下日曆和待辦事項
  2. 按一下排程
  3. 時區清單中選取適當的時區。預設值為當地時間
  4. 選取一星期中有哪幾天有空,然後針對每個所選取的日子,指定有空的時數。

如何建立重複會議?

您可以建立每週、每月、每年或您選擇之自訂時間重複的會議。

排定會議或事件公告時,請按一下重複鏈結,然後設定會議將重複的頻率及多長時間。

如何預約會議的會議室或資源?

當您建立會議邀請時,可以預約會議室或資源給會議。

  1. 當排定會議或事件公告時,請按一下尋找會議室尋找資源
  2. 選擇通訊錄欄位中,選取一個通訊錄,其中包含您要預約會議室或資源的地點。
    註: 如果不知道要選擇哪一個通訊錄,請詢問 Domino 管理員。
  3. 輸入必要的資訊並按一下搜尋
  4. 取決於會議室及資源的設定方式,您在進行預約時可能會受到限制。會議室及資源還可能具有擁有者指定的限制。
  5. 按一下確定。取決於會議室及資源的設定方式,您可能會收到關於會議室或資源預約內容的自動通知。

如何排定線上會議?

您可以新增線上會議並儲存資訊,以便下次重複使用。

  1. 當排定會議或事件公告時,請按一下線上會議鏈結。
  2. 選取現有的線上會議或按一下新增,以新增線上會議資訊。 如需其他說明,請按住問號圖示。

將日曆設定個人化

您可以變更日曆的外觀,也可以選擇要在「收件匣」中接收的會議通知,等等。

如何顯示、隱藏或變更「日曆」中的預覽窗格位置?

您可以顯示或隱藏預覽窗格,而且您可以在底端或側邊顯示它。

變更預覽窗格的位置

按一下右上角的顯示,然後按一下在底端預覽在側邊預覽

隱藏或顯示預覽窗格

按一下顯示 > 隱藏預覽

如何變更區域設定,例如時區、文字方向及工作週中的日?

您可以設定區域選項,以確保您的郵件及日曆顯示符合您的喜好設定。

選擇 Lotus Notes 的區域設定檔

選擇區域設定檔,以自動設定內容語言、排序語言、替代名稱語言,以及匯入/匯出字元。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定。 (Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定。)
  2. 按一下「地區設定」。
  3. 按一下「區域設定檔」清單中的區域或國家語言。

變更您的時區

  1. 按一下檔案 > 喜好設定,然後按一下日曆及作業區段。
  2. 按一下排程
  3. 時區清單中選取適當的時區。預設值為當地時間

選取副時區

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下 日曆及待辦事項旁邊的加號,再按一下區域設定
  3. 選取顯示副時區,指定時區標籤,然後選取時區。
    提示: 指定簡短或空白標籤,可減少時段直欄中的文字截斷現象。

變更工作週中的日

按一下檔案 > 喜好設定、按一下日曆及作業區段、按一下顯示、按一下視圖,然後在工作週中的日下選取您的工作日。

變更日曆、日期選取器或即現式日曆中顯示的第一天

您可以分別針對日曆視圖、日期選取器及即現式日曆,變更一週的開始日。日曆視圖及日期選取器的預設週開始日是星期一,即現式日曆則是星期日。

日期選取器出現在「日曆」視圖的左窗格;它也可以嵌入方式出現在其他應用程式中。即現式日曆出現在對話框中。

若要變更日曆視圖、日期選取器或即現式日曆中的開始日,請完成下列步驟:

  1. 按一下檔案 > 喜好設定 > 使用者喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下Lotus Notes > 喜好設定 > 使用者喜好設定

  2. 按一下國際 > 日曆
  3. 請執行其中一項步驟:
    • 在「日曆視圖開始日」下,按一下一週的某一天。
    • 在「日曆選取器開始日」下,按一下一週的某一天。
    • 在「即現式日曆開始日」下,按一下一週的某一天。

變更日期選取器與即現式日曆的方向

您可以變更日期選取器或即現式日曆中之日期的顯示方向。如果您使用的語言是由右往左,此選項格外好用。

日期選取器出現在「郵件」的 IBM Lotus Notes「日曆」視圖的左窗格,也可能內嵌在其他應用程式中。即現式日曆出現在對話框中。

若要變更日期出現在日期選取器或即現式日曆中的方式,請完成下列步驟:

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下 日曆及待辦事項旁邊的加號,再按一下區域設定
  3. 日曆選取器/即現式日曆方向欄位中選取方向。

變更雙向語言的文字方向及游標行為

如果使用雙向語言,如阿拉伯文或希伯來文,您可將 IBM Lotus Notes 功能表及文字設定為以適合該語言的方向閱讀,並且指定適合該語言的游標動作。

  1. 按一下 [檔案] - [喜好設定]。

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下「區域設定」旁邊的加號,再按一下「雙向」。
  3. 請執行其中一項步驟:
    • 按一下「功能表方向」下的「靠右」,從視窗右缘開始顯示 Lotus Notes 主功能表項目。
    • 按一下「整體文字方向」下的選項,以控制使用者介面中所有文字的顯示方式。對於阿拉伯文及希伯來文等語言,請按一下「右到左」。按一下「環境定義」使用您為文件段落所設定的閱讀方向。
    • 在「游標移動」下,按一下您希望的文字游標行為。

      如按一下「畫面」,文字游標就會依照您為文件段落所設定的閱讀方向,在字元之間移動。

      如按一下「邏輯」,游標就會依照字元在文件中的輸入方向,在字元之間移動。例如,如果由左至右段落的同一字行中,有多個英文字及雙向語言文字 (如阿拉伯文),游標就會從左至右地在英文字元間移動,然後跳到阿拉伯文字的第 1 個字元,開始從右至左地在字元之間移動,直到遇到下一個英文字為止。

設定文件中段落的閱讀方向

如果在 Lotus Notes 中啟用雙向的文字,您可為文件中的段落設定閱讀方向。

  1. 切換文件至「編輯」模式。
  2. 選取您要指定閱讀方向的文字。
  3. 按一下文字 > 文字內容
  4. 按一下「段落對齊」標籤。
  5. 按一下「閱讀順序」旁邊的「左到右」或「右到左」。

與主要日曆並排顯示次要日曆

在「日曆」視圖中,您有選項以顯示兩種日曆:「主要」日曆及「次要」日曆。「次要」日曆不屬於公曆。「次要」日曆的可用選項有:回教曆、猶太曆或日本六日曆。

  1. 按一下 [檔案] - [喜好設定] - [使用者喜好設定]。

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Notes > 喜好設定 > 使用者喜好設定

  2. 按一下國際 > 日曆
  3. 從「次要日曆」功能表中選擇選項。
註: 若要停用此選項,請按一下「」。

變更用來計算日曆視圖 (以及在側邊工具列中的「行事曆」) 中的週次頁腳的方法

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下 日曆及待辦事項旁邊的加號,再按一下區域設定
  3. 按一下週次之下的選項,以選取美國使用的方法、國際標準組織 (ISO) 使用的方法或您自訂的方法。
    提示: 若要隱藏週次文字,或要以日或月而不以週顯示倒數計時,請以滑鼠右鍵按一下該文字,然後按一下您要的選項。

如何為所有會議設定自動警示?

除了在個別日曆項目上設定警示,您可以針對特定類型的所有日曆項目,設定自動警示,例如提醒。當您設定自動警示時,可變更與警示相關聯的預設音效,並指定要先經過多久才發出警示。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定,然後按一下日曆和待辦事項
  2. 按一下警示
  3. 選取顯示警示通知
  4. 選取一個以上的日曆項目類型,來為它們設定自動警示。
  5. 輸入一個數字,以設定要先經過多久才發出警示。
  6. 選擇性的: 若要變更警示的預設音效,請在預設音效欄位中選取音效。
提示: 您可以按一下項目的警示圖示,來變更個別日曆項目的自動警示設定。

如何在我的日曆上放置位置保留元來代表尚未回應的會議?

