Notification d'absence

Notes peut automatiquement informer les autres personnes de votre absence et de votre retour.

Bienvenue

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Tableau 1. Bienvenue
Etape Légende Action à l'écran

1.1

Cette vidéo illustre la manière de configurer le service de notification d'absence afin d'envoyer une réponse automatique aux personnes qui vous ont envoyé un message. La réponse automatique indique aux personnes que vous êtes absent et quand vous serez de retour. Dès votre retour, Notes fournit également un récapitulatif des réponses automatiques.

Affichage d'IBM Social Business avec le titre de la vidéo.

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1.2

Dans votre boîte de réception Notes, choisissez Autres options > Absence.

L'écran affiche la boîte de réception Notes. Cliquez sur Autres options > Absence.

1.3

Sélectionnez la date de votre absence du bureau. Vous pouvez également indiquer des heures particulières d'absence du bureau en cochant la case Spécifier les heures.

Par défaut, les autres personnes verront que vous ne pourrez pas participer aux réunions pendant la période de votre absence, sauf si vous changez cette préférence.

Cliquez sur le sélecteur de date et choisissez une date dans les zones Du et Au. Cochez la case Spécifier les heures et sélectionnez 8:00 AM et 5:00 PM. Pointez vers la case Je ne suis pas disponible pour les réunions, mais laissez-la cochée.

1.4

Ensuite, créez votre message d'absence. Vous pouvez personnaliser l'objet et le corps du courrier électronique que vos collègues vont lire pendant votre absence.

Gardez les valeurs par défaut de Objet et entrez I will be checking email periodically while I’m away dans la zone Texte principal supplémentaire.

1.5

Vous pouvez également sélectionner une autre notification pour une personne en particulier. Cliquez sur l'onglet Autre notification et renseignez les noms des personnes qui vont recevoir l'autre notification, puis ajoutez votre message.

Cliquez sur Autre notification, puis ajoutez des noms dans la zone A. Entrez Contact [NAME] if you need assistance while I’m away dans la zone Texte principal supplémentaire.

1.6

Enfin, vous pouvez choisir de ne pas envoyer de notification, selon certaines conditions. Dans cet exemple, les personnes qui vous envoient des messages par Internet pendant votre absence ne reçoivent pas de notification.

Cliquez sur l'onglet Exclusions, puis cochez la case Ne pas répondre automatiquement aux messages provenant d'adresses Internet.

1.7

Lorsque vous avez terminé de définir vos préférences d'absence du bureau, cliquez sur Activer et fermer pour activer la notification d'absence.

Cliquez sur le bouton Activer et fermer.

1.8

Dès votre retour au bureau, Notes propose un récapitulatif détaillant les personnes qui vous ont contacté pendant votre absence, de manière à assurer le suivi, le cas échéant.

Cliquez deux fois sur le courrier électronique récapitulatif d'absence dans la boîte de réception pour l'ouvrir et le consulter.

1.9

  Affichage de l'animation IBM Social Business.