Búsqueda de escritorio para Notes

Puede utilizar el software de búsqueda de escritorio para buscar documentos, conversaciones y archivos en su máquina cliente local, y visualizar los resultados en la misma lista. Para IBM® Lotus Notes en sistemas Windows® Vista y Macintosh OS X, una herramienta de búsqueda permite la indexación y la búsqueda de documentos de diario, contactos, tareas, agenda y correo de Lotus Notes, además de la indexación de documentos de debate a partir de plantillas de debate y de teamroom al seleccionar la opción Indexar documentos de debate. Los resultados de los repositorios de Lotus Notes aparecen en el mismo conjunto de resultados que los resultados de los sistemas de archivos.

Nota: En sistemas Windows, Notes utiliza el software de búsqueda de Google Desktop(TM) (Enterprise Edition), Google Desktop Search(TM), y, en sistemas Vista, el software Windows Search. En Macintosh OS X, Notes utiliza el software de búsqueda Spotlight y en Linux®, el software Beagle Desktop y Tracker Desktop.

En el apartado Usuarios de Windows: Configuración de Google Desktop para Notes se explica cómo descargar, instalar y configurar la búsqueda de desktop, y cómo habilitar la indexación de los repositorios de Lotus Notes para que la búsqueda pueda procesarlos.
Usuarios de Macintosh: Configuración de la búsqueda de escritorio de Spotlight para Notes
En el apartado Utilización de la búsqueda de escritorio para Notes se describe cómo utilizar las funciones de la búsqueda de desktop.
En el apartado Resultados de búsqueda de escritorio se explica cómo trabajar con los resultados de la búsqueda.

Usuarios de Windows: Configuración de Google Desktop para Notes

Los administradores deben poner la página de descarga a disposición de los usuarios.

La herramienta de búsqueda Google Desktop Search(TM) (utilizada con IBM Lotus Notes sólo en sistemas Windows) devuelve un conjunto mixto de resultados, que después puede filtrar para reducir el conjunto de resultados, si es necesario.

Haga clic en el enlace de la página de descarga del software de búsqueda de Google Desktop(TM) que el administrador le haya proporcionado.
Nota: Sólo la edición Enterprise Edition de Google Desktop le permite indizar y buscar las aplicaciones Lotus Notes locales.
Cuando acceda a la página de descargas de la Enterprise Edition, revise la Política de privacidad y los Términos y condiciones.
Haga clic en el botón Aceptar y descargar y guarde el archivo en una carpeta temporal local.
Asegúrese de cerrar Lotus Notes. No puede estar en ejecución mientras se ejecuta el programa de instalación de Google Desktop.
Desempaquete el archivo GoogleDesktopEnterprise.zip y ejecute GoogleDesktopSetup.msi.
Cuando finalice la instalación, abra el cliente Lotus Notes y habilite la indización de los repositorios locales de Notes, como se indica a continuación:
1. Elija Acciones > Google Desktop para Notes.
2. Pulse Sí en el diálogo que explica las consideraciones de seguridad.
3. Seleccione Habilitar la indización de bases de datos Lotus Notes locales.
4. Incluya las bases de datos locales que necesite haciendo clic en el botón Agregar.
5. Para indizar los documentos de discusión de las plantillas de teamroom y de discusión, seleccione la opción Indizar documentos de discusión.
Sólo se pueden indizar las bases de datos locales. Si el programa de instalación puede detectar el archivo de correo y la libreta de direcciones locales, deberían aparecer en la lista automáticamente. Utilice el botón Agregar para incluir los archivos de correo y otros repositorios de Notes.

Cuando el software de búsqueda de Google Desktop esté configurado, estará disponible en la lista desplegable del ámbito de búsqueda.

Usuarios de Macintosh: Configuración de la búsqueda de escritorio de Spotlight para Notes

Puede habilitar la herramienta de búsqueda Spotlight (sólo para utilizar con IBM Lotus Notes en sistemas Macintosh) para indexar aplicaciones locales de Lotus Notes, tales como bases de datos de discusión y teamrooms.

Habilite la indexación de los repositorios locales de Notes como se indica a continuación:

Seleccione Acciones > Búsqueda de escritorio.
En el recuadro de diálogo, seleccione Habilitar la indización de aplicaciones Lotus Notes locales.
Incluya las bases de datos locales que necesite haciendo clic en el botón Agregar.
Para indizar los documentos de discusión de las plantillas de teamroom y de discusión, seleccione la opción Indizar documentos de discusión.