新會議的位置保留元(也就是會議幻影文字),依預設會在日曆上顯示為灰色,且不算為空閒時間排程中的忙碌時間。

  • 按一下檔案 > 喜好設定
  • 按一下日曆及待辦事項區段、按一下顯示、按一下視圖,然後選取顯示新的(未處理)通知

如何在我的「收件匣」中取得較少的會議通知?

若要保持更乾淨的「收件匣」,您可以讓 Lotus Notes 自動為您回應會議邀請、防止受邀者回應進入「收件匣」,或在回應會議通知之後自動移除它們。

自動回應部分會議

您可以選擇自動處理您的所有會議邀請、僅來自某些特定人員的邀請,或除了某些特定人員外任何人寄的邀請。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定,然後按一下日曆和待辦事項
  2. 按一下自動處理
  3. 選取自動回應會議邀請
  4. 收到某人的會議邀請時下,選取一個選項, 並在必要時輸入名稱。按一下向下箭號以從目錄選取名稱。
  5. 自動執行下列動作下,選取一個選項。
    註: 當您的排程中沒有空時,請選取在沒有空時拒絕以自動拒絕, 或選取讓我決定是否沒有空,將邀請留在「收件匣」中,讓您可以回應。

自動更新會議

當您已接受的會議有更新項目時,您可以自動新增那些更新項目。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定,然後按一下日曆和待辦事項
  2. 按一下通知
  3. 選取自動處理會議更新項目並套用變更至會議

防止受邀者回應自動進入收件匣

您可以選擇不從會議受邀者接收已接受及已拒絕的通知。不是在「收件匣」中接收回應, 而是您可以藉由開啟會議邀請,並按一下底端的受邀者狀態標籤,來查看誰已接受會議邀請。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定,然後按一下日曆和待辦事項
  2. 按一下通知
  3. 在「在我的收件匣中顯示以下會議通知」旁邊,選取全部但回應除外

防止所有會議通知進入收件匣

不是在「收件匣」中接收會議回應,您反而可以回應所有來自日曆的會議。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定,然後按一下日曆和待辦事項
  2. 按一下通知
  3. 在「在我的收件匣中顯示以下會議通知」旁邊,選取

移除您已回應的會議通知

  1. 按一下檔案 > 喜好設定,然後按一下日曆和待辦事項
  2. 按一下通知
  3. 選取當我處理會議通知後從收件匣中加以移除

日曆存取與委派

您可以讓其他人檢視或編輯您的日曆,而且如果其他人已給與您存取權,則可以開啟他們的日曆。

誰可以看到我的排程及空閒時間資訊?

當其他人員排定會議並檢查您的忙碌及空閒時間時,您可以設定喜好設定來決定是否要顯示排程資訊,或要顯示的資訊數量。

說明的資訊層次由您的 Domino 管理員決定。這個對話框讓其他人至少查看您在特定時段是忙碌還是空閒。也可以讓其他人員查看您日曆項目中的文字,包括「主旨」文字。不過,如果管理員已指定的詳細資訊包含日曆項目主旨,但是您寧願項目主旨保密,則您可以決定是否要顯示主旨。

  1. 開啟您的郵件或日曆,按一下訊息清單上方的「更多」,然後按一下「喜好設定」。
  2. 按一下存取及委派
  3. 在「存取您的排程」頁面上,執行下列其中一項,指定可以查看您排程資訊的人員或群組。
    • 按一下「所有人」。
    • 按一下「無人」。
    • 按一下「只限這些人員與群組」,然後輸入人員或群組名稱。按一下欄位右方的箭頭,從目錄中選取名稱。
  4. 執行下列其中一項,以指定您指定的人員或群組可查看多少資訊。
    • 按一下日曆項目的詳細資料,讓人員在您的空閒時間排程中,可用滑鼠右鍵按一下忙碌時間區塊,並查看對應日曆項目的詳細資料。
    • 按一下「僅限我的可用性」,讓人員只能查看忙碌與空閒時間區塊。
    • 按一下「僅限我的可用性,但不對下列人員顯示明細」,然後輸入人員或群組名稱。按一下欄位右方的箭頭,從目錄中選取名稱。
  5. 選擇性的: 如果您在先前的步驟選取了其中一個明細選項,請清除「不要在明細中包含日曆項目主旨」勾選框,允許能查看日曆項目明細的人員,在明細中查看日曆項目主旨。
註: 如果無法變更這些設定,則是因為您的管理員已鎖定這些喜好設定。

如何給與某人管理我的日曆的存取權?

您可以讓指定的人員開啟您的郵件、日曆、待辦事項或聯絡人項目。您也可以讓人們為您傳送、編輯 (包括新增後續旗標) 及刪除訊息、建立及刪除日曆項目,及建立及刪除待辦事項項目。

給與某人存取權

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下郵件,然後按一下存取及委派標籤。
  3. 存取您的郵件及日曆頁面上,執行下列其中一項:
    • 若要給與新的人員存取權,請按一下新增,然後指定人員或群組。
    • 若要變更已授與人員或群組的存取權,請按一下第一份清單中的人員或群組。第二份清單顯示該個人或群組已擁有的存取權。若要修改存取權的層級,請按一下「變更存取權」。
  4. 選取人員或群組可以存取哪些元件,然後選取他們可以存取多少。
註: 如果您給與某人為您撰寫郵件的存取權,則他們為您撰寫的郵件將以您的名稱傳送。如果您給與某人只能為您讀取郵件的存取權,則他們為您撰寫的郵件會以他們的名稱傳送。
註: 當您將郵件存取權提供給他人時,他們無法閱讀您接收的加密郵件。除此之外,除非您的使用者 ID 包含用來加密訊息的加密金鑰,否則您無法閱讀他們為您建立的加密訊息。

如何開啟另一個人員的日曆?

您可以閱讀或編輯其他人的日曆或待辦事項清單,前提是他們已給與您適當的存取權來這樣做。

  1. 按一下日曆頂端的更多
  2. 再按一下開啟人員的日曆
  3. 目錄欄位中,選取一個目錄,其中須含擁有該日曆的人員名稱。如果不知道目錄,請詢問擁有日曆的人員。
  4. 搜尋含有下列字串的名稱欄位中,輸入目錄中列出的人員名稱的前幾個字母。
  5. 從名稱清單中選取人員,並按一下確定

若要在未來輕易地開啟日曆,請參閱如何建立另一個人員的日曆的快速鍵?

如何建立另一個人員的「日曆」的快速鍵?

您可以建立某人的 Lotus Notes 郵件、日曆、待辦事項或聯絡人的快速鍵,如果該人員已給與您存取權的話。

註: 在建立快速鍵之前,其他人員首先必須給與您其郵件、日曆、待辦事項或聯絡人的存取權。 如需相關資訊,請參閱如何給與某人我的郵件、日曆、作業或聯絡人的存取權?

快速鍵會顯示在您的郵件導覽窗格的其他郵件下、您的日曆導覽窗格的顯示日曆下,以及「待辦事項」導覽窗格的其他待辦事項下。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定,然後按一下日曆和待辦事項
  2. 按一下存取及委派
  3. 按一下「其他人郵件的捷徑」。
  4. 建立快速鍵以開啟這些人員的郵件檔案下,鍵入其郵件存取權已委派給您的人員名稱。 若要從目錄中選取名稱,請按一下欄位右邊的箭頭。
    註: 這會建立該人員的郵件、日曆及待辦事項的快速鍵。

如何將會議邀請自動轉寄給另一個人員?

您可將接收到的會議邀請與通知轉寄給指定人員或群組,讓他們管理您的排程。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定,然後按一下郵件
  2. 按一下存取及委派
  3. 存取您的郵件及日曆頁面上,按一下列出的人員或群組,或新增人員或群組。
  4. 在「自動轉寄」下方,選取下列一或兩個項目,指定要轉寄的會議邀請及通知類型。
    • 我是主席
    • 我是參與者
  5. 針對我已標示為專用之日曆項目的相關通知欄位中,選取下列其中一項:
    • 不要轉寄,取消轉寄已選取標示為專用的項目。
    • 轉寄但不含專用明細」,轉寄項目,但不包含專用明細 (對於會議,指會議的主席及主旨)。
    • 轉寄且含完整明細」,轉寄含專用明細的項目。

您可以利用日曆執行的其他動作

您可以利用日曆執行其他動作(如設定偏好的會議室及電話會議資訊),使會議及排定更加容易。

從電子郵件或待辦事項項目中建立日曆項目

您可以從電子郵件或待辦事項項目中建立日曆項目,而且所有來自該電子郵件或待辦事項的資訊會自動複製至日曆項目。

若要從電子郵件訊息、待辦事項項目或會談文件中建立日曆項目,請從「垃圾桶」以外的任何資料夾中選取文件,並執行下列其中一個動作:
  • 將訊息或待辦事項項目拖曳到「行事曆」側邊工具列畫面中的時段或「摘要」視圖。
  • 或者,開啟訊息或待辦事項,然後選取其他 > 複製至新的 > 日曆項目

新增假日至日曆

IBM Lotus Notes 含有預先定義的假日集,可讓您新增至日曆。

您的公司可以自訂可供您使用的假日集。

  1. 按一下日曆頂端的更多,然後選擇匯入假日
  2. 選取一或多個假日集。

設定偏好的會議室及資源

您可以設定會議室的預設地點,並為偏好的會議室及資源建立清單,供您在排定會議時選取。

按一下檔案 > 喜好設定、按一下日曆及待辦事項,然後按一下會議室及資源

表 60. 會議室與資源選項

選項

描述

設定偏好的地點

  1. 按一下通訊錄圖示,然後選取排程會議時最常或一律選用的地點。
  2. 選取尋找會議室及資源時,使用此地點作為預設地點
  3. 選取在其他地點內排程時,提示重設此預設值

設定偏好的會議室

  1. 按一下管理清單,從偏好會議室清單中新增或移除會議室。若要新增會議室,選擇包含您要新增之會議室的目錄。
  2. 排定會議時,新增會議室至此清單選取一個選項。

設定偏好的資源

  1. 按一下管理 > 清單,新增或移除清單的資源。若要新增資源,選擇包含您要新增之資源的目錄。
  2. 排定會議時,新增資源至此清單選取一個選項。

設定偏好的電話會議資訊

您可以設定偏好的電話會議資訊,此資訊將在您建立的所有會議邀請中顯示為一個選項。若要在會議中包含電話會議資訊, 請在建立新會議時,選取位置欄位下的在位置中包含電話會議資訊選項。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定,然後按一下日曆和待辦事項
  2. 電話會議資訊欄位的項目標籤上,輸入電話會議資訊。

您可以包含如下的資訊:會議電話號碼 - 1-866-123-4567;參與者通行碼 - 123456

清除過去的日曆項目

您可以刪除非最新的日曆項目和待辦事項來清除日曆。

  1. 按一下日曆頂端的更多 > 日曆清理
  2. 選取超過此時間的項目並指定時間範圍,或選取在此日期之前發生的項目並指定日期。
  3. 選取日曆項目待辦事項項目或兩者。

列印日曆

在每一個頁面上,您可以列印日曆上的一天、一週、一個工作週、一個月或選取的時段。 您也可以列印日曆項目清單,或以三層摺疊方式列印日、週或月。

  1. 在功能表中,按一下檔案 > 列印
  2. 列印項目下選取列印日曆
  3. 日曆樣式欄位中,選取列印格式。
    表 61. 日曆樣式選項

    選項

    描述

    每日、每週、工作週或每月樣式

    每頁列印一天、一週、一個工作週或一個月。

    捲動樣式

    列印您在列印範圍中指定的期間,自欄位中指定的星期幾開始,到欄位中指定的星期幾結束。

    日曆清單

    將日曆項目列印為清單,而非日曆。

    三折樣式

    以三摺頁方式列印日曆的每日、每週及每月視圖。最適合用於橫印。

  4. 列印範圍下,指定要從日曆列印的時段。
  5. 指定任何其他列印選項,例如列印品質及份數。
  6. 選擇性的: 按一下日曆樣式標籤,並為您所選取的樣式指定日曆樣式列印選項。
    1. 如果您已選取三層摺疊日曆樣式, 請使用此區段來設定如何列印左邊、中間及右邊區段。如果選取附註, 它會列印空白區段,供手寫的附註使用。
    2. 在「頁面類型」下,選取紙張大小。您可以列印整頁、索引卡,或符合您的日規劃器的大小。
    3. 選取其他日曆樣式選項。

列印之前預覽

在選取了列印選項之後,請按一下「列印日曆」視窗底端的預覽按鈕。

疑難排解日曆

您可以取得協助,來解決「日曆」中的問題。

如需疑難排解相關資訊,請造訪 IBM Support Portal

一旦建立會議,如何使它成為重複會議?

一旦儲存會議並傳送邀請,您就無法使它成為重複會議。不過,您可以輕易地將資訊自動複製至新的會議中。

  1. 按一下其他 > 複製至新的 > 日曆項目
  2. 按一下新邀請上的重複鏈結,然後設定會議將重複的頻率及多長時間。

如何接受先前已拒絕或委派的會議?

如果您已設定喜好設定,要在處理會議之後,從「收件匣」中移除它們, 則可能難以尋找已拒絕或委派的會議。不過,您可以使用日曆上的項目及通知視圖,來尋找這些邀請。

  1. 開啟您的日曆,並按一下導覽窗格中的項目及通知
  2. 搜尋您的會議。
    1. 如果知道會議名稱,請開始鍵入名稱,此時搜尋框將會出現。
    2. 如果知道會議主席,請按一下主席欄位來依主席排序,然後鍵入主席的名稱。
  3. 一旦找到會議,您就可以接受它。

如果 Notes 顯示錯誤時間,怎麼辦?

依預設,Lotus Notes 會使用作業系統的時區及日光節約時間設定。如果在 Notes 中顯示時間時遭遇問題,請檢查作業系統的時區及日光節約設定,來確定是否適當地配置。

如果問題持續發生,請開啟現行位置文件,按一下進階,並確定使用作業系統的時區設定選項已設定為

進階日曆主題

您可以進一步瞭解可以利用「日曆」做什麼。

如需其他進階主題,請參閱 Lotus Notes and Domino Wiki

重新排程不同開始及結束時間的重複會議

有些重複會議的實例可重新排定在不同的會議時間。如果是您建立會議,您可將全部或部分重複會議實例同步化,以在相同時間舉行。

假設您建立了由週一至週五上午 8 時開始至上午 9 時結束共為期五天的重複會議。接著又重新排程週二的會議延後 1 小時舉行 (上午 9 - 10 時),將週四的會議重新排程為延後 2 小時舉行 (上午 10 - 11 時),並將週五的會議重新排程為延後 5 小時舉行 (下午 1 - 2 時)。您可以將部分或全部實例同步至任一實例的時間,例如週五會議的下午 1 - 2 時。