Nota: Sólo se pueden indizar las bases de datos locales. Si el programa de instalación puede detectar el archivo de correo y los contactos locales, deberían aparecer en la lista automáticamente. Utilice el botón Agregar para incluir los archivos de correo y otros repositorios de Notes.

Utilización de la búsqueda de escritorio para Notes

Usuarios de Windows: Es necesario que un administrador configure la herramienta de búsqueda Google Desktop Search(TM) para que el software de búsqueda Google Desktop(TM) sea una opción de ámbito disponible en la búsqueda de IBM Lotus Notes. Esta herramienta sólo se debe utilizar con Notes en sistemas Windows.

El motor de búsqueda externa configurada para su sistema operativo (Google Desktop Search para Windows, Windows Search para Vista, Spotlight para Macintosh OS X y Beagle Desktop o Tracker Desktop para Linux) recupera los resultados al escanear los repositorios de datos locales y los muestra en una página de pestaña independiente representada por una lupa.

Seleccione la herramienta de búsqueda para su sistema operativo en el menú desplegable de ámbito de búsqueda situado a la izquierda del campo de búsqueda de la barra de herramientas de IBM Lotus Notes. Usuarios de Windows: Para iniciar la herramienta de búsqueda Google Desktop Search(TM) desde un nombre vivo, pulse con el botón derecho del ratón sobre el nombre, resalte el nombre de la persona y, a continuación, seleccione Buscar > Google Desktop en el menú. Aparecerá el icono de Google Desktop a la izquierda del campo Buscar, y el texto "Search Google Desktop" se mostrará como texto oculto en el campo Buscar hasta que lo pulse y comience a escribir.
Pulse el campo Buscar para empezar a escribir el texto que desea buscar.
Pulse el icono Buscar (lupa) para iniciar la búsqueda. Los resultados aparecerán en una nueva página tabulada, en cuya parte superior se mostrarán un nuevo campo Buscar y una barra de herramientas. Asimismo, aparecerá el panel de navegación Búsquedas recientes en la parte izquierda de la página tabulada de resultados.
Para realizar una búsqueda dentro de un conjunto de resultados, refine los términos de búsqueda o seleccione un ámbito en el menú desplegable de ámbitos para limitar la búsqueda. Al seleccionar un ámbito, aparecerá el nombre de dicho ámbito a la izquierda del campo Buscar. Pulse la lupa para iniciar una consulta en los resultados iniciales.
(Opcional) Para ejecutar de nuevo una consulta de búsqueda de la lista Búsquedas recientes, seleccione una consulta de la lista desplegable o la de búsquedas recientes situadas en la parte izquierda del panel de navegación. La lista Búsquedas recientes no es específica de las búsquedas de la herramienta de búsqueda de escritorio.
(Opcional) Pulse Buscar en la web... (la primera entrada de la lista de resultados) para ampliar una búsqueda de los repositorios de desktop a Internet. Cuando inicie una búsqueda en la Web, los resultados aparecerán en una pestaña diferente a la de los resultados de la búsqueda de desktop.
Para ordenar los resultados de la búsqueda por relevancia o fecha, seleccione la opción correspondiente situada en la parte superior derecha de la barra de búsqueda.
- Si selecciona la opción Importancia, los elementos más importantes aparecerán ordenados en la parte superior de la lista. Los resultados que contengan todos los términos de la búsqueda cerca unos de otros ocuparán los primeros puestos de la lista de resultados. Los documentos que contengan menos términos de la búsqueda o más alejados entre sí ocuparán los puestos inferiores.
- Si selecciona la opción Fecha, los elementos más recientes aparecerán ordenados de más reciente a menos reciente en la parte superior de la lista de resultados.
Para borrar los resultados, cierre la página tabulada de Desktop Search.

Usuarios de Windows: La versión actual de la herramienta de búsqueda Google Desktop Search(TM) cuenta con ciertas restricciones de sintaxis en las búsquedas con respecto a Google(TM) Web Search e IBM Lotus Notes: por ejemplo, no soporta los operadores booleanos AND, OR, NOT o las búsquedas con comodines comunes. Si desea obtener más información acerca de consejos y orientación de sintaxis para las consultas, además de las opciones de búsqueda avanzada, consulte la ayuda electrónica de la herramienta Google Desktop Search.

Resultados de búsqueda de escritorio

Los resultados de búsqueda de escritorio se muestran en una lista en una página tabulada (representada por una lupa).