註: 要使用此功能,您的 Domino 管理員須啟用相關「桌面」政策中的「日曆和排程重設時間」功能。
  1. 在日曆中,開啟會議或事件公告項目。
  2. 按一下擁有者動作 > 重新排程
  3. 指定新的開始或結束日期、時間或時區,然後按一下確定
  4. 選取要重新排程的會議實例,然後按一下確定。如果會議已被中斷,即會開啟「重複重新排程選項」對話框。
  5. 對於選擇如何重排,執行下列其中一項:
    • 選取等量調整每一場重排會議的開始和結束時間,將會議的全部實例重新排程,與現存實例變更的程度相同。沿用上例,如果您重新排程週二的會議延後 1 小時至上午 10 - 11 時,則週一的會議將重新排程為延後 1 小時至上午 9 - 10 時,週四的會議重新排程為延後 1 小時至 11 - 12 時舉行,依此類推。
    • 選取將每一場重排會議的開始和結束時間設定為每日的相同時間,重新排程會議的全部實例,以符合被變更實例的時間。沿用上例,如果您重新排程週二的會議延後 1 小時至上午 10 - 11 時,則會議由週一到週五的全部實例都會重新排程至 10 - 11 時。
  6. 選擇性的: 對於選擇重排的會議,依所示方式清除任何您不要重新排程的會議實例。

建立、編輯或移除群組日曆

您可以建立群組日曆,讓您能輕易安排與同事開會。

新增群組日曆

您可以使用群組日曆,查看群組成員在在某一時間是空閒或忙碌。

  1. 在日曆上方按一下更多 > 檢視和建立群組日曆
  2. 按一下新增群組日曆
  3. 標題欄位中鍵入群組名稱。
  4. 成員欄位中輸入人員或群組的名稱。若要從目錄選取名稱,按一下成員欄位旁的箭號圖示。
  5. 按一下確定

群組日曆將開啟,會出現進一步指示。

編輯或刪除群組日曆

  • 按一下其他 > 建立群組日曆
  • 按一下編輯刪除

匯入及匯出日曆

您可以將 iCalendar 型日曆匯入 Notes 日曆中。iCalendar 日曆包括 Apple 日曆、Facebook 日曆等等。您也可以匯出 Notes 日曆項目,讓您可以將它們匯入其他日曆中。

匯入日曆

您可以將 iCalendar 型的日曆匯入到 IBM Lotus Notes,然後在 Notes 中檢視及管理匯入的日曆。若要新增其他日曆至您的 Notes 日曆, 請參閱如何新增其他日曆至我的 Notes 日曆?

  1. 從您的 Notes 日曆中,按一下檔案 > 匯入。然後選取檔案類型欄位中的日曆檔案 (.ics)、 選取要匯入的 .ics 檔,然後按一下匯入
  2. 對正在匯入的日曆指定名稱。
  3. 選擇性的: 若要預覽匯入的日曆,請按一下預覽項目

若要刪除、重新命名或匯入新的日曆,請按一下日曆上方的其他 > 管理匯入的日曆,然後使用清單頂端的按鈕。

從 Notes 匯出日曆項目

註: 您無法匯出重複會議、全日事件或週年紀念日。
  1. 請執行其中一項步驟:
    • 若要匯出 Notes 日曆中的所有項目,請按一下檔案匯出
    • 若只要匯出部分項目,請按一下日曆左邊的日曆項目分組的項目, 然後按一下檔案匯出
  2. 檔案類型欄位中選取日曆檔案 (.ics)
  3. 選擇電腦上要儲存檔案的位置。
  4. 按一下匯出
  5. 指定是否從日曆僅匯出選取的項目或所有項目。

使用該日曆的匯入指示,將日曆項目匯入另一個日曆,然後選取您已建立的 .ics 檔。

變更每一個日曆項目中的顯示內容

若要自訂日曆列或直欄,在功能表列中按一下視圖,然後按一下自訂此視圖

從下列日曆視圖選項中選擇。

表 62. 日曆視圖選項

作業

描述

顯示或隱藏直欄

選取或清除在可見的之下的直欄。

若只對目前日曆視圖套用您的選項,請選取僅隱藏此日曆格式。例如,如果目前為「一個月」視圖,您可以使用此選項來隱藏「一個月」視圖中的「圖示」直欄,但在其他日曆視圖中顯示「圖示」直欄。

變更直欄順序

按一下直欄名稱,然後按一下上移下移。若要還原預設順序,按一下預設

變更直欄寬度

按一下直欄名稱,然後在寬度欄位中指定像素。部分直欄是無法調整大小的。

變更項目之間的間距

列間距欄位中選取值。

變更項目資訊最多可以顯示多少行

每列行數欄位中選取值。選取較大的值可顯示更多資訊,例如可在日曆視圖中增加「主旨」欄位空間。如果選取縮小列的寬度符合內容,可防止所有項目使用行數上限。

待辦事項

您可以追蹤您需要執行的作業,並將這些作業指派給其他人。

開始使用待辦事項

您可以建立、指派及組織待辦事項項目。

如何指派待辦事項項目給其他人員?

您可以將待辦事項項目指派給給另一個人員或人員群組。

  1. 按一下新增 > 待辦事項,來建立新的待辦事項項目。
  2. 指派給下,選取其他, 然後將名稱輸入必要選用參考用欄位中。

如何建立重複待辦事項項目?

您可以建立每日、每週、每月、每年或依您指定的時段重複的待辦事項項目。

  1. 按一下新增 > 待辦事項,來建立新的待辦事項項目。
  2. 按一下重複鏈結,然後選擇待辦事項項目應該重複的頻率,以及它應該重複多長時間。

何謂種類以及如何在「待辦事項」中使用它們?

種類是協助您組織項目並讓您更容易找到它們的標籤。您可以使用種類來組織日曆項目、待辦事項項目、聯絡人或群組。

新增種類至待辦事項項目

建立或編輯待辦事項項目時,請將一個以上的種類輸入種類欄位中,並以逗點區隔。
註: 如果看不到種類欄位, 請按一下待辦事項項目上方的顯示 > 種類
依種類檢視待辦事項項目
在「待辦事項」中,於左邊的導覽窗格中選取依種類

待辦事項快速參照

此快速參照包括一個畫面影像,說明「待辦事項」中的基礎,以及一些表格,列出其他常用的作業及快速鍵。

產品的畫面影像,顯示強調顯示的不同畫面區域

表 63. 入門
作業 動作

開啟待辦事項

按一下開啟 > 待辦事項

建立待辦事項項目

按一下新增 > 待辦事項

新增或變更到期日或優先順序

建立或編輯待辦事項項目時,請在到期日下選取到期日,或在優先順序下選取優先順序。

表 64. 指派的待辦事項項目
作業 動作

傳送訊息至待辦事項擁有者或受託人

  1. 開啟待辦事項項目。
  2. 按一下參與者動作擁有者動作,然後按一下傳送訊息給所有受邀者傳送訊息給已回應的受邀者傳送訊息給未回應的受邀者

檢視待辦事項指派的回應

  1. 開啟待辦事項項目。
  2. 按一下動作 > 檢視受邀者狀態

回應已指派給您的作業

  • 開啟待辦事項指派、按一下接受拒絕委託回應並附有註解

提出新的到期日

  1. 開啟待辦事項指派,然後按一下提出新日期
  2. 若要查看參與者何時有空,請按一下檢查排程按鈕。
表 65. 變更待辦事項設定
作業 動作

變更日曆上待辦事項的背景顏色

  • 按一下檔案 > 喜好設定、按一下日曆及待辦事項小節、 按一下顏色標籤,然後指定待辦事項的背景及文字顏色。

變更警示的播放音效

  1. 按一下檔案 > 喜好設定,然後按一下日曆和待辦事項
  2. 按一下警示
  3. 預設音效欄位中選取音效。 按一下播放來測試選取的音效。

在目前日期上顯示過期的「待辦事項」項目

  1. 按一下檔案 > 喜好設定Macintosh IS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定
  2. 按一下日曆及待辦事項,然後按一下視圖
  3. 選取在現行日顯示過期待辦事項項目
表 66. 其他您可以執行的常用動作
作業 動作

使用日曆清理來刪除過去的待辦事項項目

  1. 按一下日曆頂端的其他 > 日曆清理。選取超過此時間的項目並指定時間範圍,或選取在此日期之前發生的項目並指定日期。選取「日曆」項目、「待辦事項」項目或兩者。

從日曆項目或電子郵件建立待辦事項項目

  • 選取電子郵件或日曆項目、按一下訊息清單上方的其他, 然後按一下複製至新的 > 待辦事項
表 67. 快速鍵
作業 若為 Windows 若為 Macintosh
開啟選取的待辦事項 Enter 鍵 Enter 鍵
關閉現行待辦事項或視圖 Esc 鍵 Esc 鍵
取得現行功能的說明 F1 說明或 Apple + ?
復原上一個動作 Ctrl + Z  
查看可用快速鍵清單 Ctrl+ Shift + L

將待辦事項設定個人化

您可以為待辦事項項目設定警示,也可以僅檢視今天的待辦事項項目,等等。

如何顯示、隱藏或變更「待辦事項」中的預覽窗格位置?

您可以顯示或隱藏預覽窗格,而且您可以在底端或側邊顯示它。

變更預覽窗格的位置

按一下右上角的顯示,然後按一下在底端預覽在側邊預覽

隱藏或顯示預覽窗格

按一下顯示 > 隱藏預覽

設定警示來提醒您一些待辦事項項目

您可以設定警示,提醒您作業何時到期。 您可以為某一特定作業或所有作業設定警示。

為一個待辦事項項目設定警示

  1. 在待辦事項項目中,指定到期日。
  2. 將會發出警示欄位中指定一值、選取小時分鐘,然後選取之前之後,來設定待辦事項項目到期日之前或之後的時間量,以觸發警示。

為所有待辦事項項目設定自動警示

  1. 按一下檔案 > 喜好設定,然後按一下日曆和待辦事項
  2. 按一下警示
  3. 選取顯示警示通知
  4. 開啟下列情況的警示下,選取待辦事項

如何依到期日、受託人或其他方式來排序我的作業?

您可以依優先順序、到期日、種類、指派者或受託人來排序作業。

開啟待辦事項並按一下直欄標題(例如到期日),來依該直欄排序。

如何在日曆上顯示待辦事項項目?

您可以在日曆上顯示或隱藏待辦事項。

  1. 依序按一下檔案 > 喜好設定日曆和待辦事項顯示
  2. 按一下視圖
  3. 選取或清除顯示待辦事項項目
  4. 選擇性的: 選取在現行日顯示過期待辦事項項目。否則這些項目仍會在其到期日上顯示。

待辦事項存取與委派

您可以給與某人存取權,為您管理「待辦事項」項目。如果另一個人員給與您存取權,則您也可以開啟並管理他們的「待辦事項」項目。

如何給與某人管理我的待辦事項項目的存取權?

您可以讓指定的人員開啟您的郵件、日曆、待辦事項或聯絡人項目。您也可以讓人們為您傳送、編輯 (包括新增後續旗標) 及刪除訊息、建立及刪除日曆項目,及建立及刪除待辦事項項目。

給與某人存取權

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下郵件,然後按一下存取及委派標籤。
  3. 存取您的郵件及日曆頁面上,執行下列其中一項:
    • 若要給與新的人員存取權,請按一下新增,然後指定人員或群組。
    • 若要變更已授與人員或群組的存取權,請按一下第一份清單中的人員或群組。第二份清單顯示該個人或群組已擁有的存取權。若要修改存取權的層級,請按一下「變更存取權」。
  4. 選取人員或群組可以存取哪些元件,然後選取他們可以存取多少。
註: 如果您給與某人為您撰寫郵件的存取權,則他們為您撰寫的郵件將以您的名稱傳送。如果您給與某人只能為您讀取郵件的存取權,則他們為您撰寫的郵件會以他們的名稱傳送。
註: 當您將郵件存取權提供給他人時,他們無法閱讀您接收的加密郵件。除此之外,除非您的使用者 ID 包含用來加密訊息的加密金鑰,否則您無法閱讀他們為您建立的加密訊息。

如何建立另一個人員的「待辦事項」的快速鍵?

您可以建立某人的 Lotus Notes 郵件、日曆、待辦事項或聯絡人的快速鍵,如果該人員已給與您存取權的話。

註: 在建立快速鍵之前,其他人員首先必須給與您其郵件、日曆、待辦事項或聯絡人的存取權。 如需相關資訊,請參閱如何給與某人我的郵件、日曆、作業或聯絡人的存取權?

快速鍵會顯示在您的郵件導覽窗格的其他郵件下、您的日曆導覽窗格的顯示日曆下,以及「待辦事項」導覽窗格的其他待辦事項下。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定,然後按一下日曆和待辦事項
  2. 按一下存取及委派
  3. 按一下「其他人郵件的捷徑」。
  4. 建立快速鍵以開啟這些人員的郵件檔案下,鍵入其郵件存取權已委派給您的人員名稱。 若要從目錄中選取名稱,請按一下欄位右邊的箭頭。
    註: 這會建立該人員的郵件、日曆及待辦事項的快速鍵。

聯絡人

您可以儲存人員的相關資訊,例如職稱、地址、生日等等。您也可以執行如下的動作,例如建立群組來用作郵寄清單,或將聯絡人列印為標籤。

開始使用聯絡人

您可以儲存人員的重要相關資訊,例如郵寄地址、生日,以及公司。您可以從其他程式匯入聯絡人,等等。

要從 Microsoft Outlook 移出嗎?請按一下這裡

何謂目錄?

目錄是一種通訊錄。它包含聯絡人清單及其資訊。當找不到聯絡人時,您可以在一個以上的目錄中搜尋他們。

如何使用目錄?

您至少有一個從 Notes 輸入之聯絡人的目錄(您的名稱 的「聯絡人」)。 您也可以使用其他目錄(例如公司目錄)來尋找聯絡人。

何謂 vCard 以及我如何使用 vCard?

vCard 包含聯絡資訊,例如職稱、電話號碼及電子郵件位址。您可以使用 vCard,來新增某人至聯絡人清單, 或讓人員更容易將您新增至他們的聯絡人清單。您也可以使用 vCard,以一個檔案匯入或匯出多個聯絡人。

如何使用 vCard?

  • 您可以使用 vCard,來快速地新增某人至您的聯絡人。通常, vCard 包括名稱、職稱、傳真、地址、城市、州/省及郵遞區號。當您匯入 vCard 時,您會從這些欄位匯入資料到聯絡人記錄中相符的欄位。當收到其中有某人 vCard 的電子郵件時, 請用滑鼠右鍵按一下 vCard,以將人員的資訊匯入您的聯絡人中。
  • 您可以使用 vCard,讓人員更容易將您新增至他們的聯絡人。依如何新增我的簽章至電子郵件?所述,將您的 vCard 新增至您的簽章。
  • 您可以使用 vCard,以一個檔案匯入或匯出多個聯絡人。請參閱如何從其他來源匯入聯絡人?匯出聯絡人

誰是我的「最近聯絡人」?

當您在電子郵件或會議邀請上寫下位址時, 在您鍵入時名稱及位址清單便會出現。該清單中的人員即是您的最近聯絡人。會根據最近與您電子郵件往來、會談及舉行會議的人員,自動選擇他們。

檢視完整清單

從「聯絡人」中,按一下導覽窗格中的最近聯絡人

新增某人至清單

您無法直接新增某人至最近聯絡人,因為最近聯絡人是自動決定的。不過,您可以變更誰可以新增至最近聯絡人的基準。請參閱如何變更誰可以新增至「最近聯絡人」?

如何在「聯絡人」中使用種類?

種類是協助您組織項目並讓您更容易找到它們的標籤。您可以使用種類來組織日曆項目、待辦事項項目、聯絡人或群組。

新增種類至聯絡人

當建立或編輯聯絡人或群組時,請將種類輸入種類欄位中,並以逗點區隔。

依種類檢視聯絡人

在「聯絡人」中,於左邊的導覽窗格中選取依種類

如何尋找具有特定聯絡人的電子郵件、會談及共用文件?