Los elementos que devuelve la consulta de búsqueda pueden ser documentos cuyos metadatos (por ejemplo, autor y asunto) o contenido coinciden con los términos de búsqueda. La tabla siguiente incluye una descripción de los artículos que pueden aparecer como resultados de la búsqueda:

Tabla 1. Tipos de resultados de búsqueda
Resultados	Descripción
Búsqueda de escritorio	Incluye resultados coincidentes de todos los orígenes del cliente local en los que se puede buscar. La lista de resultados puede contener varios tipos de documento, archivo y URL. Al efectuar una doble pulsación en un elemento, éste se abrirá en su aplicación nativa o en otra página, según la opción que sea más adecuada para visualizar el documento.
Usuarios de Windows: Buscar <los términos de búsqueda> en la Web	Inicia la consulta de búsqueda en la Web con la herramienta Google(TM) Web Search y devuelve los resultados en una página del navegador predeterminado.
Documentos de Notes	Documentos de aplicaciones marcadas de IBM Lotus Notes o de réplicas locales de dichas aplicaciones. Nota: En este release de Lotus Notes para Linux, las consultas de búsqueda de escritorio no devuelven documentos de Notes, incluido el correo, elementos de la agenda, etc.
Correo	Documentos originados en una aplicación de correo, normalmente Lotus Notes Mail.
Agenda	Elementos de entrada de agenda.
Tareas	Tareas que aparecen en la lista de tareas.
Archivos	Archivos de numerosos tipos ubicados en la unidad de disco duro.
Web	Páginas/enlaces web de la memoria caché, y marcadores y URL del historial del navegador.
Conversaciones	Transcripciones archivadas de conversación.
Diario	Entradas y documentos almacenados en el diario local privado.
Contactos	Personas que aparecen en la lista de contactos.

Aparece la información siguiente acerca de los resultados de búsqueda:

Datos	Descripción
Título	Muestra el título de un documento, nombre de archivo o URL.
Icono	Indica el tipo de resultado, tal como Correo, Agenda, documento de Notes, página web o archivo del sistema.
Fecha	Indica la fecha en la que el artículo se creó o se actualizó por última vez. Puede ordenar el conjunto de resultados por fecha o por importancia.

Puede realizar cualquiera de las siguientes actividades con los resultados de búsqueda:

Evento	Descripción
Hacer doble clic en el título de un elemento de resultado.	Abre el documento en una página tabulada separada de los resultados o dentro de la aplicación nativa del documento, según corresponda.
Cambiar el orden de clasificación de los resultados	Las opciones son las siguientes: Ordenar por importancia coloca los resultados más relevantes al principio de la lista. Si un resultado contiene todos los términos de búsqueda y éstos están cerca unos de otros, sube al principio de la lista (a menos que Ordenar por fecha sea la preferencia). Los documentos con cualquiera de los términos de búsqueda o con menos proximidad entre ellos quedan más abajo en la lista de resultados. Ordenar por fecha coloca los elementos más recientes al principio de la lista de resultados en orden descendiente de más a menos reciente.
Filtrar los resultados mediante un único ámbito	Cuando la herramienta de búsqueda de escritorio finalice la búsqueda inicial, los resultados pueden ser una mezcla de distintos tipos de datos. Puede filtrar los resultados pro tipo seleccionando un ámbito. Los ámbitos se describen en la primera tabla, que aparece más arriba.
Volver a ejecutar una búsqueda reciente	Seleccione una consulta de búsqueda de la lista Búsquedas recientes del navegador o del menú desplegable situado a la derecha de la barra de búsqueda. La lista Búsquedas recientes está limitada a las diez consultas de búsqueda exclusivas más recientes, las consultas redundantes no aparecen.
Haga clic con el botón derecho en una búsqueda reciente.	Se abrirá un menú contextual con las siguientes opciones: Abrir en una nueva pestaña – inicia la consulta de búsqueda seleccionada y muestra los resultados en una pestaña de búsqueda adicional. Eliminar de historial – borra la consulta de búsqueda seleccionada de la lista Búsquedas recientes. Borrar historial – elimina todas las consultas de la lista Búsquedas recientes y también borra la lista del historial de tecleo anticipado.
Panel Ocultar búsquedas recientes	Si necesita más espacio para ver los resultados de búsqueda, puede ocultar el panel de navegación de Búsquedas recientes haciendo clic en la flecha situada en la línea separadora vertical.
Visualizar el número de resultados encontrados	Aparece un mensaje en la parte superior de la barra de búsqueda del escritorio que indica el número de elementos encontrados con contenido que coincida con la consulta de búsqueda.
Lanzar una búsqueda en Internet	Seleccione la primera entrada de la lista de resultados (Buscar en la web __) para iniciar la consulta de búsqueda en Internet.

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Ayuda de IBM Lotus Notes 8.5.3

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