您可以檢視與其中一個聯絡人的協同作業歷程,例如電子郵件、會談記錄(如果已儲存的話),或共用文件。

若要查看前兩週具有所選取聯絡人的所有活動,請遵循下列步驟:

  1. 從任何視圖中,用滑鼠右鍵按一下聯絡人的名稱。
  2. 在右鍵功能表中,選取聯絡人的名稱,然後選取協同作業歷程

聯絡人快速參照

此快速參照包括一個畫面影像,說明「聯絡人」中的基礎,以及一些表格,列出其他常用的作業及快速鍵。

產品的畫面影像,顯示強調顯示的不同畫面區域

表 68. 入門
作業 動作

開啟聯絡人

按一下開啟 > 聯絡人

我的聯絡人視圖中搜尋名稱

鍵入聯絡人或群組名稱的前幾個字母。

表 69. 新增及編輯聯絡人
作業 動作

新增聯絡人

  • 我的聯絡人視圖中,按一下新增
若要從公用目錄新增某人,請按一下聯絡人清單上方的瀏覽並找出聯絡人

將聯絡人從最近聯絡人移至我的聯絡人

  1. 開啟「聯絡人」。
  2. 按一下最近聯絡人
  3. 選取一個以上的聯絡人,然後按一下移至我的聯絡人

新增聯絡人的圖片

當新增或編輯聯絡人時,請按一下 在新的聯絡人表單上新增圖片按鈕
註: 建議像素大小是 85 寬 x 74 高。您匯入的任何影像會自動調整成這些規格。

選擇聯絡人的主要電子郵件、地址或電話號碼

主要的電子郵件、地址或電話號碼是您列印聯絡人或將您的「聯絡人」當作名片檢視時出現的電子郵件、地址或電話號碼。

  1. 當建立或編輯聯絡人時,請按一下電子郵件地址電話號碼鏈結。
  2. 在對話框底端,選取主要的電子郵件、地址或電話號碼。

新增聯絡人的其他電話號碼

當新增或編輯聯絡人時,請按一下電話號碼鏈結。

若要變更電話號碼標籤, 請從清單中選取新的標籤,或強調顯示現有的標籤,然後鍵入新的標籤。

新增生日或週年紀念日

當新增或編輯聯絡人時,請按一下其他資訊鏈結。

新增自訂欄位至聯絡人

當新增或編輯聯絡人時,請按一下其他資訊鏈結。編輯對話框底端的任何自訂欄位。

表 70. 新增及編輯群組
作業 動作

從現有聯絡人建立群組

開啟「聯絡人」,然後選取群組中您想要的名稱。按一下更多 > 複製至新的群組

依字母順序排序群組成員

  • 若要排序某個群組中的成員,請選取群組項目、按一下編輯,然後按一下排序成員清單
  • 若要排序所有群組中的成員,請按一下檔案 > 喜好設定Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定),然後按一下聯絡人。選取依字母順序排序群組成員的名稱。設定喜好設定不會排序現有群組。
表 71. 變更您的設定
作業 動作

變更名片、預覽及列印的地址格式

  • 若要變更所有聯絡人的地址格式,請按一下檔案 > 喜好設定Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定),然後按一下聯絡人。在預設地址格式下,選取地址格式。
  • 若要變更某個聯絡人的地址格式,請開啟您要修改的聯絡人,然後按一下選取地址格式。 設定此聯絡人項目的欄位會置換聯絡人喜好設定。

設定項目在永久地刪除之前要保留在「垃圾桶」多長時間

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下聯絡人
  3. <n> 小時後刪除我垃圾桶中的文件輸入一個數字。

選取您「聯絡人」中顯示名稱的方式(名字、姓氏或姓氏、名字)

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下聯絡人
  3. 聯絡人名稱的預設顯示選取一個選項。

設定具有三個部分的聯絡人名稱格式,例如 George De Marco

如果您新增的聯絡人,其姓名含有三個部分 (例如 George De Marco),系統會顯示「名稱說明程式」,讓您可以指定 "De Marco" 作為其姓氏。

若要抑制「名稱說明程式」並一律接受預設值,請按一下檔案 > 喜好設定Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定),然後按一下聯絡人。選取新增聯絡人時一律接受預設名稱指派

如果聯絡人的預設值不正確, 請開啟聯絡人,並按一下聯絡人名稱鏈結來更正它。

表 72. 快速鍵
作業 若為 Windows 若為 Macintosh
開啟選取的聯絡人 Enter 鍵 Enter 鍵
關閉選取的聯絡人或視圖 Esc 鍵 Esc 鍵
取得現行功能的說明 F1 說明或 Apple + ?
將選取的文字放大至下一個字體大小 F2 N/A
將選取的文字縮小至下一個字體大小 Shift + F2 N/A
復原上一個動作 Ctrl + Z Apple + Z
查看可用快速鍵清單 Ctrl+ Shift + L

將聯絡人設定個人化

您可以變更聯絡人的外觀。

如何顯示、隱藏或變更「聯絡人」中的預覽窗格位置?

您可以顯示或隱藏預覽窗格,而且您可以在底端或側邊顯示它。

變更預覽窗格的位置

按一下右上角的顯示,然後按一下在底端預覽在側邊預覽

隱藏或顯示預覽窗格

按一下顯示 > 隱藏預覽

如何將聯絡人當作名片來檢視?

我的聯絡人最近聯絡人中,您可以將聯絡人當作名片而非當作清單來檢視。 您也可以移至 Notes 中許多位置中的名稱上方,以檢視該人員的名片。

  1. 從「聯絡人」中,按一下我的聯絡人最近聯絡人
  2. 按一下聯絡人清單上方右邊的顯示,然後選取名片

若要切回清單,請按一下顯示 > 清單

如何變更誰可以新增至「最近聯絡人」?

出現在「最近聯絡人」的位址,是根據最近與您電子郵件往來、會談及舉行會議的人員而自動選擇的。 您可以選擇停止新增名稱至「最近聯絡人」,或只新增某些名稱,例如來自您所傳送之電子郵件的名稱。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下聯絡人
  3. 選取不要新增任何名稱,或選取新增下列名稱並選取一個選項。

聯絡人存取與委派

您可以給與某人檢視或編輯您的「聯絡人」的存取權,而且如果其他人已給與您存取權,則可以開啟他們的「聯絡人」。

如何給與某人管理我的聯絡人的存取權?

您可以讓指定的人員開啟您的郵件、日曆、待辦事項或聯絡人項目。您也可以讓人們為您傳送、編輯 (包括新增後續旗標) 及刪除訊息、建立及刪除日曆項目,及建立及刪除待辦事項項目。

給與某人存取權

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下郵件,然後按一下存取及委派標籤。
  3. 存取您的郵件及日曆頁面上,執行下列其中一項:
    • 若要給與新的人員存取權,請按一下新增,然後指定人員或群組。
    • 若要變更已授與人員或群組的存取權,請按一下第一份清單中的人員或群組。第二份清單顯示該個人或群組已擁有的存取權。若要修改存取權的層級,請按一下「變更存取權」。
  4. 選取人員或群組可以存取哪些元件,然後選取他們可以存取多少。
註: 如果您給與某人為您撰寫郵件的存取權,則他們為您撰寫的郵件將以您的名稱傳送。如果您給與某人只能為您讀取郵件的存取權,則他們為您撰寫的郵件會以他們的名稱傳送。
註: 當您將郵件存取權提供給他人時,他們無法閱讀您接收的加密郵件。除此之外,除非您的使用者 ID 包含用來加密訊息的加密金鑰,否則您無法閱讀他們為您建立的加密訊息。

重要事項:您必須同步化「聯絡人」

如果您給與某人您的聯絡人的存取權,則 Notes 會基於該目的為您的聯絡人建立另一個副本。 因為您的聯絡人有多個副本,所以您必須同步化這些副本。

  • 首先,設定同步化。按一下檔案 > 喜好設定、按一下聯絡人,然後選取在同步中心上啟用「同步化聯絡人」
  • 然後同步化聯絡人。請遵循下列步驟:
    1. 按一下開啟 > 抄寫及同步化
    2. 確定已啟用同步化聯絡人 (應該已勾選已啟用欄位)。
    3. 按一下立即啟動

如何開啟其他人的「聯絡人」?

您可以讀取或編輯其他人的「聯絡人」項目,視您對「聯絡人」檔案具有多少存取權而定。

  1. 開啟聯絡人。
  2. 如果您已為受管理聯絡人的人員建立快速鍵,請按一下其他聯絡人旁邊的加號,再按一下開啟名稱的聯絡人。若您尚未建立快速鍵,請跳至步驟 3。
  3. 在導覽窗格中,按一下其他聯絡人旁邊的加號,然後按一下開啟其他聯絡人
  4. 在「開啟聯絡人」對話框上方的目錄欄位中,選取一個目錄,其必須含有您想要查看的「聯絡人」人員名稱。
  5. 尋找以下列字母開始的名稱欄位中,輸入目錄中列出的人員名稱的前幾個字母。
  6. 從清單中選取名稱,然後按一下確定

如何建立另一個人員的「聯絡人」的快速鍵?

您可以建立某人的 Lotus Notes 郵件、日曆、待辦事項或聯絡人的快速鍵,如果該人員已給與您存取權的話。

當建立快速鍵時,會將它新增至您的「聯絡人」導覽畫面的其他聯絡人下。

  1. 按一下檔案 > 喜好設定

    Macintosh OS X 使用者:按一下 Lotus Notes > 喜好設定

  2. 按一下聯絡人
  3. 建立快速鍵以開啟這些人員的其他聯絡人下,輸入提供您權限管理其聯絡人的人員名稱,或按一下欄位旁的按鈕來從清單中選取名稱。

您可以利用聯絡人執行的其他動作

您可以利用聯絡人執行許多動作,例如將他們列印為標籤,或與 iNotes 及行動式裝置同步化。

將聯絡人與 iNotes 及行動式裝置同步化

您可以將聯絡人與 iNotes 及行動式裝置同步化,讓您在這兩個位置中具有相同的聯絡人。

依預設,您的「聯絡人」檔案 (通常是 names.nsf) 會以本端方式儲存在您的電腦上。但您也可以將您的「聯絡人」副本儲存在郵件檔案中。然後,請確定您郵件檔案中所儲存的副本會與您本端機器上的副本保持更新,即您可以同步化這兩份文件。

在同步化聯絡人之前,您必須先設定「聯絡人」喜好設定在同步中心上啟用「同步化聯絡人」來啟用「聯絡人」同步化。

當您允許其他人為您管理「聯絡人」時,您所提供存取的副本即是儲存在您郵件檔案中的副本。同步化您的「聯絡人」能確保其具有目前最新的副本。

此外,如果您同時使用 IBM Lotus iNotes® 郵件用戶端以及 Lotus Notes 用戶端,則從 Notes 用戶端同步化您的聯絡人,可確保兩份聯絡人清單都相同。

註: 在您的郵件檔案中儲存您的「聯絡人」會影響您的郵件檔案配額。
  1. 按一下開啟 > 抄寫及同步化
  2. 確定已啟用同步化聯絡人 (應該已勾選已啟用欄位)。
  3. 按一下立即啟動

從電子郵件、會議邀請或待辦事項項目新增或更新聯絡人

您可以從收到的電子郵件、會議邀請或待辦事項項目新增聯絡人。如果您從現有聯絡人收到具有新電子郵件位址的郵件, 您也可以更新現有的聯絡人記錄。

  1. 選取電子郵件、邀請或待辦事項。
  2. 按一下更多 > 新增寄件者至聯絡人。如果寄件者尚未在您的「聯絡人」中,則會建立此聯絡人項目。
  3. 選擇性的: 如果「新增寄件者至聯絡人」對話框中顯示訊息,指您的「聯絡人」中已有此人員的項目,則請執行下列動作之一:
    • 如果顯示的資訊沒有變更,請選取跳過
    • 如果顯示的資訊與聯絡人項目不同,且您想使用較新的資訊,請選取更新
  4. 選擇性的: 如果這個聯絡人具有網際網路郵件,您想要加密未來您傳給聯絡人的訊息,請按一下進階,然後確定選取了必要時請加入 X.509 憑證
    註: 每當要求您從訊息來新增此聯絡人的憑證時,請再按一下更多 > 新增寄件人至聯絡人,以最新的資訊更新此項目。

將聯絡人或群組傳送給某人

您可以將聯絡人或群組項目傳送給另一個使用者。 不過,請注意,只在收件者使用 Lotus Notes Mail 時,IBM Lotus Notes 電子郵件位址才有用。

傳送聯絡人

從「聯絡人」中,選取一個以上的聯絡人,然後按一下聯絡人清單上方的轉寄 vCard

傳送群組

從「聯絡人」中,選取一個以上的群組,然後按一下群組清單上方的傳送
註: 如果收件人未使用 Lotus Notes Mail,請在「我的聯絡人」中選取群組成員,並依上面的轉寄聯絡人所述來傳送。您也可以複製並貼上網際網路位址 (例如 jqpublic@acme.com),然後郵寄給非 Notes 使用者。

從電子郵件建立群組

您可以從接收的訊息、會議邀請或待辦事項項目中來建立群組項目。

  1. 選取訊息、邀請或待辦事項項目。
  2. 從「動作」功能表中,按一下動作 > 更多 > 新增收件人至聯絡人群組
  3. 提供新群組的名稱,例如 "My Staff。"
  4. 保留已選取的僅限郵件作為「群組類型」。
  5. 選擇性的: 若要從郵寄清單中移除名稱,請在成員清單中移除此人員名稱前的勾號。

傳送電子郵件時顯示或隱藏群組成員的名稱

如果您將訊息郵寄給聯絡人清單中的群組,您可以防止或容許收件人查看訊息中的群組成員。

  1. 當寫電子郵件給群組時,請按一下訊息上方的遞送選項
  2. 選取不要展開個人群組,然後按一下確定

列印聯絡人

您可以將您的聯絡人列印為標籤、列印聯絡人項目以查看聯絡人或群組相關的所有資訊,或依視圖中的顯示方式列印聯絡人資訊。

列印聯絡人清單

您可以從任何視圖列印聯絡人清單,例如我的聯絡人依公司

若要組織聯絡人項目,以便按照您要的方式來加以列印,請使用「聯絡人」視圖。例如,若要列印依公司組織的聯絡人清單,請先選擇依公司視圖,再進行列印。

當您列印視圖時,只會列印聯絡人名稱、電話號碼及電子郵件位址。

若要包含地址資訊, 請將您的聯絡人當作名片來檢視(按一下顯示 > 名片)。

  • 開啟您要列印的視圖,然後按一下檔案 > 列印
  • 選擇性的: 按一下預覽,檢視您的列印設定選項。

將聯絡人列印為標籤

您可以將聯絡人列印成不同大小的地址或傳輸標籤。標籤列印只適用於您本端的「聯絡人」檔案。

  1. 從「聯絡人」中,選取一或多個聯絡人名稱。
  2. 在功能表中,按一下 檔案 > 列印
  3. 選取印表機 (如果沒有選取)。
  4. 在「列印樣式」下,指定下列項目:
    • 列印樣式 - 地址或傳輸標籤樣式 (每個標籤樣式表示每頁大概會列印多少標籤)。
    • 其他選項 - 標籤大小
  5. 列印項目下,選取選取的文件
  6. 按一下文件樣式標籤。
  7. 如何列印每份文件下,選取在每頁列印多份文件。
  8. 格式化每一份文件,使用下,選取替代表單,然後選取步驟 4 中列印樣式的相同選項。
    註: 標籤類型指出您可以預期大約有多少標籤會列印在連續頁面上,而紙張大小則顯示標籤的大小。
  9. 選擇性的: 在開始列印每份文件下,選取連續。
  10. 選擇性的: 按一下版面設定標籤並指定任何需要的其他頁面格式。
  11. 選擇性的: 按一下預覽,檢視您的列印設定選項。
  12. 按一下確定

Macintosh 使用者: 當列印多份文件時,如需作業系統差異的相關資訊,請參閱列印文件

從其他來源匯入聯絡人?

如果您有來自其他來源的聯絡人,則您可以將那些聯絡人匯入 IBM Lotus Notes 聯絡人中。

註: 如果想要將 Microsoft Exchange、Microsoft Mail 或 Outlook Express 郵件訊息或聯絡人項目轉換為 IBM Lotus Notes,請向 Domino 管理員求助。您可能已安裝了這些產品的移轉工具,且管理員可以協助您使用它們。
  1. 使用來自其他來源的指示,將該來源中的聯絡人匯出至您電腦上的檔案。如需最好結果, 請使用 vCard (.vcf) 作為檔案類型。
  2. 開啟「聯絡人」。
  3. 按一下檔案 > 匯入聯絡人
  4. 選取一個以上要匯入的檔案,然後按一下開啟
  5. 如果資訊不在正確欄位中,請按一下對映欄位。從左邊直欄中拖曳一個欄位, 然後將它放置在右邊直欄的相符欄位中。 按一下套用
  6. 按一下匯入

匯出聯絡人

您可以從 Notes 匯出聯絡人,並將他們匯入其他程式中。

  1. 從「聯絡人」中,選取一個以上的聯絡人。
  2. 按一下檔案 > 匯出聯絡人
  3. 選取要匯出的聯絡人記錄。
  4. 選取要匯出多少資訊。如需其他說明,請移至問號圖示上方。
  5. 請指定您要儲存該檔案的位置並提供檔名。
  6. 對於檔案類型,指定一個檔案類型。如需其他說明,請移至問號圖示上方。
  7. 選擇性的: 按一下「進階」並指定任何進階選項。若為字元集:
    • 國際 (UTF-8) - 適用於 Lotus Notes 郵件使用者。
    • 本機字集 - 適用於其他郵件系統的使用者。
    • Unicode - 許多郵件系統接受的標準編碼。

疑難排解聯絡人

您可以取得協助,來解決「聯絡人」中的問題。

如需疑難排解相關資訊,請造訪 IBM Support Portal

如何從「最近聯絡人」中移除位址?

在電子郵件上寫下位址時,如果不正確的位址出現在自動搜尋清單中,則您可以隱藏它。在自動搜尋清單或「最近聯絡人」視圖中, 用滑鼠右鍵按一下位址,然後選取在最近聯絡人中隱藏

若要避免未來在自動搜尋清單中看到錯誤的位址,您可以變更誰可以新增至自動搜尋清單。 請參閱如何變更誰可以新增至自動搜尋清單?

為什麼在我的協同作業歷程中沒有會談?

如果您沒有選擇要將會談儲存至您的郵件檔案,則沒有會談將出現在您的協同作業歷程中。

若要將會談儲存至您的郵件檔案,請遵循下列步驟:

  1. 在 IBM Lotus Notes 或會談視窗中,按一下檔案 > 喜好設定
  2. 按一下導覽窗格中 Sametime 旁邊的加號 (+)。
  3. 按一下會談歷程
  4. 儲存會談記錄下,對於預設動作欄位,選取自動儲存會談
  5. 選取儲存至郵件檔案,然後選取 Lotus Notes
  6. 完成剩餘的欄位。

為什麼依公司生日及週年紀念日中沒有聯絡人?

如果您未填寫任何聯絡人的公司生日週年紀念日種類,則沒有聯絡人將出現在那些視圖中。

Notes 應用程式

IBM® Lotus Notes® 應用程式含有特別感興趣之區域的相關資訊,如部門的表單及政策文件,或者它可能含有相似類型的文件,如電子郵件訊息。此外,有些公司會建立「討論應用程式」,在這裡員工可以張貼他們對特殊主題的回應。

開始使用 Notes 應用程式

IBM Lotus Notes 應用程式含有特別感興趣之區域的相關資訊,如部門的表單及政策文件,或者它可能含有相似類型的文件,如電子郵件訊息。此外,有些公司會建立「討論應用程式」,在這裡員工可以張貼他們對特殊主題的回應。

大部分應用程式儲存在一或多部 Domino 伺服器上,可供多位使用者存取。我們稱這些為共用的應用程式。部分應用程式只有您能使用並安裝在您的電腦上。

您正在執行 Lotus Notes「標準」配置。這表示您可以在 Domino 伺服器與 IBM WebSphere 入口網站伺服器上存取應用程式。您必須在首頁入口網站伺服器上建立帳戶,才能存取入口網站應用程式。

如需建立帳戶的相關資訊,請參閱此主題:指定入口網站起始帳戶

Lotus Notes 附有若干範本,您可以使用這些範本來建立自己的 Notes 應用程式。這些範本具有副檔名 NTF。Notes 應用程式具有副檔名 NSF。

Notes 應用程式也具有「存取控制清單 (ACL)」,用來控制人員、群組及伺服器可在應用程式中執行的動作。例如,某人可以建立及閱讀應用程式中的文件,另一個人則僅能閱讀同一應用程式中的文件。

可在 Lotus Notes 文件中包含何種類型的內容?

IBM Lotus Notes 應用程式可以包含各種資訊類型。

Notes 應用程式中的文件可以包含許多類型的資訊。一些範例如下:Rich Text、圖片及物件。

如何開啟 Notes 應用程式?

使用下列步驟開啟 IBM Lotus Notes 應用程式。您需要知道儲存應用程式之伺服器的名稱。
提示: 您也可以使用這些方法來開啟複合應用程式。
  1. 在功能表中,按一下檔案 > 開啟 > Lotus Notes 應用程式
  2. 查看範圍欄位中,執行下列其中一項:
    • 輸入伺服器名稱,例如 Granite/East/Acme
    • 從清單 (此清單會與您已存取的伺服器一起移入) 中選取伺服器
    • 如果應用程式在本端硬碟上,請選取我的電腦上
  3. 選擇性的: 若要查看伺服器上所有應用程式的清單,請選取伺服器型錄 (型錄具有 catalog.nsf 範本類型)。
  4. 選擇性的: 如果清單中有資料夾,您可以按兩下任何資料夾,來查看其他的應用程式。
  5. 從可用應用程式清單中選取 Notes 應用程式,或按一下瀏覽以尋找應用程式。
  6. 選擇性的: 按一下書籤,將此應用程式加入書籤,讓您下次要開啟應用程式時更容易找到它。
  7. 選擇性的: 按一下關於,瞭解此應用程式的相關資訊後,再加以開啟。
  8. 按一下開啟

Macintosh 使用者

視您使用的 Macintosh OS 版本而定,資料夾名稱可能包含空格,目錄可由冒號 (:) 或斜線 (/) 分隔。例如,在部分 OS 版本上,您應該在檔名欄位中輸入:

Sales!!My Folder:mywork.nsf

使用鏈結開啟應用程式

如果已建立應用程式的書籤,只需按一下書籤即可開啟應用程式。此外,第一次開啟應用程式時,Notes 應用程式圖示會新增到您的工作區中。您可以按兩下此圖示來開啟應用程式。若要在新視窗中開啟應用程式,請在工作區的鏈結或書籤上按一下滑鼠右鍵,然後選取在新視窗中開啟

如果您按一下書籤或鏈結來開啟已移至其他伺服器的應用程式,系統會您將重新導向至正確的伺服器,並更新書籤或鏈結以反映新伺服器名稱。